Руководитель идет в школу

Разумеется, большинство руководителей предприятий понимают, что благодаря внедрению современной информационной системы повысится конкурентоспособность предприятия, а значит снизятся издержки, возрастут объемы продаж и прибыль. Тем не менее, в первую очередь средства выделяются на текущие задачи вроде закупки сырья и комплектующих, а процессы информатизации регулярно перетекают в графу "Перенесено на следующее полугодие".

В чем причина такого подхода? В теоретическом менеджменте хорошо известно понятие "сопротивление изменениям". Людям необходимо перестроиться, затратить дополнительные усилия на то, чтобы привыкнуть к новому способу работы. Но это даже не главное. Дело в том, что любой человек сопротивляется изменениям, которые он по каким-либо причинам не может контролировать. Если руководитель, который принимает решение об автоматизации и финансирует проект, мягко говоря, не является специалистом в области информационных технологий, он подсознательно будет сопротивляться их внедрению.

Без специальных знаний сегодня просто невозможно выбрать оптимальную, а значит и наиболее эффективную с точки зрения стоящих перед предприятием задач информационную систему, управлять процессом ее внедрения и оценивать эффективность ее работы. Каким способом внедренческая фирма может сделать руководителя своим союзником? Только одним - дав ему возможность контролировать процесс информатизации, помогая понять, какие преимущества он получит от внедрения КИС и в каком виде она нужна его предприятию.

Из каких источников руководитель может получить сведения, позволяющие выбрать оптимальную для его предприятия информационную систему? Во-первых, это различные средства массовой информации. Правда, ни для кого не секрет, что в них много места занимают материалы рекламного характера, а значит "лучшей" вполне может оказаться фирма, которая потратила больше средств на рекламу.

Во-вторых, можно воспользоваться учебниками. Однако это путь долгий, а времени у руководителя обычно и так не хватает. В-третьих - обратиться в консалтинговые фирмы, которые имеют в данной области необходимые знания и определенный опыт. Но они, как правило, запрашивают достаточно высокую плату за свои услуги, к тому же не могут точно знать систему работы предприятия и суть всех процессов, которые на нем происходят.

В-четвертых, можно обратиться к "своим" специалистам в области информационных технологий. Однако в большинстве случаев это лица заинтересованные, и для них лучшей будет та система, которую они знают и понимают, что вовсе не обязательно совпадет с действительными потребностями предприятия.

Последний способ - обратиться к руководителям предприятий, где уже установлена информационная система, и узнать, насколько они удовлетворены результатами. При этом понятно, что система, которая идеально подходит для одного предприятия с его задачами, процессами и проблемами, может оказаться абсолютно неприменимой для другого.

В свете всего вышесказанного оптимальным представляется вариант, когда руководитель (как человек, лучше всех понимающий все процессы и задачи предприятия на макроуровне) в ходе специальной подготовки (обучения) может сам выбрать систему, а затем поручить процесс ее внедрения экспертам. Причем наибольший эффект достигается, если фирма - системный интегратор осуществляет автоматизацию вместе со специалистами предприятия. Таким образом, для того чтобы снизить риски, неизбежные при автоматизации предприятия, необходим комплексный подход, то есть поддержка процесса внедрения информационной системы на всех стадиях проекта.

На каждом этапе внедрения информационного проекта целесообразно проводить обучение персонала. Естественно, уровень, глубина и насыщенность данными этого обучения будут различными в зависимости от задач. Обычно курсы подготовки, привязанные к этапам автоматизации, выглядят следующим образом:

• до этапа консалтинга (обучение грамотному подходу к автоматизации) - курс "Автоматизация предприятия для руководителя";
• до начала работ по проекту (как оптимизировать бизнес-процессы) - курсы по управлению проектами;
• до разработки технического задания (изучение международного опыта: стандарты MRP-ERP-APS) - курс по системам автоматизации класса MRP II;
• до этапа проектирования структуры системы (как выбрать оптимальную систему создания информационной инфраструктуры предприятия) - курс по основам программной инженерии;
• до этапа программирования (подготовка предприятием собственных специалистов по конкретным программам) - курсы по конкретным программным продуктам;
• до и во время этапа внедрения (подготовка специалистов по внедрению и поддержке, а также пользователей системы) - курсы для пользователей КИС.

