Основные методологии обследования организаций. Стандарт IDEF0

В России сегодня резко возрос интерес к общепринятым на Западе стандартам менеджмента, однако в реальной практике многих руководителей до сих пор ставит в тупик вопрос об организационной структуре компании или о схеме существующих бизнес-процессов. Наиболее продвинутые и регулярно читающие экономическую периодику менеджеры, как правило, начинают чертить понятные им одним иерархические диаграммы, но и тут быстро заходят в тупик. То же самое касается сотрудников и руководителей различных служб и функциональных подразделений.

В большинстве случаев, единственным набором правил, в соответствии с которыми функционирует предприятие, является свод отдельных положений и должностных инструкций. Чаще всего это документы, которые составлены не один год назад, слабо структурированы и не связаны между собой. Вследствие этого они просто пылятся на полках.

До некоторых пор подобный подход был оправдан. В период становления российской рыночной экономики понятие конкуренции практически отсутствовало, да и затраты считать особо не приходилось - прибыль была гигантской. В результате в течение последних двух лет мы видим вполне объяснимую картину: крупные компании, выросшие в начале 90-х годов, постепенно сдают свои позиции вплоть до полного ухода с рынка. Отчасти это обусловлено тем, что на предприятиях не были внедрены стандарты управления, полностью отсутствовало понятие функциональной модели деятельности и понятие миссии.

Моделируя различные области деятельности организации, можно достаточно эффективно анализировать "узкие места" в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса. Но, как известно, на любом предприятии основное внимание уделяется тем проектам, которые непосредственно приносят прибыль, поэтому речь об исследовании и реорганизации деятельности компании обычно заходит только во время ощутимого кризиса в управлении.

В конце 90-х годов, когда увеличилась конкуренция и рентабельность деятельности предприятий стала резко падать, руководители столкнулись с огромными сложностями, пытаясь оптимизировать затраты, сделать продукцию одновременно и прибыльной, и конкурентоспособной. Четко обозначилась необходимость иметь модель деятельности предприятия, отражающую все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса.

Понятие "моделирование бизнес-процессов" вошло в обиход большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации управления предприятием. Внедрение подобных систем всегда подразумевает проведение глубокого предпроектного исследования деятельности компании. Результатом такого исследования становится экспертное заключение, где отдельно даются рекомендации по устранению "узких мест" в управлении деятельностью организации. На основании экспертного заключения, непосредственно перед началом проекта, проводится так называемая реорганизация бизнес-процессов, часто достаточно серьезная и болезненная для компании.

Для моделирования сложных систем существуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К ним относятся, в частности, методологии семейства IDEF, с помощью которых можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом глубина исследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.

В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:

• IDEF0 - методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0 представляет изучаемую систему в виде набора взаимосвязанных функций ("функциональных блоков"). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;
• IDEF1 - методология моделирования информационных потоков внутри системы. Позволяет отображать и анализировать их структуру и взаимосвязь;
• IDEF1X (IDEF1 Extended) - методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий "Сущность-взаимосвязь" (ER - Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;
• IDEF2 - методология динамического моделирования развития систем. Из-за серьезных сложностей, связанных с анализом динамических систем, от этого стандарта сейчас практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе. Существующие алгоритмы и их компьютерные реализации позволяют превращать набор статических диаграмм IDEF0 в динамические модели, построенные на базе "раскрашенных сетей Петри" (CPN - Color Petri Nets);
• IDEF3 - методология документирования процессов, происходящих в системе. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 напрямую связана с методологией IDEF0: каждая функция (функциональный блок) может быть представлена средствами IDEF3 в виде отдельного процесса;
• IDEF4 - методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и принципы их взаимодействия, позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;
• IDEF5 - методология онтологического исследования сложных систем. С помощью словаря терминов и правил позволяет описать онтологию системы. В итоге могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии системы в некоторый момент времени, на основе которых делаются выводы о дальнейшем развитии системы и производится её оптимизация.

В этой статье мы рассмотрим наиболее часто используемую методологию функционального моделирования IDEF0.

Методологию IDEF0 можно считать конечным этапом развития хорошо известного графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Teqnique). Несколько лет назад в России небольшим тиражом вышла книга, посвященная описанию основных принципов построения SADT-диаграмм.

