Роль информационной технологии

После крупных инвестиций в новые компьютерные и телекоммуникационные системы и последовавших за ними десяти лет ускоренного развития информационной технологии (IT) многие финансовые управляющие оказались разочарованы достигнутыми слабыми результатами. Развитие IT может быть дорогостоящим, а компании естественно стремятся получить прибыль на свои инвестиции. IT представляет собой ресурс, позволяющий освободить управлению время для лучшего выполнения своей работы, а компаниям, рассматривающим IT как неотъемлемую часть своего процесса планирования, получать от этого наибольшую выгоду. В этом модуле мы увидим, что преимущества IT легко установить. Оперативные базы данных и другие компьютерные информационные системы являются источниками информации о рынке. Достижения в области технических средств повысили эффективность работы служащего. Компьютерное моделирование и конструирование, а также компьютерное управление запасами и предприятием сокращают время разработки и реализации проектов. Создание информационных сетей и усовершенствованные средства связи распространяют информацию и передовой опыт по всей компании, особенно когда подразделения компании значительно удалены друг от друга. Информация, порождаемая этими видами деятельности, может дать управляющим удобный критерий оценки эффективности деятельности их компании.

Большинство управляющих признают, что IT представляют собой средства повышения конкурентоспособности их компаний, так как они улучшают обслуживание и сокращают затраты. Но лишь немногие управляющие в полной мере пользуются преимуществами IT, а большинство даже не рассматривают их как объект для обычных инвестиций. Компании делают инвестиции в IT, чтобы делать деньги, тем не менее многие, кажется, счастливы получить лишь минимальные приросты в производительности и эффективности и не используют технические средства для того, чтобы революционизировать свою деятельность. В результате этого IT превращаются в полезный дорогостоящий придаток, а не формируют решающий элемент конкурентной стратегии компании.

В блоке 45 мы рассмотрим работу финансового управления с компьютерами и преимущества и недостатки их использования.

После изучения этого блока Вы сможете:

• указать преимущества и недостатки использования компьютерной техники в управлении финансами;
• перечислить основные имеющиеся пакеты прикладного программного обеспечения и указать, как они могут использоваться в управлении финансами;
• обсуждать важность безопасности и контроля в компьютеризированных информационных системах.

В блоке 2 Вы видели, что одним из отделов, за которые отвечает финансовый директор, является отдел обработки данных. Когда Вы оцените степень, в которой управление финансами зависит от получения надежной информации от подразделений компании, Вы поймете, насколько важно для финансового директора контролировать информационную систему или, уж как минимум, достаточно хорошо разбираться в ее работе.

Хорошая система управленческой информации - это необходимое условие финансового здоровья компании. Здесь мы не обсуждаем построение компьютеризированных систем управленческой информации, но Вы должны обратить внимание на то, что не вся управленческая информация будет улучшаться при использовании компьютера и не вся информация, выдаваемая компьютером, должна рассматриваться как управленческая информация.

Мы видели, что в основе финансового планирования лежит надежный прогноз продаж и потенциальных возможностей рынка. Отсюда следует, что правильная обработка заказов на продажи, счетов-фактур на продажи, рекламаций клиентов и т.д. является центральной задачей хорошей системы управленческой информации.

При установке информационной системы финансовый директор должен сосредоточить свои усилия на выяснении информационных потребностей других управляющих. Это означает, что он (или его помощник) должен побеседовать с каждым отдельным управляющим о его информационных потребностях, а не просто решить, какая информация потребовалась бы ему самому, если бы он выполнял их обязанности. После того, как он узнал их информационные потребности, он может уделить внимание:

• спецификации данных, которые должны быть введены в систему, обращая внимание на то, что последующие изменения спецификации могут потребовать больших затрат времени и денег;
• созданию или покупке компьютерных программ, которые будут составлять отчеты, удобные для пользователя и привлекающие внимание последнего к самым важным моментам;
• созданию систем поддержки по запросу, которые будут помогать управляющим принимать решения.

В использовании компьютеров могут возникнуть проблемы, поэтому финансовый директор должен обеспечить обратную связь с пользователями системы, чтобы любые возможные трудности быстро преодолевались.

Какие характеристики компьютеров делают их полезными в управлении финансами?

К полезным характеристикам относятся:

• скорость;
• точность;
• дешевая вычислительная мощность;
• возможности хранения и поиска информации;
• возможности ввода и вывода информации;
• возможности передачи информации.

