Модель управленческо-аналитического учета в организации "Виртуальные склады и балансы"

Цели бывают светлые.
А пути достижения целей - извилистые.
(Мао Цзэ Дун)

Наличие управленческо-аналитического учета в организации позволяет управляющему персоналу организации оперативно принимать оптимальные управленческие решения, направленные на снятие проблем различного рода, а также решать регулярные (ежедневные) и нерегулярные (периодические) задачи, возникающие в процессе жизнедеятельности организации. Можно сказать, что наличие мощного управленческо-аналитического учета в компании является основой так называемого регулярного менеджмента. Под регулярным менеджментом в данном контексте автор понимает регулярную (периодически повторяющуюся) деятельность группы ведущих менеджеров компании, направленную на осуществление постоянного контроля за набором параметров, характеризующих состояние компании как системы. (Речь идет о том, что заранее задается многомерное параметрическое пространство, в котором набор текущих параметров определяет "местонахождение" организации в параметрическом пространстве. Набор параметров задается управленческим персоналом в каждой конкретной организации самостоятельно)

Предполагается, что предлагемая модель позволит в любой компании, занимающейся производством и/или торговлей, построить простую, ясную и доступную для понимания систему управленческо-аналитического учета. Эта система позволит решать следующие задачи:

• учет движения различного рода ресурсов;
• учет расходования ресурсов компании (финансовых, материальных, временных, трудовых и т.п.), использующихся для решения регулярных задач или для реализации проектов;
• анализ ряда финансовых и экономических показателей (коэффициентов), необходимых для оперативного, тактического и стратегического управления компанией (в частности для планирования расходов);
• анализ экономического состояния компании, необходимый для прогнозирования и планирования путей развития компании.

Предлагаемая к рассмотрению модель управленческого учета базируется на четырех основных постулатах.

Деятельность любой торговой или производственной компании, в общем случае, можно рассматривать как непрерывный (цикличный, повторяющийся) процесс обмена различными ресурсами с другими организациями или частными лицами. Для того, чтобы в компании держать процесс обмена ресурсами с "окружающей средой" под контролем, необходим точный и оперативный учет движения всех ресурсов, которые "проходят" через компанию или "оседают" в компании.

Ресурсы - это часть Внешней Среды (ВС), необходимая для осуществления деятельности любой системы и, как правило, теряющая свои качества в процессе использования.

Типы ресурсов

1. Материальные 2. Финансовые 3. Энергетические 4. Информационные

5. Трудовые 6. Кадровые 7. Временные (время- тоже ресурс)

Любая валюта (доллар, марка, рубль, йена и т.п.) по сути является "товаром". Пример - различные валютные площадки или торговые валютные системы (например FOREX). Поэтому постулат 𔫞 гласит следующее - любой вид ресурса должен быть оценен в "базовой валюте учета". (например в Учетных Единицах). Стоимость любого ресурса, с которым имеет дело компания, выражается в "учетных единицах". Соответственно должны быть установлены соотношения (эквиваленты) между учетной единицей и всеми видами ресурсов, с которыми имеет дело компания. В том числе и любыми видами финансовых ресурсов. Даже если стоимость денежного ресурса (например одного доллара США) оценивается в одну учетную единицу, это не означает, что учет должен вестись в долларах США. Как для товаров задается "товарный прайс-лист", так и для всех видов валют, с которыми имеет дело компания, задается "финансовый прайс-лист". Для этого создается специальная "курсовая" таблица соответствия между каждым видом валюты и учетной единицей. Для избежания недоразумений задается правило: 1 доллар США всегда оценивается в одну учетную единицу.

В течение рабочего дня право хозяйственного ведения (оперативного управления) ресурсами принадлежит "уполномоченным" сотрудникам компании (менеджер по продажам, менеджер по закупкам, экспедитор, кладовщик, рабочий у станка, финансовый директор и т.п.)

В любой торговой или производственной организации в течение рабочего дня ресурсами распоряжаются различные сотрудники (менеджеры по продажам, рабочие, складские сотрудники, менеджеры по закупкам и т.п.). С юридической точки зрения право собственности принадлежит организации, а право оперативного распоряжения (если быть точнее, то - хозяйственного ведения) в течение рабочего дня принадлежит "уполномоченным" сотрудникам организации.