Итак, на первом этапе необходимо разобраться, какая именно система вам нужна. Причем желательно, чтобы "разбирался" именно руководитель, то есть человек, который, как мы уже отмечали, владеет информацией о предприятии на макроуровне, видит задачи и перспективы развития своего бизнеса. Для более полного понимания ему полезно пройти подготовку в области управления проектами. Эта информация пригодится и для наведения порядка в бизнес-процессах предприятия.

Идеальный вариант - если руководитель разбирается в международных стандартах автоматизации (MRP-ERP-APS). В дальнейшем он сможет направлять своих специалистов на авторизованные курсы по соответствующему программному продукту, а они затем обучат пользователей оптимальной работе с информационной системой.

Как известно, существуют два пути развития бизнеса: экстенсивный и интенсивный. В первом случае все проблемы решаются средствами предприятия, деньги в развитие почти не вкладываются, что, естественно, сокращает текущие расходы. Однако подобная практика допустима, если вы не пришли на рынок на ограниченный срок. В противном случае просто невозможно будет выстоять в конкурентной борьбе. Второй путь - интенсивный - предполагает внедрение новых технологий, включение в управленческий процесс предприятия современных, высокоэффективных методов.

Задачу автоматизации, как мы убедились, лучше всего решать "сверху", то есть чтобы руководитель нанял или обучил специалиста под ту информационную систему, которая необходима предприятию. Подобного рода курсы помогают уменьшить вероятность появления "подводных камней", способных перевести в разряд провальных даже самый многообещающий проект по практическому внедрению корпоративной системы.

Основываясь на более чем восьмилетнем опыте работы компании "АйТи" в качестве системного интегратора с различными корпоративными структурами, мы рассматриваем на курсах типичные вопросы и проблемы внедрения корпоративных систем, а также предлагаем возможные пути их решения.

В целом эти проблемы условно можно разделить на организационные, финансовые и технические. Такое деление весьма условно, так как составляющие этого "тройственного союза" неразрывно связаны между собой.

Мы еще помним те времена, когда персональные компьютеры с успехом использовались во многих организациях как замена пишущей машинке. К сожалению, аналогичный подход, только уже в другом масштабе, на другом уровне технических решений и затрат часто используется и при реализации корпоративных систем. Важно, чтобы главным критерием успеха внедрения корпоративной информационной системы для заказчика с самого начала стали не ее масштаб или широта функциональных возможностей. КИС, прежде всего, должна способствовать повышению эффективности деятельности предприятия, обеспечивать поддержку всех бизнес-процессов и приносить ощутимые дивиденды своим пользователям.

В связи с этим выбор необходимо остановить на той системе, которая способна удовлетворить конкретные потребности вашего бизнеса, решать задачи каждого пользователя, стать ключевым моментом в реализации каждого проекта. Несмотря на сегодняшнее присутствие на рынке значительного числа "раскрученных" универсальных продуктов, заказчик должен быть готов к тщательному анализу соответствия каждого из этих предложений бизнес-структуре своего предприятия.

Решение этой проблемы (по крайней мере отчасти) заключается в использовании модульных систем и так называемых вертикальных решений. Еще лучше, если и те и другие будут объединены, что позволит строить корпоративные системы с уже реализованной поддержкой типичных для данной отрасли экономики бизнес-процессов. В то же время функциональный состав этих систем можно будет достаточно свободно и оперативно варьировать в зависимости от состава задач, решаемых конкретным предприятием на определенном этапе его развития.

В России сейчас особенно остро ощущается недостаток свободных средств для создания корпоративных систем. Однако в тяжелых финансовых условиях потребность в автоматизации не только не уменьшается, но даже возрастает. Повышение эффективности деятельности предприятия и увеличение производительности труда каждого из его сотрудников, достигнутые с помощью внедрения корпоративных информационных систем, становятся ключевыми факторами стабильной работы предприятия, его конкурентоспособности и дальнейшего развития.

На сегодняшний день в качестве средств финансирования проекта все чаще привлекаются кредиты или инвестиции. Грамотное технико-экономическое обоснование, планирование прибыли, полученной в результате внедрения системы, могут стать важными условиями привлекательности проекта для внешних инвесторов. Дополнительные преимущества появляются за счет использования механизмов лизинга, который все шире распространяется в нашей стране.

