Внедрение систем бухгалтерского учета. Проблемы и решения

Современные быстро меняющиеся условия оказывают постоянное давление на все предприятия, начиная с семейного производства и кончая крупными международными корпорациями. Сокращение затрат и повышение качества обслуживания клиентов невозможны без точной, полной и своевременной управленческой информации. Управленческие информационные системы призваны помочь в достижении данных целей.

Однако процесс внедрения таких систем сопряжен со многими проблемами, в том числе с технологическими, психологическими и законодательными аспектами, а также с необходимостью управления изменениями и т.д. Одним из основных факторов успеха является четкое понимание как проблем, так и экономических выгод от реализации системы. Кроме того, к проектам по внедрению управленческих информационных систем в России предъявляется ряд особых требований, таких как возможность ведения бухгалтерского учета по двум стандартам (российским и международным) и в двух валютах. Наш опыт показывает, что есть целый ряд причин, в силу которых у российских компаний возникает потребность использовать и российские принципы учета, и Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО):

• российские принципы учета главным образом нацелены на подготовку отчетности для налоговых и прочих государственных органов, они не позволяют получать адекватные отчеты, отвечающие требованиям управленческого учета. Таким образом, организация может использовать МСФО в целях повышения качества управленческой отчетности;
• необходимость представления отчетности в штаб-квартиру транснациональной корпорации;
• стремление привлечь инвестиции. Качественным образом настроенная управленческая информационная система не только решит проблему автоматизации и избавит от необходимости многократного ввода одних и тех же данных, тем самым ускорив процесс хозяйственной деятельности, но и обеспечит прозрачность всей технологической цепочки и контроль за ее функционированием. Это облегчит процесс принятия решений и, в конечном итоге, поможет в привлечении инвесторов.

Потенциальным пользователям следует осознавать, что ни один программный комплекс не может сам по себе обеспечить автоматический ввод проводок согласно МСФО, GAAP или какому-либо иному стандарту отчетности. Они только помогают в данном процессе. Обычно система поддерживает наборы взаимосвязанных таблиц и параметров, которые необходимо заполнить и настроить в соответствии с конкретными требованиями предприятия. В ряде систем могут существовать типовые планы счетов с базовой конфигурацией. Тем не менее, окончательная адаптация к конкретному предприятию в любом случае входит в обязанности группы, осуществляющей внедрение системы.

Прежде чем перейти к подробному рассмотрению конкретных вопросов, связанных с внедрением учета по двум стандартам, следует привести краткий обзор возможных технических решений. На практике выбор одного из них зависит от целого ряда факторов, в том числе от требуемого уровня детализации, предусмотренного бюджета, технических возможностей системы, срока осуществления проекта и наличия достаточного числа сотрудников с соответствующими навыками.

Имеются следующие варианты:

1. В относительно простых системах может использоваться единая база данных для учета по российским и международным стандартам. В этом случае в системе фактически функционирует только российский план счетов. Счета МСФО отражаются как коды аналитического учета или реализуются в виде субсчетов. Каждая операция, вводимая в систему, отражается на российских счетах, но при этом учет ведется в нескольких валютах. В идеальном случае должна быть предусмотрена возможность отражения операций в рублях, во второй валюте отчетности (чаще всего в долларах США) и в фактической валюте сделки. Впоследствии отчетность по МСФО можно получить из системы с помощью функций генератора отчетов.

2. В системах средней сложности, например, в SunSystems, первоначально осуществляется ввод операций в единую базу данных, при этом применяется только российский план счетов. В конце отчетного периода производится трансформация, т.е. автоматический пересчет сумм операций по соответствующим обменным курсам валют с последующим переносом в базу данных по МСФО. Операции, характерные исключительно для российского учета и не отражаемые в учете по МСФО, не переносятся. Что касается операций, характерных исключительно для учета по МСФО, то они впоследствии вводятся в базу данных по МСФО в виде корректирующих проводок.

3. Многие системы обеспечивают поддержку двух и более баз данных, которые могут использоваться для параллельного ведения учета в соответствии с несколькими стандартами в различных валютах. Размеры и функциональные возможности систем, функционирующих по данной схеме, варьируются весьма существенно: от "1С" до системы SAP R/3. В каждом случае конкретное техническое решение и выполняемые функции могут различаться, но основной базовый принцип - ввод данных одновременно в оба журнала - остается характерной особенностью данного подхода. В этом случае для целей учета по двум стандартам в двух параллельных базах данных следует вести, по крайней мере, два плана счетов - российский и международный. Обычно российский план счетов выступает в качестве основного, при этом

Каждый из рассмотренных выше вариантов имеет свои преимущества и недостатки. Несмотря на то, что первое решение представляется наиболее дешевым, оно может оказаться неадекватным и достаточно трудно реализуемым на практике. При относительно простой структуре и настройках для реализации данного решения требуются достаточно сложные отчеты, генерация которых может оказаться затруднительной, не говоря уже об их поддержке в будущем. Кроме того, необходимо уделить особое внимание корректировкам в соответствии с МСФО.