Снижающаяся стоимость компьютерных систем делает их эффективными по затратам даже для небольших одноразовых заказов. Правильно используемая и контролируемая компьютерная система может помочь финансовому директору обеспечить более высокий уровень обслуживания. На персональном уровне она может помочь ему более эффективно использовать свое рабочее время, так что он сможет сконцентрироваться на таких задачах, как долгосрочное планирование, требующее его личного внимания. Он обнаружит, что правильное использование компьютеров может углубить анализ ситуаций, позволив ему учесть большее количество факторов и воспользоваться статистическими и операционными методами, которые в противном случае были бы для него труднодоступными.

Достижения в области информационных технологий позволяют финансовому директору меньше внимания уделять повседневной отчетности. Благодаря способности компьютера хранить данные, обеспечивая быстрый доступ к ним, он может сосредоточиться на избирательных, заслуживающих внимания сводках для совета директоров. Они, возможно, с помощью терминалов в своих конторах, могут затребовать более детальный анализ информации, если того пожелают.

Компьютеры бывают разными - от больших ЭВМ до мини и микрокомпьютеров. Микрокомпьютеры (включая десктопы, портативные компьютеры и лэптопы) в настоящее время составляют 60% всех продаж аппаратного обеспечения и стали товаром широкого потребления. С помощью развития многопользовательских систем и распределенной обработки они в значительной степени проникли на рынок миникомпьютеров и больших ЭВМ.

Микрокомпьютер может быть удобным инструментом для финансового директора. Поскольку время и, следовательно, скорость имеют большое значение в его работе, существуют определенные характеристики, на которые он должен обратить особое внимание, собираясь приобрести микрокомпьютер:

• экран и клавиатура;
• скорость обработки данных и объем памяти;
• скорость и размер жесткого диска;
• совместимость с существующими системами;
• поддержка продающей компании.

Существует ряд опасностей, которых следует избегать при использовании компьютеров. Какими, по вашему мнению, они могут быть?

Вы могли бы включить следующие:

• Компьютеры могут быть действительно очень засасывающими. Они должны использоваться благоразумно и не для решения проблем, которые могут быть решены росчерком пера на обратной стороне конверта!
• Они могут вызвать снежный ком бумаг, который в свою очередь может парализовать анализ.
• GIGO (Мусор на входе - мусор на выходе). Даже допуская, что разработанное программное обеспечение используется должным образом, качество исходящей компьютерной информации будет полностью зависеть от качества вводимых данных.

Все в большей степени решение проблемы, какую компьютерную систему купить, зависит от имеющегося программного обеспечения для машины. Во многих случаях программное обеспечение пишется специально для пользователя, но сейчас имеется большое количество готовых пакетов программного обеспечения, продаваемых и распространяемых среди пользователей, что может превратить специально создаваемые пакеты программного обеспечение в бесполезные расходы. Проблемы могут возникнуть, когда выбран обобщенный и неподходящий пакет программного обеспечения, который не может адекватно справиться с проблемами, стоящими перед компанией. Однако покупка готового к применению пакета программного обеспечения может иметь значительные преимущества при условии, что:

• он полностью отлажен;
• имеет установленную базу пользователя;
• получены надежные отзывы от существующих пользователей;
• он имеет базу обеспечения в стране пользователя.

Большинство пакетов программного обеспечения предназначены для решения определенной задачи и производят финансовую информацию в качестве побочного продукта. Какие имеющиеся пакеты программ могут быть полезны финансовому директору?

Имеется очень много полезных пакетов программного обеспечения, наиболее распространенными являются:

• база данных;
• бухгалтерский учет;
• электронная таблица;
• обработка текстов.

База данных: База данных определяется как файл данных, структурированный таким образом, что он может обслуживать ряд направлений без структурной адаптации ни под одно из них. Идея заключается в том, что программы пишутся вокруг базы данных, а не база данных структурно подстраивается под потребности определенных программ. Это позволяет:

• компании иметь источник данных, которым могут пользоваться все пользователи;
• не дублировать память;
• избегать конфликтов, которые в противном случае возникали бы из-за использования людьми некорректных данных.

Хранение и обработка данных составляют ядро большинства прикладных пакетов программного обеспечения и обеспечивает основу для системы управленческой информации.

Бухгалтерский учет: Управление финансами сильно зависит от целостности записей финансового учета. Поэтому важно иметь надежное бухгалтерское программное обеспечение. С точки зрения планирования, составления кассовых смет и контроля за оборотным капиталом, ключевыми сферами отчетности являются:

• книга заказов и анализ продаж;
• дебиторская задолженность, включая классификацию по срокам оплаты и структуры наличных платежей и скидок;
• сроки хранения и наличие запасов;
• кредиторская задолженность, включая классификацию по срокам оплаты;
• денежные средства в банке и на руках, включая графики поступлений денежных средств;
• управление свободными средствами и портфелем ценных бумаг;
• контроль за колебаниями курсов иностранных валют;
• составление смет и контроль за их выполнением.

