Промежуточный отчет - друг или враг?

Только не это! Опять промежуточный отчет! Зачем?! Большинство новичков и ветеранов реинжиниринга бизнес-процессов (BPR) считают его неизбежным злом, гораздо большим, чем налоги. В этой статье мы объясним роль промежуточного отчета в процессе реинжиниринга и поможем взглянуть на отчет по-другому, увидеть в нем еще один важный этап BPR, в котором нет ничего ужасного.

Самая очевидная цель составления промежуточного отчета - оправдать затраты. Но промежуточный отчет - это не только финансовый документ, хотя и включает финансовое обоснование. В промежуточном отчете все факты описаны и соединены в связный рассказ. Это повествование о том, "что, когда, где, как и почему" делается в процессе реинжиниринга.

• Зачем нужны мероприятия по реинжинирингу (проблемы и возможности)?
• Как они решают проблемы и реализуют возможности организации?
• Какое решение предложено?
• Как это решение соотносится с проблемами или возможностями (выгодой)?
• Что будет с предприятием, если BPR не проводить (нулевой сценарий)?
• Когда будут осуществляться эти решения?
• Сколько денег, кадров, времени требуется, чтобы реализовать решения и получить выгоды?

Написание промежуточного отчета заставляет команду BPR откинуться на спинку стула и подумать о работе, которую они столь усердно выполняли. Куда проще тянуть лямку до конечного результата, не отражая в документах пройденные этапы! Промежуточный отчет - сигнал к побудке, он заставляет команду описать, как будет работать предприятие с BPR или без него.

Промежуточный отчет позволяет удостовериться, что реализуемое решение полезно предприятию и отвечает его потребностям. Отчет дает команде повод сделать шаг назад и объективно оценить свои выводы и догадки, а также - документально зафиксировать, что будет с предприятием, если реинжиниринг не проводить. Составление общего промежуточного отчета упрощает создание финансового обоснования и, как правило, выявляет изъяны в решениях.

Еще одна важная функция промежуточного отчета - ознакомить с полной информацией различные аудитории. Вид на проект "с высоты птичьего полета" позволяет держать в курсе событий всех, чьи интересы затрагивает мероприятие (клиентов, руководство, производственный, исследовательский и проектный отделы, вспомогательные службы, сбыт, бухгалтерию, финансистов и др.).

Промежуточный отчет следует рассматривать как рассказ от лица всей команды, поэтому каждый член группы должен внести свою лепту в его создание. Однако это не значит, что каждый напишет в промежуточном отчете свой раздел. Знаю по опыту - составлять окончательный документ должны один-два человека, по данным, предоставленным всеми участниками проекта.

Я предпочитаю готовить промежуточный отчет так: прошу каждого члена команды подробно описать свою область мероприятий по реинжинирингу. Скажем, член команды, изучавший степень удовлетворенности клиентов, пишет план о потребностях клиентов. Все планы содержат подробности, которые не войдут в промежуточный отчет, они различны по стилю и формату, ведь это независимые документы.

Составляя планы, члены команды не должны чувствовать себя ограниченными грамматикой или формальными правилами. Я часто предлагаю всем участникам вести журнал или дневник работы и хранить папки с информацией, получаемой в ходе проекта. Когда приходит пора писать планы, можно изложить все в произвольной форме по дневниковым записям. Затем я прошу заглянуть в папки и подтвердить план фактами. Если команда слабо организована или не фиксирует факты в ходе проекта, писать планы будет трудно, а составлять промежуточный отчет еще труднее.

Составлять промежуточный отчет должны члены команды, владеющие полной информацией о проекте и способные свести несколько разрозненных планов в единый документ. Минимальное число составителей промежуточного отчета - гарантия последовательности и логичности этого документа.

Методология BPR обычно подсказывает момент составления промежуточного отчета. Если проект развивается по схеме: "концепция - определение - проектирование - разработка - внедрение", писать промежуточный отчет надо, завершив концептуальный этап и этап проектирования.

Но тогда получается два промежуточных отчета? Да, хотя первый служит фундаментом для второго. Концептуальный этап и этап определения удобны, поскольку представляют завершение важной работы и приходятся на время, когда команде нужно запросить дополнительные ресурсы. К тому же, эти этапы - важные вехи в выработке правильного решения, поэтому подача промежуточного отчета в этот момент позволяет команде подтвердить правоту своих предположений.

Каждый этап работы команды должен обеспечить вклад в промежуточный отчет. Например, завершив этап анализа потребностей, следует отразить в промежуточном отчете все возникшие вопросы.

Следует помнить, что кому-то (возможно, многим) придется читать и понимать промежуточный отчет. Значит, он должен быть как можно короче и в то же время полнее, чтобы дать читателю всю картину. Я видела отличный отчет, где резюме занимало одну страницу, а весь отчет - 32 страницы. При этом он, разумеется, содержал ссылки на документы, где подтверждались приведенные выводы.

С учетом того, что одна из основных целей отчета - "выбить" дальнейшее финансирование, имеет смысл помнить о следующем:

• пишите интересно, ведь кому-то придется это читать;
• излагайте мысли четко и кратко;
• избегайте жаргона и домыслов;
• подавайте факты как часть целого: вы хорошо подготовились, не упустите шанс это показать;
• дайте читателю картину или описание конечного состояния;
• покажите, какую пользу проект принесет клиентам, балансу компании.

Когда ваша команда закончит работу над отчетом, устройте вечеринку по этому поводу. Все участники должны чувствовать радость свершения, ведь промежуточный отчет подытожит большую работу и покажет важность предстоящих мероприятий.

Сама команда в результате составления промежуточного отчета получит многое, как то:

• организацию мыслей, мероприятий и знаний;
• объективный взгляд на идеи и факты проекта;
• способность выявить изъяны, неувязки или слабые места мероприятия;
• умение изложить цель реинжиниринга;
• финансовое обоснование мероприятий;
• удовлетворение от выполненной работы.

Для составления отчета найдите следующую информацию: проблемы, ставшие причиной преобразований; концепции и цели, которые пытаетесь претворить в жизнь; составные элементы ваших решений.

Попробуйте выполнить простое упражнение. Разделите лист бумаги на две колонки. В первой запишите вопросы и задачи преобразований. Во второй перечислите элементы решений, выработанных вашей командой. Теперь соедините линией каждый вопрос или задачу с элементом решения, целиком или частично отвечающим на данный вопрос. Остались ли неохваченные вопросы? Есть ли элементы решений, не адресованные конкретным вопросам или задачам?

Вам удалось сделать это упражнение, не используя документы? В хорошем промежуточном отчете кратко описываются проблемы, задачи и решения, четко показана их взаимосвязь. Подав такой отчет, вы должны уметь изложить то же самое быстро и без бумажки.

Об авторе: Nancy Maluso консультирует предприятия и группы реинжиниринга. Ее компетенция - помощь предприятиям в составлении планов по маркетингу и производству, бизнес-планов. На многих проектах по BPR она помогла составить промежуточный отчет, позволивший ее клиентам получить необходимые ресурсы для этих проектов.