В процессе обмена ресурсами возникают ситуации задолженности между обменивающимися сторонами. Поэтому вводится понятие Виртуального Баланса - показателя уровня дебиторской или кредиторской задолженности одной стороны перед другой стороной (имеются в виду стороны, которые совершают обмен любым ресурсом). Любой обмен ресурсами между двумя сторонами изменяет состояние Виртуального Баланса.

Так как процесс обмена ресурсами растянут по времени, то, например, бывает задержка со Стороны "Б" предоставления ресурса в обмен на поставленный ресурс со Стороны "А". То есть в один момент времени Сторона "А" передала свой ресурс Стороне "Б", а Сторона "Б" передала другой ресурс Стороне "А" через некоторое время Т. На интервале времени Т возникает задолженность (нарушение принципа эквивалентного обмена) или наличие ненулевого баланса в обменных отношениях между Стороной "Б" и Стороной "А". Так как стоимость любого ресурса выражена через базовую учетную единицу, то задолженность выражается в базовых учетных единицах. Размер задолженности (ненулевой или нулевой) отражает баланс между Стороной "А" и Стороной "Б".

Первый "кирпич" модели базируется на Постулате 𔫟 и представляет из себя "Виртуальный склад" (в рамках информационной системы). Это означает, что реальный товар находится, например, на реальном складе в дальнем углу, но в разные промежутки времени он может принадлежать (в рамках организации) тому или иному сотруднику. Перемещение единицы товара с одного виртуального склада на другой виртуальный склад по сути означает переход права оперативного пользования товаром от одного лица к другому (от поставщика до клиента). Аналогичная ситуация и с денежными ресурсами. Например наличная денежная масса физически может находится в сейфе, но право распоряжения отдельными частями этой денежной массой может принадлежать разным сотрудникам в течение дня (менеджер по закупкам, директор по АХО и т.п.)

В графическом представлении предлагаемой модели виртуальный склад изображается в виде прямоугольника. Движение ресурсов на склад (входной ресурсный поток) изображается стрелкой, заканчивающейся на одной из сторон прямоугольника. Движение товара со склада (выходной ресурсный поток) изображается стрелкой, начинающейся на другой стороне прямоугольника и заканчивающейся на одной из сторон другого прямоугольника (принимающей стороны).

Рис.1 Основной графический элемент, используемый при построении графической модели виртуальных складов

За каждым виртуальным складом в обязательном порядке закрепляется "владелец", который осуществляет регулирование ресурсного потока и принимает решения о приеме или передаче ресурсов. В рассматриваемой модели есть два типа владельцев:

• Лицо (юридическое или физическое)
• Робот (программа, действующая по заданному алгоритму)

У виртуального склада может быть как один, так и два владельца. Например робот и человек. Возможна ситуация, когда робот запускается при отсутствии человека для управления, например, работой виртуального склада менеджера по продажам.

Таким образом, в первой части графического описания модели, основными элементами являются:

• Виртуальный склад
• Входной ресурсный поток
• Выходной ресурсный поток
• Владелец склада

В обычной практике применяется простой подход, который использует однозначное соответствие между реальным складом и его отражением в информационной модели представления компании. То есть при наличии входного или выходного товарного потока в компании, этот входной или выходной товарный поток сразу замыкают на склад. Такой подход имеет ряд недостатков. Поэтому в представляемой модели автор отходит от этой типовой схемы представления движения товара. Для этого используется одна из характеристик товара - его принадлежность конкретному "лицу".

У любого товара всегда есть собственник. Многие практикующие бизнесмены автоматически считают товар собственностью компании, как только произошло подписание соответствующих документов, подтверждающих юридическое право компании на товар, или как только товар попал на склад компании. С юридической точки зрения это правильно. Но с точки зрения управленческо-аналитического учета такой подход вносит неприемлемые ограничения, не позволяющие использовать более гибкий учет движения товара. Для того, чтобы снять это ограничение, необходимо ввести систему "промежуточных владельцев" товара, которые могут быть как внутри компании (сотрудники), так и снаружи (партнеры). Введение в предлагаемой модели понятия "промежуточный владелец" или "временный собственник" или "временный управляющий" не означает, что каждый сотрудник или партнер компании должен иметь свой отдельный, физически огороженный склад, на который или с которого будут осуществляться непрерывные перевозки товара на склад или со склада компании. Отнюдь. Достаточно напомнить, что в мире существует огромное количество фирм, оказывающих складские услуги другим организациям. При этом на складах фирм, оказывающих складские услуги, хранятся товары, принадлежащие разным юридическим и физическим лицам. Этот замечательный опыт наглядно иллюстрирует основы рассматриваемой модели.

