Управленческий учет по формуле "три в одном". Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности

Дебиторская или кредиторская задолженность возникает (или погашается) при совершении организацией любых операций, связанных с движением денежных средств, материальных ресурсов или принятием ею на себя определенных обязательств (например дать кредит, заплатить неустойку при нарушении условий договора, уплатить долг третьей стороны и т. п.).

Знание в каждый момент времени состояния ваших расчетов с партнерами по бизнесу, с бюджетом и внебюджетными фондами, а также с вашими работниками -- одно из важнейших условий четкого управления компанией. Имея эту информацию, вы сможете:

Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности содержат в себе практически те же сведения, что и отчеты о продажах и отчеты о закупках, только в ином разрезе. Анализируя отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности, вы можете увидеть и оценить деятельность предприятия с самых важных сторон:

• сколько вы продаете (какая при этом выручка);
• сколько вы покупаете (и с какими затратами);
• сколько вы имеете свободных средств (каковы их источники и где эти средства размещены).

Это всегда важно, поскольку позволяет быстро сориентироваться в случае возникновения нештатных ситуаций. Допустим, вам срочно понадобились деньги -- из отчета о дебиторской задолженности вы увидите, имеете ли вы возможность их откуда-нибудь получить, или же следует брать кредит. Опять же, если необходим кредит, то данные из отчета о дебиторской задолженности помогут вам определить, на какой срок этот кредит необходим. Отчет о кредиторской задолженности даст вам сведения о всех предстоящих платежах, у вас будет возможность быстро принять решение о том, какие платежи можно пока отложить с тем, чтобы высвободить необходимую вам сумму денежных средств.

Возможна (к сожалению, обычно чисто теоретически) и иная ситуация: вы неожиданно получили откуда-то приличную сумму денег. Тогда отчет о кредиторской задолженности подскажет, на что ее лучше потратить. А на основании отчета о дебиторской задолженности вы сможете решить, кому из ваших должников вы готовы предоставить дополнительную отсрочку платежа.

Зная, когда и сколько поступит денежных средств на ваш расчетный счет, вы можете подсчитать сумму ожидаемой выручки, а значит и сумму предстоящих налоговых платежей (для тех предприятий, которые в соответствии с принятой ими учетной политикой учитывают выручку для целей налогообложения "по оплате").

С учетом суммы предстоящих денежных поступлений можно определить, сколько вы должны и когда сможете потратить соответствующие суммы на уплату налогов, закупку сырья, выплату заработной платы работникам и т. п.

Однако погашение задолженности (дебиторской или кредиторской) возможно не только деньгами, но и встречными поставками продукции, путем проведения взаимозачетов и т. п. Поэтому в отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности должны включаться все сведения о проведении расчетов (в том числе по бартерным операциям, по расчетам с участием третьих лиц и т. п.).

Анализируя динамику возникновения и погашения задолженностей за достаточно длительный период времени, вы сможете установить, кто из ваших партнеров платит исправно, а кто не выполняет взятые на себя обязательства в срок. Если в отношениях с тем или иным партнером проявляются негативные тенденции, следует незамедлительно выяснить причины их возникновения.

Возможно, работник этой фирмы, отвечающий за ведение расчетов с вами, просто не видит смысла платить в срок. Тогда вы вправе решить, что предпринять дальше: принять это как данность и делать скидку на необязательность (или излишнюю экономность) чужих сотрудников при планировании своих доходов или же пытаться как-то воздействовать на ситуацию и держать расчеты с этой фирмой под более пристальным контролем.

Однако не исключено, что у вашего партнера по бизнесу просто финансовые трудности. В этом случае вам обязательно следует оценить степень его платежеспособности и решить, в каком режиме вы хотите продолжать дальнейшее сотрудничество, с тем чтобы свести к минимуму риск возможных потерь по неоплаченным счетам.

Советуем вам ранжировать клиентов по степени их платежеспособности. Это позволит в зависимости от надежности клиента устанавливать основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т. п.).

ООО "Сладкоежка" продает кондитерские изделия в магазины города. Продукция пользуется спросом и продается со значительной прибылью. Однако фирма постоянно испытывает дефицит денежных средств. После анализа сложившейся ситуации было выяснено, что хронический недостаток денежных средств является следствием несвоевременной оплаты продукции некоторыми из покупателей.

Мораль. Известное правило гласит: 90 процентов проблем создают 10 процентов клиентов, с которыми вы общаетесь. Если кто-то постоянно нарушает свои обязательства, то прежде всего необходимо задуматься, стоит ли с ним работать. Если работать все-таки стоит (например когда нет другого покупателя на эту продукцию), то следует реально оценить возможные последствия и, руководствуясь принципом "разумной осмотрительности" при планировании денежных доходов учитывать из возможных вариантов наиболее вероятный (а может быть даже наихудший).

Если вы практикуете предоставление отсрочек по платежам, то отчет о дебиторской задолженности поможет вам отследить эффективность такой политики. Посмотрите, какие отсрочки вы обычно предоставляете и как это отражается на уровне продаж. Просчитайте уровень применяемых цен -- не слишком ли велики потери от обесценивания денег с момента отгрузки продукции до момента ее оплаты?

Если вам не платят очень долго, то есть шанс, что не заплатят вообще. Поэтому постоянное отслеживание сумм просроченной задолженности и сроков "откладывания" платежей позволит вам вовремя сориентироваться, кода наступит время перестать верить обещаниям и принимать решительные меры. Вы можете просто установить критический срок неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе и через суд).

Помните, что не только вы оцениваете своих партнеров, но и они оценивают вас. Поэтому, если в силу объективных или субъективных причин вы не всегда пунктуальны в выполнении своих обязательств, то лучше четко знать степень вашей непунктуальности по отношению к каждому из них. Если вы привыкли руководствоваться правилом "если пока можно не платить, то платить не нужно", то следует четко определить, какой смысл в выражение "пока можно не платить" вкладываете вы, а какой ваш партнер. И если ваши взгляды на этот вопрос не совпадают, то тщательный контроль за вашими отсрочками и просрочками платежей позволит вам если не избежать недовольства второй стороны, то уж хотя бы не понести потерь от уплаты всевозможных неустоек и иных штрафных санкций.

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности, составленный по форме, предложенной выше, прежде всего приспособлен для бухгалтерских целей. Для управленческих целей на основе этих отчетов целесообразно составлять сводки о дебиторской и кредиторской задолженности. При этом в зависимости от потребностей конкретной организации может составляться одна или несколько сводок о продажах в различных разрезах (по дебиторам, по кредиторам, по просроченной задолженности, по бартерным сделкам и т. п.).

Продолжение в следующем выпуске.