Более жизнеспособной является вторая альтернатива с использованием трансформации в конце отчетного периода. Один из основных недостатков заключается в том, что информацию, подготовленную по МСФО, можно получить только в конце периода, причем после завершения основного процесса трансформации приходится еще вносить корректировки. С другой стороны, процесс трансформации (после соответствующей настройки) может осуществляться автоматически либо полностью, либо частично. Ответственность за проведение трансформации и внесение соответствующих корректировок при этом может быть возложена на одного человека, хорошо знакомого с правилами ведения учета по МСФО. Преимуществом этого подхода является то, что рядовым сотрудникам бухгалтерии, осуществляющим ежедневный учет операций, не нужно обладать навыками работы по МСФО.

Ситуация меняется кардинальным образом при выборе третьей альтернативы. Данное решение позволяет обеспечить в любой момент времени наибольшую детализацию информации для учета по МСФО. Однако использование этого подхода приводит к более сложной структуре планов счетов и предварительно настроенных типовых операций. В отдельных случаях сотрудникам бухгалтерии, отвечающим за ввод операций, потребуется хорошее знание различий между российским учетом и МСФО. Кроме того, данный подход не решает проблему необходимости дублирования записи операций по МСФО, которые нельзя напрямую трансформировать из операций по российским стандартам, например, при учете основных средств.

Окончательный выбор альтернативы зависит от различных факторов, в том числе от стоимости программного обеспечения и его реализации, специфики предприятия и т.д. Однако перед тем, как выбирать конкретный подход, следует взвесить все преимущества и недостатки альтернативных вариантов.

В результате реформирования российских стандартов в соответствии с МСФО должно исчезнуть большинство проблем, возникающих при реализации учета по двум стандартам.

Однако в настоящее время проблема все еще стоит на повестке дня. Ниже перечислены основные различия между российскими стандартами и МСФО, которые важно учитывать при внедрении систем и особенно при использовании третьего подхода.

1. В первую очередь, трудности возникают в связи с различным уровнем детализации российского и международного планов счетов. Часто несколько российских счетов соответствуют одному счету, предусмотренному по МСФО, и наоборот. Не все системы способны поддерживать связи, не обеспечивающие взаимно однозначное соответствие. В этом случае приходится разбивать счета на несколько субсчетов даже при осуществлении одних и тех же достаточно простых операций.

Другая проблема связана с различными временными рамками и методикой учета в конце периода. Дело в том, что по российским стандартам и МСФО возможно использование не только различных отчетных периодов, но и разной методики закрытия счетов в конце периода. В этом случае приходится осуществлять процедуры закрытия счетов отдельно в двух базах данных.

2. Учет основных средств также представляет проблему. В учете по российским стандартам и МСФО могут использоваться различные методы и нормы амортизации. В результате складывается ситуация, когда в одном журнале продолжает производиться амортизация актива после его выбытия в другом журнале, поэтому непосредственная трансформация соответствующих счетов не представляется возможной. Таким образом, следует вести отдельный учет основных средств в каждой базе данных. Для этого используются либо забалансовые счета, либо отдельные проводки в обоих журналах.

3. То же самое относится к учету МБП (малоценных и быстроизнашивающихся предметов): согласно МСФО они могут полностью относиться на расходы в момент приобретения, а по российским стандартам - амортизироваться при передаче в эксплуатацию.

4. Осуществление дублирования ввода операций одного и того же вида в две базы данных само по себе не представляет техническую проблему. Однако наш опыт показывает, что люди, как правило, отрицательно относятся к "двойной" работе. Кроме того, они часто забывают об этом или делают ошибки, если, по их мнению, задача не имеет большого значения для их повседневной работы: проводки по МСФО не нужны для представления отчетности в российские налоговые органы.

5. Еще одна проблема связана с признанием задолженности по российским стандартам и МСФО. Например, при выставлении счета на предоплату при учете по МСФО на счетах появляется соответствующая проводка. Однако проформа-инвойс по российским стандартам не является обязательным документом, поэтому при его выставлении никакие проводки на российские счета не вводятся. Задолженность признается только при выставлении счета-фактуры. Аналогичная проблема существует при учете денежных средств: согласно российским стандартам счета денежных средств обновляются на основе банковской выписки, а по МСФО - на основе полученного или выданного платежного поручения.

6. Прочие проблемы связаны с оценкой материально-производственных запасов. Методы оценки запасов могут отличаться в учете по МСФО и российским стандартам. В идеальном случае система должна обеспечивать учет запасов в двух функциональных валютах для упрощения и повышения эффективности отчетности.

7. Возникает также и ряд специфических проблем при настройке операций по счетам дебиторов и кредиторов для учета в двух валютах. Может потребоваться вручную производить дополнительные корректировки в момент соотнесения выставленного счета и полученного платежа. При закрытии счета в одной валюте следует также закрывать его во втором учетном регистре, и в этом момент могут возникать расхождения из-за разных курсов валют, действовавших в момент выставления счета и получения оплаты.

Перечень различий между российским учетом и МСФО, оказывающих существенное влияние на процесс внедрения системы, может быть продолжен и далее. В связи с этим данную сферу необходимо рассматривать как сопряженную с риском и требующую особого внимания со стороны консультантов, которые осуществляют внедрение системы, а также активного участия главного бухгалтера и других специалистов предприятия.

Окончание в следующем выпуске.