Оставьте в покое этот текстовый редактор! Итоговый отчет можно изменить за одну минуту!

Компьютерные приложения для формирования итоговых отчетных документов в последние годы стремительно совершенствовались. Многие фирмы используют в своей работе подобное программное обеспечение. Но многие ли используют его эффективно?

Множество приложений создают итоговые отчетные документы в формате Word или в формате других программ для обработки текстов, что позволяет вносить в эти документы "последние коррективы". Редактировать отчеты на экране и направлять их потом на принтер так легко, что многие делают это как само собой разумеющееся. Но является ли такой способ действий наилучшим? Во многих случаях это не так. Возможно, что специальное программное обеспечение способно и само вносить изменения, иногда даже намного эффективнее и быстрее, чем текстовые редакторы.

Рассмотрим в качестве примера процесс нумерации страниц. Пусть номера были проставлены в верхнем правом углу, однако хотелось бы, чтобы для данной компании-клиента, чьи отчетные документы занимают 30 страниц, номера располагались внизу, в центре страницы. На внесение этих изменений с помощью программного обеспечения Hartley потребуется около 15 секунд, которые уйдут на установку параметров, определяющих место, где должны находиться номера страниц. Затем еще одна секунда (честное слово!) потребуется для переформатирования всех 30 страниц и еще две секунды, чтобы загрузить документ в Word для печати. Полное время - 20 секунд, однако давайте будем сдержаны и назовем это "одной минутой", поскольку не у всех есть Pentium 400 MHz c 64 Мб памяти. Для менее мощных компьютеров, например, Pentium 90 MHz с 48 Мб, общее время на переформатирование и загрузку в Word будет составлять около 30 секунд, так что наша "одна минута" не столь уж далека от истины.

Существует множество задач, которые можно решать аналогичным образом. Некоторые из них рассмотрены ниже.

Определение длины линий, которыми подчеркиваются числа. Количество чисел, требующих подчеркивания в бухгалтерских отчетах - итоговых или промежуточных сумм - просто поражает. Если вы хотите удлинить (или сделать короче) линии подчеркивания, то внесение таких изменений вручную может занять 15-20 минут, по сравнению с минутой на изменение одного параметра специальной программы и переформатирование отчетов.

Удаление слов "Предварительный вариант итогового отчета", которые были автоматически проставлены на каждой странице. И вновь, чтобы найти и удалить подобные сноски на каждой странице, потребовалось бы десять минут.

Добавление дополнительного примечания к итоговому отчету. На первый взгляд в данном случае экономия времени может показаться не столь значительной, так как при использовании программного обеспечения Hartley необходимо набивать соответствующие дополнения вручную и устанавливать опцию включения этого примечания в итоговый отчет. На вводе текста ничего не экономится, особенно если его набирает неопытная "машинистка". В действительности, время может даже возрасти.

Однако что, если это дополнение вставляется где-то в начале раздела примечаний к итоговому отчету компании с ограниченной ответственностью? Номера остальных примечаний, которые следуют за только что добавленным, необходимо также изменить. Специальная бухгалтерская программа сделает это автоматически.

Пусть для одного из клиентов требуется убрать строки со сведениями о капитале и операциях с ним из главной части баланса и поместить их в раздел комментариев. И вновь, подумайте о времени, которое необходимо для выполнения такой задачи вручную, ведь, возможно, потребуется новая нумерация страниц, вставка еще одной страницы и т.д. Специальная программа проделает все это меньше, чем за минуту.

Счета в балансе были проставлены в четыре колонки (две колонки для текущего года и две для предыдущего). Допустим, что теперь требуется перейти к формату, в котором каждый год будет показан в одной колонке. Общее время переделки отчетов всех клиентов в текстовом редакторе - по 30 минут на каждого из 600 клиентов - равняется 300 часам. На внесение таких же изменений с использованием программного обеспечения Hartley Accountant понадобиться всего 20 секунд, которые уйдут на установку одного параметра.