Компания может иметь один или несколько реальных складов, но право распоряжаться этим товаром может принадлежать кому угодно - сотруднику компании, клиенту компании, поставщику компании. Но для того, чтобы товар не был украден или унесен со склада в неизвестном направлении после делегирования прав распоряжения товаром или после передачи права владения товаром, необходимо просто своевременно фиксировать факт перехода прав владения на товар и осуществлять контроль, предотвращающий или фиксирующий факты нарушения права распоряжения товаром. При таком подходе система учета не должна позволять сотрудникам или партнерам компании распоряжаться товаром, право распоряжения на который не принадлежит "промежуточному владельцу" или "временному управляющему".

В жизненной практике одним из эффективных способов фиксации права (владения или управления) на товар является его перенос на склад владельца. Это и надежнее (с точки зрения владельца) и понятнее для окружающих. В предлагаемой модели этот простой способ фиксации права на товар заложен в качестве основы.

В управленческо-аналитическом учете кроме учета ресурсов необходимо вести учет не только движения ресурсов, но и учет долговых обязательств, возникающих между компанией и поставщиками, между компанией и клиентами, а также между подразделениями и сотрудниками компании. В процессе товарно-денежного обмена между компанией и клиентами (или компанией и поставщиками) возникают периодически ситуации, когда компания должна клиенту или поставщику какое-то количество денежных или товарных ресурсов или наоборот, клиент или поставщик должен компании какое-то количество денежных или товарных ресурсов. В обычной бухгалтерии дебиторская и кредиторская задолженность отражается на различных счетах и очень часто неудобна для управленческо-аналитического учета. Виртуальный Баланс может хранить не только нулевую или положительную величину, но и отрицательную величину (в отличие от Виртуального Склада, на котором отрицательного количества ресурсов не бывает, так как они либо есть, либо их нет). Число, хранящееся в Виртуальном Балансе (в учетных единицах), указывает величину долгового обязательства, а знак (плюс или минус) указывает на характер задолженности (дебиторская или кредиторская). Вопрос о том, какой задолженности (дебиторской или кредиторской) поставить в соответствие знак плюс или минус, является субъективным.

Автор применяет следующее правило (с точки зрения владельца Виртуального Склада):

• дебиторской задолженности соответствует знак плюс
• кредиторской задолженности - знак минус.

Логика - плюс означает ожидаемый (планируемый) приход ресурсов на Виртуальный Склад, а минус - ожидаемый (планируемый) расход ресурсов с Виртуального Склада. Значение ноль в ВБ указывает на отсутствие долговых обязательств между компанией и партнером на текущий момент.

При открытии (создании) виртуальных балансов необходимо четко идентифицировать принадлежность виртуального баланса путем указания двух сторон, между которыми отслеживается состояние долговых обязательств в создаваемых Виртуальных Балансах. Виртуальный Баланс создается в двух экземплярах (один для Стороны-А, второй - для Стороны-Б). В случае перемещения ресурсов от СтороныА в Сторону-Б в Баланс-А записывается положительная величина, а в Баланс-Б - отрицательная. При этом величины, записанные в Баланс-А и в Баланс-Б равны по модулю. В случае же перемещения ресурса от Стороны-Б в Сторону-А в Баланс-Б добавится величина с положительным знаком, а в Баланс-А величина с отрицательным знаком.

Следуя этому правилу, всегда можно точно идентифицировать ситуацию с задолженностью, даже если компания ведет учет не только своего состояния задолженности, но и состояния задолженности между филиалами и/или партнерами.

Теперь рассмотрим на простом примере как можно реализовать все вышесказанное в рамках предлагаемой модели управленческо-аналитического учета. Далее по тексту вместо слов "Виртуальный Склад" будем использовать сокращение ВС, а вместо Виртуальный Баланс - сокращение ВБ.

