Внедрение систем бухгалтерского учета. Проблемы и решения

Список проблем, возникающих в ходе проекта по внедрению системы и после начала ее эксплуатации, не ограничивается описанными выше. У всех проектов по внедрению управленческих информационных систем имеются общие элементы, которые, на наш взгляд, так же нуждаются в кратком анализе.

Во-первых, хотя внедрение системы и выглядит как задача чисто технического характера, крайне опасно недооценивать значимость человеческого фактора. Воздействие изменений, негативное отношение людей к изменениям и конфликтующие интересы различных групп следует учитывать и оценивать на наиболее ранней стадии с тем, чтобы обеспечить разработку стратегии, которая позволяет преодолеть любые ситуации, препятствующие успешному осуществлению проекта.

Обеспечение достаточно высокой степени участия сотрудников компании-клиента всегда представляет проблему в ходе подобного рода проектов. Какой бы высокой ни была квалификация консультантов, участие ключевых сотрудников самой компании является обязательным. Одна из задач менеджера проекта - контроль за сроками окончания отдельных этапов и организация процесса таким образом, чтобы предотвратить постоянные переносы сроков завершения проекта в связи с окончанием месяца, отчетного года, отпусками, больничными листами, прочими реальными и мнимыми предлогами.

Организация и управление проектом представляет собой сложную задачу, для выполнения которой необходим разносторонний опыт работы не только в технической области, но и в сфере управления персоналом. Принять решение о том, какую стратегию использовать, совсем не просто, учитывая то, что консультанты зачастую оказываются в ситуации, когда им приходится оказывать определенное давление на сотрудников фирмы-клиента, хотя статус им этого не позволяет.

Еще одной важной задачей является определение реальных потребностей предприятия. Очень часто пользователи предъявляют завышенные требования, стремясь автоматизировать и формализовать каждый шаг в новой системе. Если бы проектная группа пошла по данному пути, ей пришлось бы создавать слишком сложную систему, настройка, управление и эксплуатация которой были бы весьма трудной задачей. Поэтому здесь всегда нужен определенный компромисс, который невозможен без глубокого понимания основ функционирования предприятия. Кроме того, до внедрения системы зачастую бывает необходимо провести диагностику предприятия и оптимизацию ключевых бизнес-процессов.

Впоследствии в ходе проекта следует предусмотреть процедуры управления изменениями, которые обеспечили бы своевременный анализ целесообразности и оценку стоимости каждого изменения в дизайне системы, осуществляемого по запросу пользователей. Часто такие запросы возникают в связи с изменением нормативных требований, пересмотром российских или международных стандартов финансовой отчетности. Иногда в систему приходится вносить массу корректировок даже при незначительном изменении стандартов. Тем не менее, современные управленческие информационные системы обычно отличаются достаточной гибкостью и способны отражать изменения внешних условий.

То же самое относится к установке новых версий системы. Обычно это делается в целях расширения функциональных возможностей системы и корректировки недостатков более ранних версий программного обеспечения. Однако при каждом последующем обновлении проектная группа рискует столкнуться с необходимостью повторной настройки и тестирования параметров системы.

Обучение пользователей является еще одним важным фактором успешной реализации всего проекта. Следует разработать соответствующую стратегию с учетом объема работ и затрат на их проведение. Проектной группе необходимо решить, как организовать весь процесс обучения: для всех сотрудников или только для ключевых пользователей, которые затем обменяются полученными знаниями с остальным персоналом.

Перенос данных из старой системы в новую - важная задача, имеющая большое значение для успешного осуществления всего проекта. Обычно к моменту внедрения новой системы у предприятия уже накоплены данные о хозяйственных операциях за длительный промежуток времени, которые следует загрузить в новые базы данных. При выполнении данной задачи необходимо найти компромисс между стремлением осуществить как можно более плавный переход на новую систему, которая содержала бы все имеющиеся данные, и обеспечить минимум затрат на ввод такого рода информации. Таким образом, важно определить реальные потребности в отношении начальных данных (их вид, степень детализации, охватываемый период, возможность ограничиться только вводом входящих сальдо).

Кроме того, следует рассмотреть вопрос достоверности данных и их верификации, особенно если раньше в компании не использовалась качественная интегрированная система. В частности, различные отделы могли работать с разными программными продуктами, при этом одни из них являлись стандартными и относительно простыми, а другие могли быть разработаны на самом предприятии. Такая организация работы обычно влечет за собой увеличение объемов документации и необходимость повторного ввода одних и тех же данных в различные системы, что в свою очередь приводит к росту числа ошибок. Кроме того, при переносе данных может потребоваться сбор дополнительной информации, так как новая система способна обеспечить поддержку большего количества системных параметров и главных файлов (например, дополнительные уровни классификации покупателей и поставщиков, несколько пунктов назначения, различные центры калькулирования затрат и т.п.).

После определения требований и объемов работы следует изучить различные подходы к вводу данных. Существуют следующие варианты:

• ввод данных вручную;
  основные недостатки: более высокая вероятность появления опечаток и более длительный период ввода информации; данный вариант следует использовать в случае незначительного объема информации, когда дешевле ввести ее вручную, чем изменять конфигурацию системы в целях автоматического ввода данных;
• использование функциональных возможностей или специального инструментария обеих систем в области экспортирования/импортирования данных (для старой системы требуется экспортирование, для новой - импортирование); основные проблемы - требуется наличие вышеупомянутых функциональных возможностей и совместимость форматов;
• разработка адаптированных программ, которые обеспечивают загрузку информации либо непосредственно в файлы базы данных (что может быть чрезвычайно рискованным и почти не используется на практике), либо через имитацию ввода информации с клавиатуры.

Какой бы ни был выбран вариант, для его осуществления потребуется координация работы всей проектной группы.

После завершения настройки и тестирования системы, а также после обучения всех пользователей остаются еще две задачи - организовать запуск новой системы и обеспечить наличие соответствующих средств поддержки ее функционирования после ухода консультантов.

Существуют два варианта запуска системы: либо параллельная работа вместе со старой системой, либо полный запуск новой системы после того, как "все мосты сожжены", т.е. когда старая система полностью прекращает работу. В первом случае сбой новой системы менее опасен для всего предприятия, однако, будет гораздо труднее приступить к ее полномасштабному использованию. Кроме того, дополнительному давлению подвергаются конечные пользователи, так как им приходится проделывать двойную работу в обеих системах.

Второй вариант может оказаться более рискованным, если не была обеспечена высокая степень надежности работы новой системы. В случае неудачи, если компании придется вернуться к старой системе, вряд ли в скором будущем у нее появится еще одна возможность запуска новой системы. Чувство общего разочарования и неудовлетворенности окажут гораздо более негативное воздействие, чем любые технические проблемы. Для предотвращения подобной ситуации следует провести тестирование системы до начала ее эксплуатации.

И последняя, но отнюдь не менее важная задача заключается в обеспечении поддержки системы после ухода консультантов. Наш опыт показывает, что в самой компании должен быть человек, отвечающий за поддержку и дальнейшее развитие системы. Им может стать новый, специально нанятый специалист, однако в идеале этот человек должен принимать участие в работе проектной группы с самых ранних этапов проекта. Это наиболее оптимальный подход, так как клиенту в будущем не придется целиком и полностью зависеть от консультантов.