Процесс составления бюджета в 21-м веке
(Запись интернет-конференции)
Джон Стокдик, AccountingWeb
. Добрый вечер. Тема сегодняшней конференции - "Процесс составления бюджета в 21-м веке". К этой теме огромный интерес проявили эксперты в области составления бюджета, а также те, кто продает программное обеспечение, автоматизирующее этот процесс. Поступило несколько звонков от людей, которых не пропускают их сетевые брандмауэры, так что некоторые мнения могут быть высказаны по телефону.Анна Беннет, AccountingWeb
. Привет, Харон, добро пожаловать в конференцию!Харон Башир
. Привет, здорово участвовать в конференции в качестве жертвы ежегодного сокращения бюджета!Анна Беннет
. Харон, и как же вы стали жертвой сокращения бюджета?Харон Башир
. Ну, всегда хорошей практикой было добавлять немного жирка, зная, что в течение года вас вынудят провести сокращение.Бен Хилд, AccountingWeb
. Я думал, что это называется выравниванием прибыли.Харон Башир
. Да, но всегда сокращение начинается с расходов на обучение и еще с представительских расходов!Бен Хилд
. Итак, какие темы должны занять наши головы на этот раз?Анна Беннет
. Что такого неправильного в нынешней процедуре составления бюджета, которую большинство из нас знает и любит?Барри Скарр, компания QSP
. Во-первых, все это слишком долго. Эта процедура разработана бухгалтерами без участия менеджеров, ответственных за выполнение бюджета. Изменения в бюджете не доводятся до всех, поэтому немедленно возникает расхождение между цифрами, которые используются менеджерами, и цифрами, используемыми в центре.Харон Башир
. Количество времени и энергии, затрачиваемое на ритуал составления бюджета.Найджел Юэлл, компания Comshare
. Бюджет устаревает в течение первого месяца.Бен Хилд
. Но нужно ли нам обращаться к автоматизации, чтобы решить эти проблемы?Памела Эйхорст, компания Hyperion
. Не существует связи между стратегическими и текущими планами.Найджел Харрис
. Можно ли решить главную проблему при помощи хорошего программного обеспечения или сначала нужно отказаться от древней методики управления, над которой уже все смеются?Найджел Юэлл
. Решение нужно искать в непрерывном составлении прогнозов, а не в однократном ежегодном процессе. Только так план может начать соответствовать реальности.Бен Хилд
. Конечно, верно и то, и другое. Например, мне не доводилось видеть прогнозы, которые не были бы составлены при помощи Excel.Памела Эйхорст
. Некоторые проблемы могут быть решены при помощи программного обеспечения. Тем не менее, необходимо поменять всю методику составления бюджета.Бен Хилд
. Найджел, нужно, чтобы и прогнозы, и фактические данные составлялись и собирались непрерывно.Питер Банс, CAM-I (международный консорциум по передовым методам производства)
. Да, наши исследования показывают, что необходимо поменять способ управления бизнесом и избавиться от бюджетов, перейдя к более проактивным методам управления. Необходимо отделить задание целей от прогнозирования и планирования, необходимо изменить культуру.Бен Хилд
. Питер, не могли бы вы привести примеры?Найджел Юэлл
. Согласен, Бен. Если фактические данные не будут собираться регулярно, то весь процесс превратится в бесполезный ритуал, о котором все только говорят.Найджел Харрис
. Точно, Питер. Я уверен, что многие менеджеры высшего звена используют процесс составления бюджета просто для того, чтобы еще раз утвердить свою власть над плебсом.Джон Стокдик
. Найджел, могу ли я спросить вас, как поставщика программного обеспечения, большинство бухгалтеров считает, что составление бюджета - это очень напряженная деятельность, требующая много времени. Но вы предлагаете им заниматься этим еще больше! Действительно ли непрерывное составление бюджета является главным секретом стратегического управления?Найджел Юэлл
. Необязательно больше, но определенно чаще.Бен Хилд
. Конечно, главный довод здесь состоит в том, что если подготовка ежемесячных сводок помогает составлять новые прогнозы, то затраты времени оказываются намного меньше.Найджел Юэлл