Рис.2. Графическое представление примера (5 складов и 8 балансов)

Прямоугольники, нарисованные сплошной линией, обозначают виртуальные склады, а прерывистой - балансы. Сплошная стрелка обозначает направление движения товарного ресурса, прерывистая стрелка - направление движения финансового ресурса.

В рассматриваемом примере отработаем следующий сценарий:

Клиент формирует Запрос 𔫝 (по телефону или по факсу) на предоставление определенного количества товарного ресурса. Этот Запрос 𔫝 принимается Менеджером по продажам.

Менеджер по продажам формирует в рамках информационной системы Запрос 𔫞 к ВС𔫟 "Центральный" на выделение товарного ресурса в количестве, заявленном Клиентом.

Программа-Робот, являющаяся "владельцем" ВС𔫟 "Центральный" обрабатывает Запрос 𔫞 и, предположим, обнаруживает отсутствие на ВС𔫟 "Центральный" запрашиваемой товарной позиции.

Программа-Робот формирует Запрос 𔫟 на ВС 𔫞 (Менеджер по Закупкам) на выделение с ВС 𔫞 "Менеджер по закупкам" определенного количества товарного ресурса.

Для Менеджера по Закупкам появление Запроса 𔫟 от ВС𔫟 "Центральный" и отсутствие на ВС𔫞 "Менеджер по закупкам" запрашиваемой товарной позиции означает начало процедуры закупки товара у Поставщика. Это приводит к генерации Запроса 𔫠 от Менеджера по закупкам к Поставщику.

В случае подтверждении от Поставщика о готовности продать товар, ВС𔫞 "Менеджер по Закупкам" формирует Запрос 𔫡 к ВС𔫟 "Центральный" на выделение денежного ресурса, необходимого для закупки указанной товарной позиции.

ВС𔫟 "Центральный", получив от ВС𔫞 Запрос 𔫡 на выделение денежного ресурса, перечисляет необходимое количество денежного ресурса с ВС 𔫟 на ВС𔫞. При этом изменяются состояния ВБ 𔫞-3 (в отрицательную сторону) и ВБ𔫟-2 (в положительную сторону) на одну и ту же величину (с разными знаками).

Менеджер по закупкам предположим идет к кассиру и получает наличные. Затем отдает наличность Поставщику и отражает эту операцию у себя. (меняются состояния ВБ𔫞-1 и ВБ𔫝-2).

Через некоторое время реальный товар поступает на реальный склад. В информационной системе осуществляется перемещение товара с ВС𔫝 "Поставщик" на ВС𔫞 "Менеджер по закупкам". При этом опять меняется состояние балансов ВБ𔫝-2 и ВБ𔫞-1 (предположим становится равно нулю).

При появлении товарной позиции на ВС𔫞 "Менеджер по закупкам" эта товарная позиция автоматически перемещается на ВС𔫟 "Центральный", так как в очереди находится неудовлетворенный Запрос 𔫟 (от ВС𔫟 "Центральный"). В этом случае обнуляются балансы ВБ𔫞-3 и ВБ𔫟-2 в данном конкретном примере.

При появлении товарной позиции на ВС𔫟 "Центральный" эта товарная позиция автоматически перемещается на ВС𔫠 "Менеджер по продажам" (так как в очереди находится неудовлетворенный Запрос 𔫞 (от ВС 𔫠 "Менеджер по продажам"). В этом случае изменяются состояния балансов ВБ𔫟-4 и ВБ𔫠-3.

Появление товарной позиции на ВС𔫠 "Менеджер по продажам" автоматически резервирует товар и Менеджер по продажам далее уведомляет Клиента о наличии товара

Клиент производит передачу (пусть наличных) денежных ресурсов в реальную кассу. Поступившие от Клиента денежные ресурсы зачисляются на ВС𔫠 "Менеджер по продажам", соответственно происходит изменение балансов ВБ𔫠-5 и ВБ𔫡-4.

Менеджер по продажам производит операцию по перемещению денежных ресурсов с ВС𔫠 на ВС𔫟. Состояние балансов ВБ𔫟-4 и ВБ𔫠-3 например обнуляется.

