ABM в области информационных технологий

Тэд Лии

Что может ABC/M

Применение ABM (операционное управление, Activity-Based Management) в информационных технологиях позволяет компаниям максимально эффективно использовать ИТ-ресурсы.

Финансистам было непросто научиться контролировать затраты на ИТ и определять, разумно ли расходуются средства в этой области. Управление и калькуляция себестоимости на основе операций (ABM\\C) - один из способов лучше оценить затраты, повысить уровень финансовой грамотности в отделе ИТ и научить всех работников компании более эффективно использовать ИТ-услуги.

Работа специалистов по ИТ по режиму напоминает работу пожарников. Иногда у них совсем нет дел, кроме разовых настроек электронной почты. В другое время, например в ходе крупного внедренческого проекта, им вздохнуть некогда.

"Отдел ИТ может оценивать свою деятельность как производительную или как непроизводительную, исходя из количества часов, потраченных на различные задачи; числа пользователей разных служб; типов запросов", - говорит Скотт Гамстер (Scott Gamster), старший менеджер в Experio Solutions (поставщик решений для е-бизнеса).

Как можно снизить непроизводительные затраты времени? Один из вариантов - отдать часть работы на аутсорсинг. Тут-то и может понадобиться ABC/M.

"Если вы рассматриваете вариант аутсорсинга, надо хорошо изучить все виды деятельности отдела ИТ, чтобы решить, какие из них лучше отдать, а какие - оставить у себя", - говорит Стив Плейер (Steve Player), партнер группы консалтинга в составе Arthur Andersen.

Калькуляция себестоимости по видам деятельности (Activity-based costing) поможет отделу ИТ оценить реальные затраты на планируемые приобретения. Специалисты "определят последствия покупки, подскажут, какие рабочие места можно будет сократить, какую работу - автоматизировать", - считает Гамстер.

Плейер добавляет: "Надо выяснить, во сколько обойдется эксплуатация приобретенных систем. Компании стремятся делать стратегические покупки, но не всегда учитывают стоимость использования, содержания и периодических апгрейдов ПО".

Джонатан Шифф (Jonathan B. Schiff), профессор бухгалтерского учета в Fairleigh Dickinson University и президент Schiff Consulting Group Ltd., упоминает еще одно преимущество ABC/M. Если в отделе ИТ большая текучесть кадров, ABC/M поможет найти причину уходов и средство, чтобы удержать таланты.

Если вы прикажете специалистам ИТ передать некий участок работы на аутсорсинг, они обидятся. Лучше попросить их разработать собственный план внедрения системы ABC/M. Финансисты могут рассказать об основах ABC/M, но ИТ-менеджеры должны чувствовать, что инициатива достичь экономии исходит от них.

Услуги для всех

Отделы ИТ, как правило, с большим вниманием относятся к стоимости своих услуг, если являются частью единой сервисной среды. Если компания имеет общий для всех подразделений бэк-офис (кадровики, юристы, технологи), отделу ИТ приходится договариваться с внутренними клиентами о том, какие услуги он оказывает и за какую плату.

"Если стоимость услуг ИТ устанавливается произвольно, ABC/M поможет конкретизировать соглашения об услугах, чтобы внутренние клиенты знали, за что они платят", - говорит Плейер.

Билл Будисин (Bill Budicin), директор Keystone Consulting Group, говорит: "Если отдел ИТ становится частью системы совместного использования услуг, возникает стимул создать более эффективный механизм контроля затрат. Такое случается, когда отдел ИТ начинает работать по принципам ABC/M".

В 1996 г. страховая компания Clarica стала использовать ABC/M для улучшения контроля затрат в своем сервис-центре (ИТ, финансы, корпоративные вопросы, стратегическое развитие, кадры, юристы, техобслуживание).

В результате бэк-офис компании заключил со внутренними клиентами Соглашения об Уровне Обслуживания (SLA) и ежемесячно выставляет отделам счета за оказанные услуги.

"Использование ABC/M в наших общих службах - гарантия того, что их счета не произвольны, а зависят от потребления. Это касается и нашего отдела ИТ, - говорит Эндрю Биком (Andrew Beacom), финансовый руководитель проекта. - Так легче следить за стоимостью услуг".

Продолжение в следующем выпуске.

Продолжение в выпусках: #134