. Секрет заключается в использовании хорошей технологии в качестве помощника. Необходимо уйти от обмена файлами и электронными таблицами и использовать Web для ввода данных и получения отчетов в динамическом режиме.Питер Банс
. У нас есть несколько примеров среди изученных нами компаний, например, Svenska Handelsbanken и Borealis. Банк Svenska Handelsbanken отказался от составления бюджета 20 лет назад. Они передали власть и полномочия в отделения. Цели устанавливаются относительно конкурентов и аналогичных компаний, усовершенствования проводятся после изучения таблиц с результатами, а составление прогнозов сведено к минимуму, поскольку условия непредсказуемы. У них есть большая созданная собственными силами система, которая поддерживает этот процесс.Найджел Харрис
. Вероятно, это также подталкивает пользователей взять на себя ответственность за составление бюджета, вместо того чтобы получать его сверху.Питер Банс
. Я согласен с Найджелом. Вам необходима хорошая база данных с бухгалтерской информацией. Ее можно сделать собственными силами или это может быть что-то вроде ERP-системы.Барри Скарр
. Кто знает, каковы основные движущие силы компании? Это существенно важно, так как любое решение выполняется менеджерами центров затрат, поэтому они включаются в процесс. Просто необходимо, чтобы механическая часть была сведена к минимуму, и все участники могли сосредоточиться на анализе.Найджел Юэлл
. Питер, я думаю, что у нас есть различия в терминах. Составление бюджета можно передать вниз и сравнивать показатели с показателями конкурентов и аналогичных организаций. Это также можно назвать прогнозированием.Питер Банс
. Найджел, у Handelsbanken и Borealis нет бюджетов, даже на уровне подразделений и отдельных офисов. У них есть финансовые планы. Цели определяются руководителями подразделений, так они знают свое дело лучше, чем штаб-квартира.Бен Хилд
. А что можно сказать про Web? Будут ли все бюджеты составляться в воскресенье вечером в режиме онлайн из наших уютных офисов в собственном доме?Найджел Харрис
. Нет, вопрос в том, будет ли эта процедура проводиться в реальном масштабе времени с рабочего места?Бен Хилд
. Конечно, это может быть в реальном масштабе времени, но в режиме онлайн. Все делается динамически.Барри Скарр
. Web-технологии дают уникальную возможность получать доступ к процессам и информации. С какого места это будет делаться, остается на усмотрение каждого человека!Бен Хилд
. Конечно, Барри.Питер Банс
. В CAM-I мы работаем над проектом, посвященным изучению вопроса об отказе от бюджетов (Beyond Budgeting). Да, я думаю, что Web принесет большую пользу, особенно теперь, когда компании ведут свою деятельность по всему миру. Есть еще один довод в пользу отказа от традиционного составления бюджета - бизнес меняется слишком быстро для годового бюджетного цикла.Найджел Юэлл
. Питер, я думаю, что мы слишком привязаны к самой фразе "составление бюджета". Может быть, нам следует назвать этот процесс по-другому? То, чем мы занимаемся, это управленческое планирование и контроль, переданные на нижний уровень компании.Барри Скарр
. Деловые, социальные и экономические изменения требуют, чтобы любое решение было гибким. Web-технологии и автоматизация процессов с одновременной интеграцией базовых систем значительно сократят время выполнения всех процессов, будь это составление бюджета, прогнозирование или любое другое слово, которые вы захотите использовать.Джон Стокдик
. Бен, вы говорили ранее, что существует вещи, которые вы можете сделать в Excel и не можете сделать в WinForecast (любимая программа многих бухгалтеров). По-видимому, существует программы на VBA для составления прогнозов в Excel.Питер Банс
. Я знаю, что большинство из вас представляет софтверный бизнес, однако прежде чем компания сможет оценить преимущества электронных таблиц по сравнению с более специализированными системами, она должна понять, что ей в действительности нужно делать. Простая автоматизация традиционного процесса составления бюджета нисколько ей не поможет.Джон Стокдик