Менеджер по продажам снабжает Клиента необходимыми документами, которые позволяют Клиенту получить реальный товар с реального склада.

В момент отпуска с реального склада кладовщик производит операцию по перемещению товарного ресурса с ВС𔫠 на ВС𔫡. Состояние балансов ВБ𔫠-5 и ВБ𔫡-4 также обнуляется. На этом рассмотренная операция заканчивается.

Рассмотрим вариации:

Предположим, что Менеджер по Закупкам заказал у фирмы-поставщика товар. И этот товар доставлен на реальный склад компании. Приходование товара в рамках рассматриваемого примера происходит на ВС𔫞 "Менеджера по Закупкам". В некоторых случаях это удобно и необходимо для того, чтобы товар был временно недоступен для Менеджера по Продажам. Такая временная недоступность товара для Менеджера по Продажам может быть необходима для компании по ряду причин. Например для проверки комплектности товара, наличия бракованных изделий в полученной от поставщика партии товара, а также наличия ряда других операций, которые необходимо проделать компании до того, как товар будет готов для продажи. Наличие таких процедур в компании обычно называется "предпродажная подготовка товара". Заметим, что товар в процессе предпродажной подготовки и по ее окончании может находиться на одном и том же реальном складе.

Появление товара на ВС𔫠 (у Менеджера по Продажам) позволяет Менеджеру по Продажам начинать распоряжаться товаром, то есть собственно продавать товар. Это означает, что Менеджер по Продажам получает право выписывать накладные клиентам, на основании которых клиент может получить реальный товар с реального склада. Кладовщику остается только проверить правомерность выписки Менеджером по Продажам расходной накладной (имеются в виду случаи подделки документов) и выдать выписанный товар клиенту. Заметим, что Менеджер по Продажам может выписать Клиенту только тот товар, который находится на ВС𔫠 (ВС Менеджера по Продажам).

Введение ВС𔫡 "Клиент" оправдано в тех случаях, когда клиент оплатил товар или получил товар в качестве кредита, но не может его забрать в течение какого-то срока. В этом случае товар перемещается с ВС𔫠 (Менеджера по Продажам) на ВС𔫡 (Клиента). Тем самым закрепляется право на товар за Клиентом. Это страхует компанию от недоразумений, когда товар, предназначенный для Клиента, продается сотрудниками компании, которые не различают принадлежность товара в обычных условиях и считают доступным для продажи весь товар, который имеется на реальном складе компании.

Сторона-Б формирует запрос к Стороне-А на выделение некоторого количества ресурсов. При этом Сторона-Б задает следующие параметры запроса:

• в случае частичного удовлетворения запроса неудовлетворенную часть запроса оформить в виде отдельного последующего запроса (Да или Нет)
• время ожидания ответа на запрос (предусмотреть время-по-умолчанию)
• ставить или не ставить запрос в очередь в случае "нулевого" удовлетворения (полного неудовлетворения запроса)

Сторона-А может удовлетворить запрос:

• на 100% (полностью)
• на Х% (частично)
• на 0% (не удовлетворить полностью)
• отложить запрос на некоторое время (поставить в очередь)

Любой ответ Стороны-А на запрос от Стороны-Б протоколируется в виде электронного документа (ответ на запрос). В случае частичного или полного удовлетворения запроса ответ на запрос одновременно выполняет функции акта передачи ресурсов из ВС-А в ВС-Б.

В случае передачи ресурсов из ВС-А в ВС-Б система автоматически (или Сторона-А) должна сгенерить встречный запрос к Стороне-Б на другой вид ресурса (товар или деньги) с целью соблюдения принципа "эквивалентного обмена ресурсами между владельцами". Если Сторона-А отдает Стороне-Б товарный ресурс, то в обмен он должен получить либо денежный, либо товарный ресурс на ту же сумму (выраженную в базовых учетных единицах).

Примечание:

Очередь неудовлетворенных запросов со Стороны-Б к Стороне-А является причиной (основанием, поводом) для запуска процедуры пополнения запасов ресурсов Стороной-А.

