Управленческий учет по формуле "три в одном". Отчеты о материальных запасах. Сводки о запасах

Материальные ресурсы -- один из важнейших элементов, необходимых для обеспечения производственного процесса, поэтому контроль за их наличием и движением в процессе производства имеет очень большое значение (особенно для материалоемких производств).

Сведения о наличии и движении материальных запасов необходимы не только для того, чтобы знать что, когда и в каком количестве следует закупить и какие на это понадобятся средства. Правильная организация процесса приобретения и использования материальных ресурсов позволяет: в каждый момент времени знать, чего, сколько и на какие цели вы израсходовали, сколько еще осталось и надолго ли вам хватит этих запасов.

Особенно важно это для предприятий торговли -- если вдруг спрос на какие-либо товары возрастет или появятся новые рынки сбыта, то следует точно знать: сколько еще соответствующих запасов на складе и стоит ли закупать новую партию (ведь покупательский спрос, с одной стороны, все же имеет тенденцию к насыщению, а с другой -- зачастую бывает подобен ветреной женщине, меняющей свои привязанности настолько быстро, что иногда лучше просто выждать и не делать далеко идущих выводов -- спрос на эти товары упадет столь же внезапно, как и возник).

Если кто-то стал потреблять больше сырья, чем обычно -- причины нужно выяснить сразу, а не через месяц. Могли быть просто сбои в работе оборудования (которые к моменту вашего вмешательства уже исправлены), непредвиденный брак (причины появления которого сразу же были устранены), но может быть и плохое качество сырья (тут уже надо разбираться с поставщиком), нарушение технологии (куда смотрят технолог, мастер, начальник участка?), а, возможно, кто-то просто начал приворовывать (прекратить это тоже лучше сразу -- зачем ждать, пока убытки будут ощутимыми, ведь неизвестно, удастся ли доказать вину злоумышленника и взыскать с него все).

Самое пристальное ваше внимание должны привлекать всевозможные отходы, потери, неликвиды и т. п. Их наличие, как правило, свидетельствует:

• об их неправильном хранении. Например, подмочен сахар, потому что протекает крыша, или прорвало трубу отопления, или просто рядом почему-то стояло ведро с водой, съедена мышами крупа и т. п.

• о нерациональной организации технологического процесса. Например, в результате нерационального раскроя ткани остается большое количество мерного лоскута, из-за высокой скорости обработки твердой стали быстро выходит из строя инструмент.

Подумайте о профессиональной пригодности или добросовестности вашего технолога, мастера участка или бригадира;

• о халатном отношении кладовщика к своим обязанностям (или намеренном злоупотреблении служебным положением). Например, после отпуска в кондитерский цех "слегка подмоченного" сахара в необходимом количестве у кладовщика еще останется несколько граммов (или килограммов -- смотря как и сколько подмочить) -- "на чай", поскольку масса сахара увеличится на массу воды, которую, как всем известно, он очень хорошо впитывает. Если кладовщик не будет слишком жадничать, то поймать его за руку в этом случае достаточно сложно -- уважительные причины, конечно, найдутся, а злой умысел не так-то просто доказать. Так же сложно проконтролировать, сколько крупы (или бумаги, или чего-то еще) съедено мышами. Для порядка вы можете взвесить оставленную мышами труху и проконсультироваться у специалистов о возможной пропорции остатков к общему количеству съеденного. Но лучше уволить нерадивого кладовщика и принять в штат старательную кошку. Последнее предложение читатель, конечно же, всерьез не примет. Но "в каждой шутке есть доля истины", и серьезно задуматься о том, кому вы доверили свои запасы, видимо, стоит.

Например, в приведенной выше ситуации с "экономией" кладовщиком стекла возможно и другое решение проблемы. Следует проанализировать "стандартные" (наиболее часто используемые) размеры и сделать "карту экономного раскроя". Возможно, придется подумать о приобретении у поставщиков стекла других размеров (одного или разных).

Если ассортимент изделий стандартный (например, у мебельного комбината, выпускающего корпусную мебель, или у механического цеха, делающего всевозможные муфты, гайки, болванки для ключей и т. п.), то возникновения отходов можно избежать почти полностью.

Возможны ситуации, когда потребуется изменение ассортимента или технологии производства. Например, швейная фабрика для рационализации раскроя ткани в некоторых случаях должна будет либо изменить модель или технологию ее пошива, либо запустить в производство "сопутствующее" изделие.

Проанализируйте также, не приходится ли периодически из-за недостатка какого-либо материала заменять его другим, более дорогостоящим. Эту информацию можно получить из лимитно-заборных карт. Если карта выписана на несколько видов материалов, то следует посмотреть, какой материал и в какие периоды выдается со склада и почему.

В зависимости от выбранного метода учета расхода материалов сумма, подлежащая списанию на себестоимость продукции, и стоимость остатков, переходящих на следующий месяц (период), могут существенно различаться.

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых (с учетом стоимости материалов на начало отчетного периода) в течение отчетного месяца (периода) закупок материалов -- ФИФО;
• по себестоимости последних в течение отчетного месяца (периода) закупок материалов -- ЛИФО.

