Азбука ERP

Недавно Meta Group провела исследование с целью определить Общую стоимость владения ERP-системой (Total Cost of Ownership, TCO). В TCO входят: затраты на аппаратное и программное обеспечение, на профессиональные услуги и на внутренний персонал. При исчислении TCO учитывается период установки и 2 года эксплуатации ПО, апгрейд и оптимизация системы.

В 63 опрошенных компаниях (разных размеров и отраслей) средняя TCO составила 15 млн. долларов (максимальная - 300 млн., минимальная - 400 тыс.).

Бесполезно пытаться с помощью ERP совершить революцию на предприятии. ERP - упражнение по созерцанию пупка, его цель- оптимизировать внутренний процесс "делания" вещей, а не отношения с клиентами, поставщиками или партнерами.

Впрочем, "созерцание пупка" неплохо окупается, если набраться терпения и подождать. Исследование Meta Group показало, что первые выгоды от ERP-системы можно получить через 8 месяцев после запуска. Средняя годовая экономия от использования такого ПО составит 1,6 млрд. долларов.

Разные компании в процессе внедрения ERP натыкаются на разные бюджетные "мины", но есть общие для всех области, которые с большой вероятностью могут привести к перерасходу.

Самой "скользкой" статьей бюджета опытные специалисты единогласно считают обучение. Расходы на него постоянно недооценивают. А ведь работникам почти всегда предстоит освоить новый комплекс процессов, а не просто другой интерфейс программы.

Проверка связей ("линков") между приложениями ERP и другими программами - еще одна "скрытая" статья затрат. В производственной компании, как правило, есть приложения по снабжению, налогам, планированию производства и штриховому кодированию. Если в этот перечень входит и настройка ядра ERP-системы, ждите резкого роста расходов на интеграцию, испытания и обслуживание ПО.

Как и в случае с обучением, проверять качество интеграции ERP-приложения следует, ориентируясь на процесс. Вместо ввода пробных данных и переброски их из одного приложения в другое, "ветераны" советуют прогнать через систему настоящий заказ: от ввода до отправки и получения платежа. Желательно задействовать в этом процессе работников, которым придется в конечном итоге производить все операции.

Часто данные ERP-системы приходится с целью анализа объединять с данными внешних систем. Пользователь при этом оказывается в невыгодном положении. Ежедневно обновлять всю информацию ERP в большом хранилище данных компании трудно, а ERP-системы плохо показывают изменения данных, что осложняет выборочное обновление. Программирование на заказ - дорогое решение. Поэтому стоит сначала оценить, насколько вам нужен анализ данных, и только потом вносить эту статью в бюджет.

Чтобы избежать неожиданностей при оплате услуг консультанта, в контракте необходимо четко указать границы его деятельности. Например: сколько человек в результате получат сертификацию по управлению проектами, подобную той, которую должны иметь консультанты Большой пятерки, чтобы возглавлять ERP-проекты.

Принято считать, что залог успеха при внедрении ERP - "бросить" на проект лучших сотрудников. Система слишком сложна, а перемены слишком значительны, чтобы довериться "кому попало". Плохая новость состоит в том, что многих из этих "лучших" по окончании проекта придется заменить. Консалтинговые и другие компании соблазнят ваших работников высокими зарплатами и премиями, которые вам не по карману или противоречат правилам компании. Заранее пообщайтесь с отделом кадров и оговорите премии и новые зарплаты для "ветеранов" ERP. Если вы их отпустите, то потом заплатите им же (или подобным специалистам) вдвое больше, но уже как консультантам.

Многие компании полагают, что внедрение ERP не отличается от установки любого другого ПО. Завершим проект, считают они, и отправим членов команды обратно - на их рабочие места. Однако после ERP-проекта обратно команду не отправляют: слишком ценные работники. Они знают о процессе продаж больше, чем менеджеры продаж, о производстве - больше, чем производственники.

Компания не может позволить себе отпустить участников "по домам", потому что после установки ERP-системы нужно еще многое сделать. Одно написание отчетов по получению данных из новой системы займет у команды не меньше года. К сожалению, лишь немногие руководители планируют активную деятельность команды внедрения на период после инсталляции, еще реже закладываются расходы на это.

Одно из самых дурных привычек команд по внедрению традиционного ПО - привычка получать отдачу сразу после установки системы. Команда надеется на передышку, даже на вознаграждение. От внедрения ERP этого ждать не приходится. Часто эффект нельзя получить до тех пор, пока компания не поработает с системой какое-то время, не сосредоточится на улучшении бизнес-процессов, на которые влияет система. Ну а команду не вознаграждают, пока не окупятся ее старания.

Установка ERP-системы часто ввергает компанию в состояние хаоса. В ходе недавнего исследования Deloitte Consulting каждая четвертая из 64 компаний - участников Fortune 500 признала, что после запуска ERP произошло падение показателей. Традиционная причина сбоев: все выглядит и работает не так, как прежде. Люди уже не могут выполнять свои функции по-старому и еще не умеют - по-новому. В итоге предприятие "лихорадит".