. Не может ли кто-нибудь из наших друзей, представляющих поставщиков программного обеспечения или консультационные фирмы, рассказать нам об отношении к Web-ориентированным системам составления бюджета?Питер Банс
. Еще несколько слов. Затем мы можем перейти к выбору наилучшего программного решения для новой модели. Методики вроде EVA или "сводных таблиц результатов" (balanced scorecard) нуждаются в хороших программах. Однако вам нужно изменить критерии эффективности и не связывать их с бюджетом. Вместо этого увяжите их с тем, что имеет значение для роста и процветания компании.Памела Эйхорст
. Конечно, Питер. Необходимо разобраться в составлении бюджета, а не просто автоматизировать этот процесс. Люди должны взять на себя ответственность за составление бюджетов, которые они потом складывают и отправляют руководству своего отдела. Все это не противоречит выбору критериев эффективности и применению EVA.Питер Банс
. Памела, я согласен с вами. Подразделениям и штаб-квартире не нужно видеть всю эту массу данных. Некоторые компании управляются, имея 10-20 ключевых индикаторов.Барри Скарр
. Интерес к Web-системам составления бюджета просто феноменален, особенно в организациях, имеющих децентрализованную структуру и пытающихся поддерживать 100 или даже 1000 электронных таблиц. Основной частью любого предложения должна стать процедура автоматизации документооборота, позволяющая контролировать ход процесса, так чтобы центр мог поддерживать рабочие связи с менеджерами центров затрат.Найджел Харрис
. Питер, что такое EVA?Памела Эйхорст
. EVA - это экономически добавленная стоимость (Economic Value Added).Найджел Харрис
. Спасибо. Я думал, что это клей!Питер Банс
. Разрешите в децентрализованной среде подразделениям самим выполнять свою работу и использовать собственные ключевые индикаторы. Поток данных в таком случае уменьшится. Так ли уж штаб-квартире необходимо знать, сколько карандашей планирует использовать то или иное подразделение?Памела Эйхорст
. Разумеется, вам нужно оценить, помогают ли все эти дополнительные данные создавать новую стоимость. Возможно, это так для местных представительств, но у штаб-квартиры и так уже имеется много информации, требующей изучения!Барри Скарр
. Возможно, штаб-квартире и не надо знать, сколько карандашей будет израсходовано, но в центре будут интересоваться, завершено или нет первое сокращение бюджета. Если в организации насчитывается 1000 центров затрат, то контроль за такой информацией нуждается в автоматизации.Джон Стокдик
. Питер, Найджел из Comshare сказал, что мы можем увязнуть в терминах. Так ли это на самом деле или существуют более фундаментальное различие между тем, за что выступаете вы, и тем, что способно делать программное обеспечение?Питер Банс
. Мы можем легко увязнуть в терминологии - например, что вы подразумеваете под составлением бюджета? Кроме того, существует более фундаментальное различие между тем, за что мы выступаем, и тем, что может делать программное обеспечение. Конечно, я не утверждаю, что некоторые системы не могут быть модифицированы.Найджел Юэлл
. Питер, не могли бы вы объяснить, в чем вы видите различие?Джон Фаннинг, KPMG
. Питер, прав ли я буду, если скажу, что "Круглый стол по изучения вопроса об отказе от составления бюджета" (Beyond Budgeting Roundtable - BBRT) считает, что традиционные методы составления бюджета тормозят прогресс на пути к созданию такого типа организации, когда организациям придется отвечать на вызовы и возможности следующего века.Питер Банс
. Зачем верху нужно контролировать 1000 центров затрат? В конце концов, они окажутся единственными арбитрами, не оставив никакого места для маневра тем, кто работает с клиентами. Возложите ответственность на самый низкий из возможных уровней, доведите до сведения всех цели и стратегию компании, свои распоряжения, а затем доверьте людям управление. Используйте ключевые индикаторы для проверки.Джон Фаннинг
. Соответственно, понадобятся другие механизмы.Джон Стокдик