Стандарт IDEF0 был разработан в 1981 году в рамках обширной программы автоматизации промышленных предприятий ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing), предложенной департаментом Военно-Воздушных Сил США. Семейство стандартов IDEF унаследовало свое обозначение от названия этой программы (IDEF - ICAM DEFinition).

Во время реализации программы возникла необходимость разработать новые методы анализа процессов взаимодействия в промышленных системах. Кроме усовершенствованного набора функций для описания бизнес-процессов, одним из требований стало наличие эффективной методологии взаимодействия в рамках "аналитик-специалист". Новый метод должен был обеспечить групповую работу над созданием модели, с непосредственным участием всех аналитиков и специалистов, занятых в рамках проекта. Так и возникла методология функционального моделирования IDEF0.

C 1981 года стандарт IDEF0 претерпел несколько незначительных изменений, в основном ограничивающего характера. Последняя его редакция была выпущена в декабре 1993 года Национальным Институтом По Стандартам и Технологиям США (NIST).

Графический язык IDEF0 удивительно прост и гармоничен. В основе методологии лежат четыре основных понятия, первое из которых - понятие функционального блока (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника (см. рис. 1), и, по требованиям стандарта, его название должно содержать глагольную форму ("производить услуги", а не "производство услуг").

Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё значение: верхняя сторона - "Управление" (Control), левая сторона - "Вход" (Input), правая - "Выход" (Output), нижняя сторона - "Механизм" (Mechanism). Каждому функциональному блоку в рамках системы присваивается уникальный идентификационный номер.

Рисунок 1. Функциональный блок

Вторым "китом" методологии IDEF0 является понятие интерфейсной дуги (Arrow), которую также нередко называют потоком или стрелкой. Интерфейсная дуга изображается в виде однонаправленной стрелки и имеет свое уникальное наименование (Arrow Label), содержащее, по требованию стандарта, оборот с существительным.

С помощью интерфейсных дуг отображаются различные объекты, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т. д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т. д.). В зависимости от того, куда подходит интерфейсная дуга, она называется "входящей", "исходящей" или "управляющей". "Источником" (началом) каждой дуги может быть только выходная сторона функционального блока, а "приемником" (концом) - любая из трех других сторон.

Любой функциональный блок должен иметь по крайней мере одну управляющую и одну исходящую интерфейсные дуги. Действительно, каждый процесс происходит по каким-либо правилам (отображаемым управляющей дугой) и выдает некоторый результат (выходящая дуга), иначе его рассмотрение не имеет смысла. При построении IDEF0-диаграмм важно четко отделять входящие интерфейсные дуги от управляющих, что часто бывает непросто.

На рисунке 2 изображен функциональный блок "Обработать заготовку". В реальном процессе рабочему выдают заготовку и технологические указания по ее обработке (или правила техники безопасности при работе со станком). Может показаться, что и заготовка, и документ с технологическими указаниями являются входящими объектами, но это не так. На самом деле, заготовка обрабатывается по правилам, отраженным в технологических указаниях, которые, следовательно, изображаются управляющей интерфейсной дугой.

Рисунок 2

Если технологические указания обрабатываются и изменяются главным технологом (рис. 3), они изображаются входящей интерфейсной дугой. В этом случае управляющим объектом являются, например, новые промышленные стандарты, на основе которых производятся изменения.

Рисунок 3

Приведенные выше примеры подчеркивают внешнюю схожесть входящих и управляющих интерфейсных дуг, однако для систем каждого класса существуют определенные разграничения. Например, при рассмотрении предприятий и организаций выделяются пять основных видов объектов: материальные потоки (детали, товары, сырье и т. д.), финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т. д.), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т. д.), ресурсы (сотрудники, станки, машины и т. д.). При этом входящими и исходящими интерфейсными дугами могут отображаться все виды объектов, управляющими - только потоки документов и информации, а дугами-механизмами - только ресурсы.

Обязательное наличие управляющих интерфейсных дуг является одним из главных отличий стандарта IDEF0 от других методологий классов DFD (Data Flow Diagram) и WFD (Work Flow Diagram).