Управленческий учет по формуле "три в одном". Отчеты о закупках. Сводки о закупках

Отчеты о закупках напрямую связаны с отчетами о запасах, которые рассматривались в предыдущем разделе. Однако закупки производятся не только тогда, когда запасы на исходе. Необходимость (и целесообразность) закупок может быть вызвана предстоящими изменениями конъюнктуры рынка (например сезонными колебаниями цен, появлением или расширением новых предприятий, использовавших такое же сырье, какое необходимо вам, и т. п.). Поэтому авторы считают, что составлять отчеты о закупках по схеме "сколько надо купить и сколько это будет стоить" нецелесообразно. Эти отчеты должны заключать в себе гораздо больший объем информации. Для каждой организации набор сведений, которые будут содержаться в применяемых ею отчетах о закупках, так же как и технология составления таких отчетов, определяется индивидуально в зависимости от конкретных потребностей, которые обусловлены спецификой технологии производства и сбыта продукции, структурой управления и т. п.

В любом случае главная цель составления отчетов о закупках (как и любой другой управленческой отчетности) -- отслеживание процесса закупок с той степенью детализации информации, которая позволит вам не только быстро среагировать на любые изменения в текущей ситуации, но и своевременно увидеть симптомы изменений, которые возможны в будущем.

Как правило, отчеты о закупках используются для того, чтобы:

Для нормального функционирования предприятия необходима не только информация о текущих потребностях (знание в каждый момент времени количества и качества материальных ресурсов, которые требуется закупить).

Не менее важной является и информация о том, как эти потребности могут с течением времени измениться. В большинстве случаев менеджер отдела снабжения не владеет подобной информацией, поскольку прогнозирование изменений объема производства или ассортимента выпускаемой продукции находится не в его компетенции. Однако знание таких прогнозов необходимо для правильного планирования предстоящих закупок (стоит ли работать с этим поставщиком или можно поискать другого, продающего более крупные партии, но дешевле, или же, напротив, потребность в данном сырье уменьшается, и закупка больших партий становится нецелесообразной). Регулярное получение менеджером отдела снабжения сведений о перспективах изменения потребностей в тех или иных материальных ресурсах поможет вам, во-первых, сэкономить некоторую (иногда весьма значительную) сумму денег, а во-вторых, избежать сбоев в процессе производства из-за отсутствия необходимого сырья.

Информация о количестве заказанных материальных ценностей и сроках их поставки позволяет не только правильно спланировать работу складов, но и сориентироваться, на что можно рассчитывать в случае каких-либо изменений в производственном процессе.

По мнению авторов, в планировании "от достигнутого", критикуемом с давних пор, все же есть рациональное зерно. Накопленный опыт общения с постоянными поставщиками, несомненно, пригодится вам для оценки того, насколько выгодны новые предложения, ведь, как известно, все познается в сравнении.

Кроме того, из отчета о закупках вы можете своевременно узнавать об увеличении или уменьшении потребности в том или ином виде сырья. Эти сведения позволят вовремя скорректировать работу по заключению договоров с поставщиками. Возможно, вам придется искать новых поставщиков или просто отказаться от услуг какой-либо фирмы в связи с предстоящим сокращением объемов производства.

Отчет о закупках, составленный с учетом планов развития производства, для менеджера отдела снабжения может являться основанием для поиска потенциальных поставщиков новых видов сырья, потребность в которых появилась у организации, и материалов, необходимых для изготовления новых видов продукции, планируемых к выпуску.

Постоянный контроль над процессом закупок и знание ситуации позволят вам не только планировать затраты на приобретение сырья и материалов в каждый период времени, но и в случае необходимости быстро найти резервы экономии денежных средств, если в какой-то момент у вас появятся проблемы с наличностью. Например, на основании сведений, содержащихся в отчете о закупках, вы можете принять решение, на какой период времени можно отсрочить приобретение тех или иных материалов, у какого поставщика можно получить отсрочку платежа и т. п.

Определение приоритета закупок важно всегда, но особенно в том случае, если организация испытывает дефицит денежных средств или имеет недостаточное количество складских помещений. Кроме того, спланировав оптимальный объем закупок, вы можете получить от поставщиков определенные скидки, устанавливаемые в зависимости от размера партии.

Предложенная нами форма отчета о закупках достаточно громоздка и из-за этого не совсем удобна для использования в каждодневной работе. Поэтому авторы рекомендуют на основе отчетов о закупках составлять сводки о закупках. Можно составить одну или несколько сводок в зависимости от ваших потребностей (например по видам закупаемых запасов, по обеспечению сырьем того или иного участка производства, по отдельным поставщикам, по срокам закупок и т. п.).

Как правило, сводка о закупках составляется менеджером отдела снабжения на основании имеющихся у него документов о количестве и стоимости материальных запасов, которые необходимо приобрести, и о состоянии расчетов с поставщиками. Некоторую информацию для сводки можно взять из формы отчета о закупках, предложенной выше.

Продолжение в следующих выпусках.