При этом строительные организации могут, кроме вышеназванных, применять еще два метода:

• по планово-расчетным ценам франко-приобъектный склад с отдельным учетом отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по планово-расчетным ценам;
• по себестоимости каждой единицы закупаемых материалов.

Выбор того или иного метода оформляется в установленном порядке изданием соответствующего организационно-распорядительного документа (приказа или распоряжения руководителя предприятия). При этом исходя из допущения последовательности применения учетной политики выбранный предприятием метод учета материальных ресурсов должен применяться постоянно из года в год. Применение одновременно (в одном отчетном году) различных методов не допускается.

По общепринятому мнению (обоснованному соответствующими расчетами), метод списания материалов на затраты по средней себестоимости выгодно применять в тех случаях, когда организация хочет усреднить конкретные значения прибыли за отдельные периоды и сгладить возможное влияние на ее размер колебания цен на материалы.

При учете материалов по методу ФИФО в случае если первые по времени закупки были дороже, прибыль несколько уменьшится (а если, наоборот, дешевле, то прибыль увеличится). В период сильной инфляции применение этого метода, как правило, приводит к возникновению неоправданно большой "бумажной" прибыли.

Учет материалов по методу ЛИФО дает прямо противоположный эффект, и принято считать, что при сильной инфляции применение именно этого метода является предпочтительным.

Однако то, что предпочтительно на первый взгляд, не всегда оказывается таковым на самом деле и тем более не всегда является панацеей от всех бед.

Большой эффект от регулирования себестоимости путем продуманного списания материалов в производство могут получить в первую очередь крупные предприятия, имеющие несколько складов. Проанализируйте движение материалов на складах, порядок их отпуска в производство и порядок списания на себестоимость. Поскольку пунктами 15, 20 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/98, утвержденного приказом Минфина России от 15 июня 1998 г. № 25н, определено, что метод для списания материалов (ФИФО, ЛИФО, средняя себестоимость и др.) выбирается для конкретного их вида и должен оставаться неизменным в течение года, то у организации есть большой простор для управления этой составляющей себестоимости.

Например, организация установила, что пользуется методом ФИФО, но у нее несколько складов, на которых лежат материалы одного вида, закупленные по разным ценам. С какого склада возьмете материал -- такой будет и величина себестоимости. Просто до гениальности. Но для того, чтобы не ошибиться, когда, сколько и с какого склада можно взять, необходимо точно знать, где и что есть или будет.

Возможность перемещения материалов со склада на склад при применении метода средней себестоимости и использовании средств вычислительной техники для быстрых расчетов в принципе позволяет регулировать себестоимость до необходимых размеров с поистине ювелирной точностью.

Для небольших организаций "простор для творчества" не так широк, но некоторые возможности все же имеются. При этом помните, что иногда своевременное наличие информации может избавить вас от очень крупных неприятностей (см., например, ситуацию выше).

При четкой увязке сведений о запасах с планом закупок и планом производства вы можете в конце каждого квартала различными путями свести эти запасы практически к нулю. Это позволит сэкономить 2% от суммы снижения стоимости запасов за счет уменьшения на эту сумму налога на имущество. Для многих организаций эта сумма может оказаться весьма существенной. Пути снижения запасов могут быть самыми разными -- в смекалке умудренных жизненным опытом читателей авторы не сомневаются.

Как только у вас появляются сверхнормативные запасы или неликвиды (материальные ценности, которые уже не будут использоваться вами для производственных нужд, или товары, которые длительное время не находят сбыта), необходимо, во-первых, пересмотреть план закупок, а во-вторых, решить, что делать с теми запасами, которые уже имеются. Возможно, накопившиеся запасы следует срочно превращать в товар и продавать. Ведь через какое-то время они могут быть уже вообще никому не нужны (например скоропортящееся сырье для пищевой промышленности или устаревшая, ставшая немодной ткань и т. п.). В любом случае ненужные запасы -- это ваши мертвые деньги, которые не приносят вам прибыли (если только это не выгодное вложение в быстро дорожающий товар), а в конце каждого квартала приносят явные убытки (потому что вы заплатите 2% от их среднегодовой стоимости как налог на имущество).

Технология составления, а также практические примеры составления и анализа отчета подробно рассмотрены в соответствующих разделах книги.

Предложенная нами форма отчета о запасах содержит большой объем полезной информации. Однако она достаточно громоздка и из-за этого не совсем удобна для ежедневного использования. Поэтому для управленческих целей на основе отчетов о запасах целесообразно составлять сводки о запасах. Вы можете составить одну или несколько сводок в зависимости от ваших потребностей (например по видам запасов, по обеспеченности сырьем того или иного участка производства, сводку о потребности в пополнении запасов и т. п.).

Такая сводка составляется кладовщиком или иным материально ответственным лицом на основании имеющихся у него первичных учетных документов о количестве и стоимости материальных запасов на конкретную дату. Некоторую информацию для сводки можно взять из предложенной выше формы отчета о запасах.

Технология составления, а также практические примеры составления и анализа сводки подробно рассмотрены в соответствующих разделах книги.