Предлагаемая модель в частности позволяет:

• пользоваться системой как конструктором (масштабируемость под любой уровень сложности организации).
• производить операцию резервирования товара под заказ какого-либо клиента компании на заранее оговоренный срок (например до прихода денежных средств от клиента на счет компании).
• производить операцию резервирования денежных безналичных или наличных ресурсов компании
• проводить различного рода аналитических исследования. Например, в компании, в которой работают несколько менеджеров по продажам и несколько менеджеров по закупкам, можно вести статистические исследования на предмет "кто сколько и чего закупает" и "кто сколько и чего продает". Можно также вести статистику по ассортименту и количеству товара, который предпочитает тот или иной клиент.
• создавать Виртуальные склады Клиентов и Виртуальные Склады Поставщиков и вести статистику по ассортименту и количеству товара, который поставляет поставщик или потребляет клиент. А также вести статистику по возврату или обмену бракованных товаров (ассортимент и количество). Это позволяет лучше планировать ассортимент и количество товара, которым торгует компания. Что, в конечном счете, является одной из основных составляющих маркетинговой стратегии компании.
• упростить решение задачи по обмену некондиционного товара. Например обнаружился брак в процессе предпродажной подготовки товара. В этом случае расход товара оформляется непосредственно с Виртуального Склада Менеджера по Закупкам на Виртуальный Склад Поставщика. Если обменом брака в компании занимается отдельная структура (например сервис-центр компании), то расход бракованного товара сначала оформляется с Виртуального Склада Менеджера по Закупкам на Виртуальный Склад Сервис-Центра, а затем с Виртуального Склада Сервис-Центра на Виртуальный Склад Поставщика.
• вести аналитический учет и статистику регулярности платежей, размеров платежей и т.п.
• оперативно получать информацию о наличии и объеме кредиторской и дебиторской задолженности у компании, а также у любого объекта управленческо-аналитического учета (филиал или парнтеры).
• создавать а)несколько хранилищ с одним владельцем; б)несколько владельцев на одно хранилище (робот и человек).
• устанавливать (задавать) разрешенные "транспортные потоки" между виртуальными складами (разрешенные пути перемещения ресурсов между теми или иными виртуальными складами)
• устанавливать лимиты для каждого виртуального склада по сумме хранящегося товара или по срокам хранения
• задавать произвольную (принятую в организации) бизнес-логику информационной системы путем прописывания правил "игры" в рамках информационной системы. Этот фактор наиболее важен в процессе внедрения системы у заказчика.
• устанавливать размеры минимальных складских запасов, что позволяет в автоматически режиме генерировать запросы к Менеджеру по закупкам и, как следствие, производить своевременное пополнение складских запасов

Данная версия описания предложенной модели является неполной. Это обусловлено тем, что в данном документе содержится описание только базовых принципов построения системы управленческого учета. В частности, в данном документе автор специально опустил подробное описание электронного документооборота и других аспектов. Более подробное описание модели читатель может получить непосредственно от автора. В частности, в подробной модели достаточно подробно проработаны детали построения системы автоматизированного учета (она же КИС).

Некоторые черновые заметки по поводу бумажных документов в рамках рассматриваемой модели:

Первичен либо бумажный документ, который необходимо дублировать в системе учета, либо первичен электронный документ, который затем распечатывается на принтере.

Заявка клиента на товар, обращенная к менеджеру по продажам, является по сути запросом на передачу товарных ресурсов от Компании к Клиенту.

Счет, выставляемый менеджером по продажам клиенту, является по сути встречным запросом на предоставление клиентом денежного ресурса (в обмен на товарный).

Платежное поручение клиента (платежка) или приходный ордер, выдаваемый клиенту, являются по сути ответом клиента на запрос денежного ресурса со стороны менеджера по продажам. Также платежка или приходный ордер являются подтверждения передачи денежного ресурса от одного владельца к другому.

Расходная накладная, выдаваемая клиенту, является также ответом на запрос и одновременно по сути актом передачи ресурса от компании к клиенту.

Приходная накладная от поставщика является также по сути ответом на запрос поставщику о предоставлении товарного ресурса компании. А также актом, подтверждающим передачу товарного ресурса от поставщика компании.

Расходный ордер - ответ на запрос клиента ("дайте сдачу или верните деньги") на денежный ресурс. Одновременно - это акт, подтверждающий передачу денежного ресурса клиенту.