. В начале нашей беседы я говорил о ежегодном ритуале составления бюджета, когда финансовый отдел спрашивает у линейных менеджеров, сколько они собираются израсходовать в этом году и что они будут делать. Затем финансовый отдел выдает им совсем другой набор цифр. Все чаще я встречаю организации, делающие то же самое поквартально в переходящем порядке. Когда я разговариваю с представителями компьютерных фирм вроде Найджела и Барии, то меня, как и Бена, всегда интересует возможность составлять бюджет в реальном масштабе времени в интерактивном режиме.Питер Банс
. Привет, Джон Фаннинг. Абсолютно с вами согласен.Джон Фаннинг
. Этот вакуум могут заполнить методы вроде "сводных таблиц результатов" и/или методы, основанные на расчете стоимости.Найджел Харрис
. Питер, я полностью с вами согласен.Найджел Юэлл
. Я согласен по проблеме больших объемов данных и с тем, что нам не нужно видеть все до мельчайших подробностей. Нам нужно видеть исключительные случаи, и здесь современные системы, поддерживающие Web, действительно могут помочь.Джон Фаннинг
. Джон, по вопросу о переходящих бюджетах. В США 25% компаний в настоящее время готовят подобные бюджеты. Еще больше хотели бы перейти на такое составление бюджета, однако не хотят повторять слишком неэффективный и болезненный процесс два или даже четыре раза в год, и их можно понять. Некоторые компании, успешно внедрившие переходящие бюджеты, отказались от детализации в пользу скорости. Одна компания перешла от плана счетов в 400 строк к 8 основным заголовкам. Повторное составление бюджета идет только по этим восьми показателям.Найджел Харрис
. Очевидно, что неспециалистам в бухгалтерском учете будет легче со всем этим разобраться.Джон Стокдик
. Все еще проще - может ли кто-нибудь подсчитать экономию и выгоды от "новых методов составления бюджета" или, в исполнении BBRT, от альтернативных подходов?Памела Эйхорст
. Когда в процессе составления бюджета используется стандартный план счетов, то вам часто не хватает других показателей, которые нужно контролировать, чтобы оставаться конкурентоспособными (т.е. ключевых индикаторов).Джон Фаннинг
. Большинство выгод нематериальны, однако устранение работы, не добавляющей стоимости, может принести существенные выгоды. Около 40% всей работы в процессе составления бюджета не добавляет стоимости. Если у вас есть 200 менеджеров высшего звена, каждый из которых получает 50 тыс. фунтов, и каждый год они тратят 10% своего времени на составление бюджета, то снижение доли непроизводительной работы с 40% до 10% позволит вам экономить 300 тыс. фунтов в год. Дисконтируйте эту сумму на будущие периоды, и вы получите результат, заслуживающий внимания. А если бы эти менеджеры работали с клиентами, со своими непосредственными подчиненными или над новой продукцией, то выгоды могли бы быть намного больше.Найджел Юэлл
. Да, компания NyKredit в два раза сократила время составления бюджета после установки BudgetPLUS.Питер Банс
. Как говорит Памела, бюджеты обращены назад, в то время как вам необходимы другие измерители, чтобы управлять движением вперед.Памела Эйхорст
. Это здорово, что они в два раза сократили время составления бюджета, но смогли ли они наладить лучшее управление своим бизнесом и сохранить конкурентоспособность?Барри Скарр
. Питер, в традиционной бюджетной модели есть начало и конец, которые нужно контролировать. То же самое можно сказать о любом процессе, включая ведение "сводных таблиц результатов", где многое зависит от ответственности администрации. Для ведения сводных таблиц необходимо собирать вместе большие объемы данных, и как вы узнаете, не являются ли какие-либо из этих данных устаревшими, преждевременными или отсутствующими?Джон Стокдик
. Я хотел спросить об этом раньше, тогда, когда мы упоминали роль Excel при составлении бюджета. Насколько новые методы составления бюджета зависят от технологии?Найджел Юэлл
. В их основе лежат новые технологии баз данных и Web. Однако ключевым фактором станет снижение стоимости системы в результате снижения стоимости базовых технологий.Памела Эйхорст
