Методика ускоренного закрытия учетного периода
Алиса Фирсова
финансовый аналитик компании Кодак в России
Преимущества методики
Методика ускоренного закрытия учетного периода была разработана и опробована сотрудниками московского офиса компании Кодак. Сейчас она успешно используется в офисах Кодак, расположенных в Центральной Европе, Азии и Африке, а также в ряде других компаний.
Каждое предприятие уникально и требует индивидуального подхода, однако, как показал опыт, основные положения методики могут быть успешно использованы вне зависимости от структуры и вида деятельности компании.
Методика позволяет значительно упростить процесс закрытия учетного периода и придать этому рутинному занятию аналитический характер.
Нынешний век - век скоростей, и сегодня оперативность получения информации особенно сильно влияет на успех бизнеса.
Использование ускоренного закрытия в конце очередного отчетного периода позволит руководству компании уже на четвертый день после окончания месяца получить всю необходимую для принятия стратегически верного управленческого решения информацию.
Применение данной методики помогает более эффективно организовать рабочее время бухгалтера в сложный отчетный период.
Структура баз данных
В основе Методики ускоренного закрытия учетного периода - возможность вести в системе (например SunSystems) неограниченное число различных баз данных в рамках одной лицензии.
Данная функция позволяет формировать отдельные базы данных для российского и западного учета и использовать при подготовке финансовой отчетности, необходимой для закрытия периода, такую последовательность:
Под локальной базой данных понимается текущая база, в которой фиксируются все операции месяца. Как правило, это проводки, сделанные в Главной книге, проводки из Модуля Закупок, Модуля Продаж, Регистра Основных Средств, а также из Модуля Расчета Заработной Платы.
Основная валюта локальной базы - локальная (для России - рубли), вторая валюта - как правило, доллары США (валюта, используемая при ведении управленческой отчетности). Используется локальный план счетов.
База данных GAAP/IAS является отражением локальной базы данных в западном (корпоративном) плане счетов: каждая проводка локальной базы переносится в базу GAAP/IAS без консолидации, с сохранением своего описания, ссылок и источника. Правила соответствия корпоративного плана счетов локальному устанавливаются с помощью процедуры мэппинга (mapping). Основной валютой становятся доллары США, второй валютой - локальная валюта.
Кроме базы данных GAAP/IAS, второй базой данных может быть любая другая корпоративная база.
Консолидированная база данных - конечная для составления финансовой отчетности. В нее стекаются проводки из всех баз данных GAAP/IAS, каждая из которых отражает одну локальную базу. Например, для компаний, занимающихся и торговлей, и производством, будет характерна следующая структура:
Для корпорации с многоуровневой структурой (локальный - региональный - корпоративный) в консолидированной базе данных будет собрана информация со всех регионов.
Закрытие в четыре дня
Функциональные возможности системы, обеспечивающие ведение такой последовательности баз данных, позволят компании закрыть отчетный период и завершить подготовку финансовой отчетности уже на 4-й день последующего месяца.
На рисунке показаны основные операции каждого дня закрытия (первый день - это первый рабочий день месяца, следующего за отчетным):
1. Первый день закрытия Завершение операций текущего месяца в локальной базе. Экспорт данных из локальной базы в базу данных GAAP/IAS. |
| 2. Второй день закрытия Дополнительные проводки в базе данных GAAP/IAS, в соответствии с принципами GAAP/IAS. Экспорт данных из базы данных GAAP/IAS в консолидированную базу. |
| 3. Третий день закрытия Реклассификация Accounts Receivable по категориям старения. Перераспределение расходов с центров затрат на направления деятельности - аллокации SADA. |
| 4. Четвертый день закрытия Подготовка финансовой отчетности. |
Продолжение в следующем выпуске.
Продолжение в выпусках: #144
