| Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления ресурсами предприятия, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. - С самого начала убедитесь, что проект правильно организован.
- Добейтесь веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта. Попросите этих людей добиться такой же веры от своих подчиненных.
- Определите, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
- Четко определите и отразите в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.
- Убедитесь, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками - особенно это касается знания русского языка.
- Разработайте подробный план работы, разбейте его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживайтесь их.
- Прежде чем приступить к внедрению системы, продумайте организационную структуру и бизнес-процессы.
- Убедитесь, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
- Опишите методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.
- При необходимости измените эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.
- Опишите организационную структуру и подумайте о том, в максимальной ли степени она отвечает целям вашего предприятия.
- Забудьте такие популярные клише, как "реинжиниринг" и "сокращения". Вам не обязательно начинать с нуля, осуществляемые изменения не обязательно должны носить радикальный характер, а число ваших сотрудников не обязательно должно быть сокращено.
- Изучите наиболее эффективные методы, применяемые в вашей отрасли, и попытайтесь использовать те из них, которые подходят для вашей организации.
- Обеспечьте создание необходимой технической инфраструктуры.
- Поручите соответствующим специалистам оценку вашей нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определите роль отдела информационных систем и продумайте, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
- Осуществите необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Ничего не делайте наспех: новое сетевое оборудование, например, может сыграть ключевую роль в том, чтобы ваша новая система работала так, как запланировано, а связанные с этим затраты будут весьма невелики в сравнении с расходами на оставшуюся часть проекта.
- Убедитесь, что система отвечает основным потребностям всех пользователей. Документально зафиксируйте потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.
- Всегда определяйте приоритеты.
- Пользуйтесь полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают вашим потребностям.
- Управляйте изменениями, подстраиваясь под своих сотрудников. Проводите изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
- С самого начала задействуйте всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
- Регулярно общайтесь с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
- Разработайте план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа. Помогите пользователям системы увидеть "полную картину".
|