. Технология является решающим фактором, так как компании ускоряют свою работу, поддерживают более тесные связи со своими филиалами и получают более точные данные.Питер Банс
. Барри, проблема процесса составления бюджета заключается в том, что когда мы подходим к концу этого процесса, то оказывается, что результаты быстро устаревают из-за изменений на рынке. Поэтому вам приходится тратить время на учет этих отклонений или переделывать все с самого начала. Вам необходимо намного быстрее составлять планы и прогнозы, занимаясь этим практически постоянно, и больше доверять людям в том, что касается вопросов управления. Бюджеты устанавливают рамки для расходов, но не дают никаких реальных стимулов сокращать издержки.Памела Эйхорст
. Кроме того, многие специально "раздувают" бюджеты своих отделов и центров затрат, поэтому даже высшее руководство не получает надежной информации.Питер Банс
. Памела, такое происходит очень часто и будет существовать, сколь бы совершенным не было программное обеспечение.Барри Скарр
. На пороге нового века необходимо уделить пристальное внимание технологии как средству оптимизации финансовых процессов. Мы разработали Financial Collaborator, поддерживающую работу в Web систему автоматизации составления бюджета и прогнозирования. Мы видим в Web средство передачи информации и, следовательно, власти людям, знающим основные движущие силы бизнеса. Без использования Web это было бы не возможно.Найджел Харрис
. Барри, Collaborator подразумевает двунаправленную связь, не так ли?Барри Скарр
. Питер, я не думаю, что мы не согласны друг с другом. Просто мы столкнулись с проблемой понимания терминов. Я использую "составление бюджета" в качестве термина, однако та же концепция может быть применена к прогнозированию и ключевым индикаторам.Питер Банс
. Барри, я согласен.Джон Стокдик
. Мне кажется, что существуют определенные расхождения между теми, кто хочет автоматизировать господствующий процесс составления бюджета (особенно это касается представителей поставщиков программного обеспечения - Барри!), и теми вроде Питера и Памелы, кто хотел бы вообще отказаться от этого процесса и перейти на методы управления, основанные больше на ведении "сводных таблиц результатов". Однако не лежат ли в основе обоих подходов сбор, проверка и мониторинг данных? В первом случае это только финансовые данные, а во втором случае используются более разнообразные индикаторы.Барри Скарр
. Найджел, конечно, Collaborator поддерживает двунаправленные связи. Одна из основных обнаруженных нами при проведении анализа рынка проблем состояла в отсутствии диалога между участниками процессов. Кто не знаком с фразой "я не знаю, откуда они взяли эти цифры"?Памела Эйхорст
. Я говорю не об отказе от процесса составления бюджета, а об упрощении собираемых данных и использовании скорее децентрализованного, чем централизованного подхода, так чтобы менеджеры, знающие свое направление, могли лучше контролировать действия по поддержанию конкурентоспособности.Найджел Юэлл
. Джон, я согласен, мы увязли в терминах.Питер Банс
. Джон Стокдик, вы правы. Уже существующие и еще разрабатываемые программные решения играют ключевую роль. Я бы даже сказал, что нам необходимо нечто такое, что напоминало бы цифровую нервную систему Билла Гейтса.Барри Скарр
. Джон, не поймите меня неправильно. Я не сторонник составления бюджетов, но пока мы не придумали новое слово для обозначения всех процессов, охватывающих составление бюджета, прогнозирование и ведение ключевых индикаторов, нам придется использовать то, что у нас есть, если мы не хотим молчать.Найджел Юэлл
. Нам нужно устанавливать планы - контролировать их и затем переделывать. Назовите это составлением бюджета или как вам будет угодно.Джон Стокдик
. Итак, нам нужны новые слова для бухгалтерского учета! Должен признаться, когда вы говорите с разными людьми, то каждый даст вам свое определение одного и того же термина.Найджел Юэлл