Проекты по внедрению КИС почти всегда имеют долгосрочную основу, подчас с неограниченными временными промежутками между осуществлением определенных этапов проекта. В связи с этим автоматизация предприятия нередко сводится к латанию дыр, решению сиюминутных проблем, которые не имеют отношения к общей информатизации. Планы по развитию информационной системы предприятия разрабатываются в лучшем случае на ближайшую перспективу. Вполне естественно, что реальные результаты такого внедрения, если и достигаются, то носят весьма ограниченный и краткосрочный характер.

Оптимальным средством для решения этой проблемы может стать разработка общей концепции развития корпоративной системы предприятия с четким определением приоритетности решаемых задач и гарантией получения запланированной отдачи. Это уже давно стало повседневной практикой на Западе. Трудно и медленно, но разработка бизнес-планов начинает получать распространение и у нас.

К работе над составлением таких планов целесообразно привлекать внешних аналитиков и экспертов, которые могут четко оценить перспективы развития информационных технологий и предприятия в целом. Если раньше ведущую роль здесь играли западные консалтинговые фирмы, то в последнее время в этой области все более активное участие стали принимать отечественные системные интеграторы, рекомендации и прогнозы которых лучше соотносятся с российской действительностью.

Отсутствие долгосрочной концепции развития корпоративной системы предприятия и нехватка средств порождают еще одну проблему, с которой заказчик и исполнитель могут столкнуться в ходе реализации проекта. Проблема эта связана с разнородностью задач автоматизации, которые стоят перед отдельными подразделениями предприятия со сложной организационной структурой. Каждое из подразделений имеет свои интересы и, что самое главное, свое влияние на ход реализации проекта. Внутри предприятия могут появиться противодействующие друг другу силы. Это грозит неоправданным перераспределением средств, когда деньги направляются на решение второстепенных проблем, а задачи автоматизации попросту "размываются".

Предупредить возникновение такой ситуации можно, если создать на предприятии единый центр управления проектом, который объединит в себе специалистов всех заинтересованных сторон. Возглавить такой центр должен руководитель, наделенный всеми полномочиями по координации и выполнению намеченного плана. В отличие от цивилизованного западного менеджмента, в российском процессе управления проектом большую роль играют личностные качества специалистов, разрабатывающих стратегию реализации системы. Поэтому, обладая технической подготовкой и опытом, руководитель центра управления проектом должен уметь наладить личный контакт с ключевыми фигурами, быстро найти компромисс при изменении ситуации.

В настоящее время ситуация на информационном рынке складывается таким образом, что заказчиками корпоративных информационных систем все чаще становятся региональные предприятия. При этом исполнителями, имеющими большой опыт, высокую квалификацию и научный потенциал в этой области, как правило, являются столичные компании. На осуществлении самого проекта этот факт сказывается мало - при правильной организации процесс внедрения системы проходит достаточно быстро. Однако при дальнейшей эксплуатации могут появиться определенные трудности: любой сбой или неполадка в работе требуют вызова специалистов, нередко находящихся за тысячи километров от заказчика. А это уже не только дополнительные расходы. Главное - время, потерянное в результате простоя системы. Поэтому особое внимание заказчик еще в ходе разработки проекта должен обратить на условия сопровождения КИС.

Для решения этой проблемы крупные системные интеграторы, работающие на региональных рынках, все чаще прибегают к помощи местных партнеров, имеющих специалистов соответствующей квалификации, либо открывают региональные представительства. Иногда оптимальным решением в области сопровождения системы (особенно для крупных предприятий) является подготовка собственных кадров, прошедших соответствующее обучение.

Подведем некоторые итоги. Очевидно, что пристальное внимание руководителей предприятий к подготовке квалифицированных кадров позволит значительно уменьшить риск неудачных внедрений. Весь спектр возможностей современных технологий может быть эффективно использован только подготовленным персоналом. Таким образом, наряду с техническим перевооружением главной сегодняшней задачей любого предприятия выступает именно обучение его сотрудников. Причем начинать этот процесс лучше именно с руководителя.

Ежемесячный журнал "Автоматизация бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Подписные индексы по каталогу "Газеты и журналы" агентства "Роспечать": 79602 (общий), 79603 (предъявителям клубной карты "Главбух").