В интересах повышения прибыльности финансовый директор должен постоянно следить за информацией в области развития таких производственных систем, как:

• Методы своевременных (JIT) закупок и контроля запасов;
• Планирование технических требований к материалам (MRP);
• Комплексное автоматизированное производство (CIM);
• Автоматизированное проектирование (CAD).

Электронная таблица: Пакет программного обеспечения электронной таблицы представляет собой компьютеризированную рабочую таблицу, используемую финансовым директором для многочисленных задач с привлечением цифровых данных, повторяющихся и отнимающих много времени вычислений, требующих логической структуры.

Перечислите некоторые задачи, для которых Вы могли бы использовать электронные таблицы.

К таким задачам могут относиться:

• анализ и планирование доли рынка;
• прогнозы продаж;
• прогнозы прибыли;
• анализ и прогнозирование потока денежных средств;
• планирование и контроль проектов;
• стратегическое финансовое планирование и контроль;
• регрессионный анализ и другие статистические методы;
• анализ чувствительности.

Обработка текстов: Эффективность финансового директора в большой степени зависит от его умения излагать свои идеи. Большая часть формального обмена информацией в компании осуществляется в письменной форме. Поэтому финансовый директор должен иметь у себя удобный пакет программного обеспечения по обработке текстов для составления отчетов.

Многие финансовые директора используют компьютерные модели финансового планирования. Для построения этих моделей они используют либо электронные таблицы, либо специальные программы моделирования (Национальный компьютерный центр издает справочник для выбора пакетов программ финансового моделирования). Модели, построенные таким образом, позволяют финансовому директору:

• проверить чувствительность финансовых планов к изменениям в ключевых допущениях, таких как размер, темпы роста и доля рынка;
• получить ответы на вопросы типа "что, если", такие как: "каково будет воздействие на оборотный капитал и движение средств, если темпы инфляции изменятся?"
• быстро обновить сметы и планы прибыли при изменении ключевых переменных;
• использовать прием поиска цели для изучения воздействия на ключевые переменные плана, когда такая цель, как чистая прибыль, изменяется.

Компьютерное финансовое планирование помогает придать числовое выражение, но не исключить неопределенность, присущую долгосрочному планированию. При подготовке долгосрочных планов финансовый директор должен проявлять осторожность и обеспечить гибкость. Разработки компьютерных моделей планирования и контроля позволяют финансовому директору обеспечить гибкость и делать прогнозы на будущее с легкостью и быстротой. Разработка этих компьютерных моделей укрепила уверенность финансового директора в планировании и контроле за оборотным капиталом. Моделирование на компьютере позволяет финансовому директору планировать более эффективное распределение ресурсов, используя, при его желании, соответствующие математические методы.

Финансовая информация очень чувствительна, и ее утечка к третьей стороне может оказаться губительной для компании. Таким образом, необходимость обеспечения безопасности никогда нельзя недооценивать. Финансовый директор должен обеспечить применение адекватных мер безопасности. После установления компьютерной системы компания попадает в зависимость от ее постоянной работы и целостности.

Вероятно, самыми важными соображениями в области безопасности и контроля являются настойчивые требования осуществления постоянного резервирования данных и согласованных процедур в случае фатального сбоя системы. От каких еще опасностей должен страховаться финансовый директор?

Вы могли включить некоторые из следующих:

• колебания напряжения и временные отключения питания;
• кража дисков;
• вирусы;
• незаконное проникновение в защищенные системы;
• электронное подслушивание;
• пиратство;
• неправильное использование данных, защищенных согласно Закону о защите информации.

Основной вопрос, на который следует ответить прежде чем создавать и устанавливать любую информационную систему, - в какой степени она должна быть интегрирована. Многие компании децентрализовали свои операции, создавая отдельные хозяйственные подразделения и позволяя им выбирать себе собственные системы. Однако, это породило проблемы с созданием сетей и вызвало возврат к централизации. В среднем, вероятно лучше применять модульный подход к конструированию систем так, чтобы у вашей компании был портфель информационных систем, которые можно менять или убирать по необходимости и при минимальных затратах. Следует избегать ситуаций типа той, в которой оказался крупный банк, пытавшийся отделаться от системы управления средствами, которая не работала. Банковские информационные системы были полностью интегрированы, и продажа провалилась, когда покупатель понял, что никакая информационная система не включена в продажу. Аналогичные проблемы возникли в предложенных слияниях, где участвующие стороны использовали несовместимые системы.

