Case завоевывает все

"Наши люди должны были оказывать поддержку основной деятельности компании, однако они тратили 70 процентов своего времени на разные подсчеты и переворачивание страниц", - говорит Конни Джонсен (Connie Johnsen), директор по бухгалтерскому учету, консолидации и отчетности. "У нас было столько методов ведения главной книги в разных местах, и каждая книга с отдельным планом, содержащим тысячи счетов. Учет множества постоянно возникающих хозяйственных операций внутри компании характеризовался несоответствием и неэффективностью".

В ответ отдел провел контрольное тестирование, выбрав для него такие компании, как Toyota и GM, и объективно подошел к своим недостаткам. С целью разработки стандартных процессов для каждой функции бухгалтерского учета отдел образовал так называемые глобальные команды владельцев процессов (global owners process team - G-POT), состоящие из представителей каждой области учета (счета к оплате, счета к получению, заработная плата и ведение главной книги). "Мы сказали этим командам, что нам не нужны локальные решения на местах, нам нужно единое глобальное решение", - говорит Блэйн Мецгер (Blaine Metzger), директор по финансовому планированию и анализу.

Выполняя указание, команды свели проведение многочисленных финансовых операций в разных странах в три центра - Расин, Париж и Сидней. Каждый центр стал отвечать за всю обработку хозяйственных операций в своем регионе, он должен был также использовать однородные методы, стандарты и процессы. "Нашей целью была ликвидация ненужной обработки, автоматизация необходимых нам процессов и полная стандартизация на уровне всей компании", - говорит Мецгер. К примеру, благодаря интегрированной клиент-серверной системе многочисленные главные книги были сведены в одну стандартную систему.

В соответствии с новым подходом, для хранения информации, первоначально фиксировавшейся или в главной книге, или в других системах, используется хранилище данных. Хранилище упрощает в Case поддержку в глобальном масштабе плана счетов, что приводит к снижению процента ошибок и к более быстрому переходу к новому отчетному периоду. Хранилище содержит данные хозяйственных операций в виде, оптимизированном для анализа.

Перенеся свои усилия на новый уровень, отдел бухгалтерского учета создал группы по обслуживанию клиентов. Эти группы встречаются с G-POT для обсуждения проблем. Отдел также стал активнее участвовать в основной деятельности через свою сеть по эффективному управления издержками (cost management competency network), и через команды сотрудников из различных областей знаний, работающей с отдельными заводами и занимающейся анализом управления себестоимостью определенных видов деятельности, а также составом затрат на производство отдельной продукции. "Наши люди присутствуют на каждом уровне процесса производства, фокусируясь на видах деятельности, которые создают основную часть затрат", - говорит Джонсен. "Мы разработали процедуры калькуляции конечной себестоимости и использовали их в производстве нескольких видов новой продукции, что привело к повышению рентабельности".

Вся эта деятельность была многообещающей. "В настоящее время ручное вмешательство в капитализацию материального актива снизилось с 2.5 часов до одного часа", - говорит Мецгер. "Мы сократили число вносимых в журнал строк проводок на 32 процента, приблизительно с 25000 до 17000. Мы также сократили число отдельных планов счетов с 63 до 23". Но более важным является то, что отдел бухгалтерского учета достиг своей первоначальной цели. Он превратил 70/30, значение отношения времени обработки операций к времени анализа бизнеса, в 30/70.