. Я согласен с тем, что внутренний контроль не достаточен, и нам нужны внешние данные. Мы должны работать на уровне информации, которую мы можем поддерживать в ходе непрерывного процесса. Джон, так не могли бы вы придумать новое название?Джон Стокдик
. Мне подумалось, почему бы как-нибудь не устроить конференцию на эту тему... Кажется, все согласны с тем, что в 21-м веке потребуются новые процессы. Но какой бы метод не возобладал, последствия для организаций окажутся очень большими. Если финансовые отделы не будут тратить время на составление бюджетов, то что они будут делать со своим временем?Джон Фаннинг
. Решением всех тех задач, на которые им постоянно указывают эксперты (включая консультантов !!!). За исключением, возможно, времени, уходящего на периодическое составление финансовой отчетности, трудно представить себе какой-либо аспект работы менеджера финансового отдела, для которого не требуется находить время для выполнения добавляющей стоимость деятельности, а ведь именно такая деятельность в будущем станет главным занятием специалиста в области финансов.Питер Банс
. Джон, они будут помогать управлять компанией.Найджел Юэлл
. Они должны использовать высвободившееся время на анализ и составление отчетности, т.е. на добавляющую стоимость деятельность, а не на счетоводство.Памела Эйхорст
. Во время внедрения нашего программного обеспечения мы постоянно слышим от наших клиентов, что они тратят на анализ только 20% времени, тогда как остальные 80% уходят на механическую часть работы (вроде сбора данных). Поэтому я думаю, что они будут рады большему количеству времени на мониторинг, анализ и разработку новых проектов.Барри Скарр
. Была высказана точка зрения о том, что у финансового отдела появится время на выполнение работ, добавляющих стоимость. Отправной точкой в таком случае мог бы стать анализ прогноза с целью принятия своевременных мер для исправления хода процесса, если это необходимо.Памела Эйхорст
. Кроме того, во время внедрения программного обеспечения у многих компаний появляется возможность упростить свои процессы, однако большинство стремится вернуться в старое русло, что означает ввод подробных данных и длительные циклы составления бюджета. Поэтому необходимо поменять ментальность.Джон Стокдик
. К нам присоединился Аллан Боардмен из компании Internet Working 4U. Он говорит, что соотношение 80:20 необходимо перевернуть.Найджел Юэлл
. Джон, время можно сэкономить на анализе, а также при помощи использования распределенной технологии, чтобы помочь решить проблемы больших объемов информации. Джон, нам нужно знать, что здесь не так. Затем мы сможем тратить время, чтобы исправить ситуацию.Джон Стокдик
. Хочет ли кто-нибудь сказать что-либо в завершение? Уже скоро 2 часа дня в Великобритании, и официальная конференция подходит к концу. От имени AccountingWEB я хотел бы поблагодарить всех участников этой великолепной дискуссии.Найджел Юэлл
. Джон, чтобы занять позитивную позицию, мы также могли бы найти то, что выполняется правильно, и воспроизвести это.Барри Скарр
. Если компания хочет уйти от детализации, то ей необходимо целиком пересмотреть концепцию максимальной точности бюджета или прогноза. Это вполне совпадет с настроениями менеджеров отделов, однако бухгалтерам придется проглотить горькую пилюлю!Памела Эйхорст
. Я согласна с вами, Барри. Я думаю, что именно стремление знать все детали увеличивает объем данных. В любом случае, спасибо.Питер Банс
. Точность - это прекрасно, но что будет точным, когда условия на рынке постоянно меняются?Найджел Юэлл
. Питер, сегодняшние данные. И понимание того, что они будут другими завтра.Памела Эйхорст
. Да, Питер, именно здесь застревает большинство людей, тратя слишком много времени на детали, когда состояние рынка уже изменилось.Джон Стокдик
. Что ж, пожалуйста, продолжайте беседу в нашем чате... Тут все еще появляется несколько интересных строчек. До свидания!Найджел Юэлл
. До свидания. Спасибо за прекрасную беседу.Барри Скарр
. Спасибо и до свидания.
