Азбука ERP

Системы управления ресурсами предприятия, или ERP-системы, не оправдывают своего названия. Забудьте об управлении - программа этого не делает. И о ресурсах - это слово ни к чему не обязывает. Предприятие - вот подлинный объект ERP! Задача программы - свести все отделы и функции в единую компьютерную систему, способную учесть самые разнообразные интересы.

Создать решение, которое может удовлетворить потребности и отдела финансов, и отдела кадров, и склада - дело нелегкое. В каждом подразделении, как правило, есть своя компьютерная система, свои методы работы. ERP должно объединить все это в интегрированной программе, которая работает с общей базой данных. В итоге упрощается коммуникация между отделами и доступ сотрудников к информации.

Метод интеграции может принести колоссальную выгоду, если компания правильно установит ПО. Возьмем, к примеру, клиентский заказ. Как правило, он отправляется по компании в длинное путешествие, в основном бумажное, из лотка в лоток. При этом его часто кодируют и перекодируют в компьютерных системах разных отделов. В итоге - задержки и потеря заказов, многочисленные ошибки. К тому же, никто в компании толком не знает, что происходит с заказом в тот или иной момент, потому что отдел финансов не может войти, например, в складскую систему и проверить, отправлен ли товар. "Придется зайти на склад", - расстроенные клиенты хорошо знают эту "песню".

ERP-приложение автоматизирует обработку заказов. Работник, который контактирует с клиентом, располагает всей необходимой информацией (кредитоспособность клиента, история заказа, уровень запасов в компании, графики отгрузки в транспортных компаниях). Все остальные сотрудники видят ту же картинку и имеют доступ к единой базе данных, в которую вводится новый заказ.

Когда заказ обработан, он автоматически переходит в руки сотрудников следующего отдела. Чтобы выяснить, на какой стадии находится выполнение заказа, надо просто войти в ERP-систему и отследить его. В результате клиент получает заказ быстрее и с меньшим количеством запросов, чем прежде.

Подобным образом ERP может работать и с другими важными бизнес-процессами (например, выдача пособий работникам или составление финансовой отчетности).

Таким образом функционирует идеальная ERP-система. Реальность более сурова.

Вернемся ненадолго к нашим лоткам. С ними процесс, возможно, и менее эффективен, зато очень прост. Финансисты выполняют свою работу, склады - свою, и если что-то пошло не так вне стен отдела - это чужая проблема.

С ERP все иначе. Сотрудники отдела обслуживания клиентов из машинисток, которые вводят в компьютер имя и жмут на клавишу ввода, превращаются в бизнесменов. Они видят рейтинг кредитоспособности, выведенный отделом финансов, уровень запасов - информацию отдела складов. Заплатит ли клиент вовремя? Сумеет ли компания своевременно отправить заказ? Раньше отделу обслуживания не приходилось отвечать на такие вопросы.

Однако "проснуться" предстоит не только этому подразделению. Работникам складов, которые вели учет в голове или на клочке бумаги, придется теперь вводить данные в компьютерную систему. В противном случае отдел обслуживания увидит на экране информацию о недостаточности запасов и даст клиенту неверную информацию. Никогда прежде отчетность, ответственность и коммуникация не подвергались такому испытанию.

Внедрение систем ERP - дело нелегкое. Не верьте заявлениям, что среднее время установки - от 3 до 6 месяцев. За таким кратким сроком всегда что-то кроется. Или компания-клиент очень маленькая, или внедрение охватило лишь небольшую часть фирмы, или установлены только финансовые модули ERP-системы.

Правильное внедрение ERP требует перемен в бизнес-процессах и методах ведения дел, в функциях персонала. Такие реформы не проходят безболезненно. Кроме, разве что, случаев, когда работники делают свою работу безупречно, все заказы выполняются вовремя, производительность выше, чем у конкурентов, клиенты всем довольны. Но тогда ERP вам ни к чему.

На революционные мероприятия, связанные с внедрением ERP-приложений, обычно уходит от года до трех. Вместо того, чтобы зацикливаться на сроке, постарайтесь понять, зачем вам система и как она улучшит ситуацию.

Есть три основных причины связываться с ERP:

• Интеграция финансовых данных. Пытаясь оценить работу компании в целом, руководитель сталкивается с разными представлениями сотрудников о реальном положении дел. Отдел финансов располагает одними данными о прибыли, отдел сбыта - другими. Имеется несколько версий о том, каков вклад каждого подразделения и работника в эту прибыль. ERP создает единую картину реальности, которая неоспорима, потому что все используют одну систему.
• Стандартизация процессов производства. В компаниях- производителях (особенно в тех, кто увлекается слияниями и поглощениями) нередко несколько подразделений выполняют одни и те же функции, используя разные методы и компьютерные системы. Стандартизация этих процессов и применение единой системы сбережет время, повысит производительность и снизит "численность населения".
• Стандартизация кадровой информации. В фирмах с большим количеством подразделений отдел кадров часто не имеет простого способа находить данные об отработанном времени, пособиях и услугах для работников. ERP даст такой способ.

Желая решить все проблемы, компании часто упускают из виду, что приложения ERP только отражают принципы ведения дел на предприятии. В основном программы универсальны, но каждая отрасль имеет свою специфику. Большинство систем ERP созданы для работы в компаниях-производителях, которые делают вещи, поддающиеся счету. Это оставляет за бортом всех производителей услуг и процессов (нефть, химия, коммунальные услуги) - каждая из таких отраслей требует от поставщиков ERP адаптации программ с учетом конкретных потребностей.

Прежде чем подписывать чеки и приступать к внедрению, компания должна понять, насколько методы ее работы соответствуют содержанию стандартной системы ERP. Часто приходится останавливать многомиллионные проекты, так как ПО не поддерживает важнейший бизнес-процесс.

В этом случае есть два выхода. Во-первых, можно подстроить "лишний" бизнес-процесс под программу, что потребует коренных перемен в принципах работы (которые часто дают конкурентные преимущества), и пересмотреть роли и меру ответственности руководителей (на что у многих компаний решимости не хватает). Во-вторых, можно переделать ПО под процесс. Правда, это замедлит проект, создаст опасные сбои и сильно осложнит апгрейд системы.

Внедрение ERP - задача, от которой дух захватывает, а от расходов у самых спокойных руководителей начинается нервный тик. Кроме покупки ПО, надо предусмотреть затраты на консалтинг и реинжиниринг процессов, а также большое количество других затрат, которые будут предшествовать выгодам от ERP.

Нельзя недооценивать важность обучения пользователей, интеграцию хранилищ данных и расходы на дополнительное ПО для дублирования старой отчетности. Ошибки в сметах и планировании могут привести к увеличению затрат и потере контроля над ними в значительно большей степени, чем ошибки при внедрении любой другой информационной системы.