Достижения в области использования компьютеров, и особенно средств связи, оказали существенное воздействие на деятельность фондовых бирж и на виды услуг, предлагаемых компаниям банками и другими коммерческими организациями. И можно предположить, что на этих достижениях развитие компьютерной техники не остановится. Однако, с точки зрения финансового директора, к ним следует подходить с осторожностью, ведь его первейшей задачей должно быть сохранение активов компании и обеспечение целостности ее системы финансовой информации. Новые системы и средства обычно решительно проталкиваются, с нажимом на их преимущества, но при этом мало или никакого внимания не уделяется их потенциальным недостаткам. Правдой остается тот факт, что новые системы и средства предоставляют злонамеренным людям новые возможности обмануть или нанести вред компании. Таким образом, осмотрительным было бы проведение тщательного изучения новой услуги. В случае если компьютер осуществляет подключение к внешней службе, следует изолировать использованный для подключения терминал от чувствительных областей системы управленческой информации.

Достижения в области информационной технологии оказали существенное воздействие на финансовое планирование и контроль. На каких направлениях, по вашему мнению, они оказали это воздействие?

К направлениям влияния достижений в области информационной технологии на финансовое планирование и контроль относятся следующие:

1. устранение продолжительных по времени вычислений, выполняемых вручную, сократило цикл финансового планирования;
2. эффективное использование мощности компьютера повышает точность финансового планирования;
3. скорость выполнения вычислений компьютером позволяет постоянно обновлять финансовые планы;
4. гибкость компьютера обеспечивает немедленные проверки путем запроса результатов и изучения допущений по вводимым данным;
5. компьютерные электронные таблицы и моделирующие пакеты программного обеспечения позволяют оценивать результаты альтернативных вариантов с помощью вопросов типа "что, если";
6. вводимые данные и методы расчетов раскрываются, позволяя работникам управления исследовать допущения и решения друг друга;
7. появляется возможность получать более частые и более точные отчеты;
8. технические средства информации помогают облегчить составление отчетов, заслуживающих внимания, с возможностью их составления по требованию и системами поддержки оперативных решений;
9. применение микрокомпьютера в качестве системного терминала обеспечило индивидуальным управляющим прямой доступ к важным для них частям системы финансового планирования и контроля.

В блоке 45 мы увидели, что хорошая система управленческой информации является предусловием обеспечения финансового здоровья компании и что в основе финансового планирования лежит надежный прогноз продаж и потенциальных возможностей рынка.

В использовании компьютеров могут возникнуть проблемы, поэтому финансовый директор должен обеспечить обратную связь с пользователями системы, чтобы любые возможные трудности быстро преодолевались. Компьютеры делают полезными в финансовом управлении такие их характеристики, как скорость, точность, дешевая вычислительная мощность, возможности по хранению и поиску информации, ее вводу, выводу и передаче. Снижающаяся стоимость компьютерных систем делает их эффективными по затратам даже для небольших одноразовых заказов. Правильно используемая и контролируемая компьютерная система может помочь финансовому директору обеспечить более высокий уровень обслуживания, на персональном уровне она может помочь ему более эффективно использовать свое рабочее время.

Диапазон аппаратного обеспечения простирается от больших ЭВМ до мини и микрокомпьютеров. Микрокомпьютеры в настоящее время составляют 60% всех продаж аппаратного обеспечения и стали товаром широкого потребления. С помощью развития многопользовательских систем и распределенной обработки они в значительной степени проникли на рынок миникомпьютеров и больших ЭВМ. Все в большей степени решение проблемы, какую компьютерную систему купить, зависит от имеющегося программного обеспечения. Существует очень много полезных пакетов программного обеспечения, наиболее распространенными являются база данных, бухгалтерский учет, электронная таблица, обработка текстов.

Многие финансовые директора используют компьютерные модели финансового планирования, созданные либо с помощью электронных таблиц, либо с помощью специальных моделирующих пакетов программного обеспечения. Компьютерное финансовое планирование помогает количественно вычислить, но не исключить неопределенность, присущую долгосрочному планированию.

Финансовая информация очень чувствительна, и ее утечка к третьей стороне может оказаться губительной для компании. Финансовый директор должен обеспечить применение адекватных мер безопасности. После установления компьютерной системы компания попадает в зависимость от ее постоянной работы и целостности.

Внешние достижения в области использования компьютеров, и особенно средств связи, оказали существенное воздействие на деятельность фондовых бирж и на виды услуг, предлагаемых компаниям банками и другими коммерческими организациями. И можно предположить, что на этих достижениях развитие компьютерной техники не остановится. С точки зрения финансового директора, к ним следует подходить с осторожностью, ведь его первейшей задачей должно быть сохранение активов компании и обеспечение целостности ее системы финансовой информации.