Случай из практики поставщика

В апреле 1996 года Управление здравоохранения округа (District Health Authority) и Управление по контролю за предоставлением медицинских услуг семейными врачами (Family Health Service Authority) были официально заменены единым Управлением здравоохранения Северного Эссекса (North Essex Health Authority - NEHA). В центре внимания нового управления оказался процесс налаживания сотрудничества и привлечение к оказанию первичной медицинской помощи более чем 40 госпитальных учреждений, семейных врачей-терапевтов, дантистов, окулистов и фармацевтов.

Управление распоряжается бюджетом в размере 500 млн. ф. стерлингов. Оно призвано отвечать за здоровье 880-тысячного населения Северного Эссекса. Следуя постановлениям британского правительства, перекладывающим ответственность за ведение финансов на местный уровень, соответствующий отдел Управления осуществляет свою деятельность из трех отдельных офисов в Харлоу, Колчестере и Уитеме, соединенных между собой глобальной сетью. Финансовый отдел совершил переход в среду клиент-сервер под Windows, вложив средства в приобретение прикладного программного обеспечения, включая Microsoft Office, SPSS 6.0 for Windows и Mapinfo 4.0, которое используется при решении ответственных задач, стоящих перед этой организацией. Программное обеспечение Access Accounts было выбрано для контроля за стоимостью договоров и облегчения анализа эффективности деятельности тех, кто оказывает медицинские услуги.

Кроме того, используя инструментальное оборудование OMNIS 7, собственная группа разработчиков Управления создала базу данных для хранения, извлечения и анализа информации о пациентах, что позволило этой организации составлять точные отчеты об их обслуживании.

До апреля 1996 года финансовый отдел Управления полностью зависел от работоспособности миникомпьютера DEC/VAX, находившегося в Гарольд-Вуде, графство Эссекс. Доступ к этой системе осуществлялся через глобальную сеть пользователями из всех Управлений здравоохранения региона северной Темзы. Хотя данная система была, в общем, надежна, ее длительный выход из строя в 1994 году привел к тому, что финансовый отдел Управления здравоохранения округа смог лишь провести необходимые платежи за этот период и оказался неспособен предоставить какие бы то ни было отчеты. Ограниченные возможности по генерации отчетов в сочетании с затрудненным доступом заставили финансовый отдел заняться поиском на рынке новой бухгалтерской системы. Необходимо было подобрать поддерживающую многопользовательскую работу систему под Windows, которая могла бы, во-первых, обеспечить более удобный доступ к данным с целью упрощения получения отчетов и, во-вторых, приспособиться к современной бизнес-модели NEHA (Управления здравоохранения Северного Эссекса, North Essex Health Authority), принимая во внимание переданную на местный уровень ответственность за ведение финансов.

Предварительное изучение рынка бухгалтерского программного обеспечения началось в феврале 1995 года, после чего группа из четырех человек, ответственных за принятие окончательного решения, отобрала 11 систем. Было выслано 11 комплектов документов с предложением участвовать в тендере, на которые пришло пять ответов. Группу, которая должна была принять решение, возглавил заместитель руководителя местного финансового отдела Дэрил Кокмен (Daryl Cockman). Для оценки выбранных систем группа использовала методику PRINCE. Г-н Кокмен подчеркивает: "Мы хотели получить хорошие функциональные возможности и простоту использования в сочетании с гибкостью при генерации отчетов. Мы нуждались в программном обеспечении, которое, в первую очередь, было бы простым и практичным, а также как можно более гибким при составлении наших отчетов".

К концу октября 1995 года сравнительный анализ был завершен, и результаты работы группы были представлены на рассмотрение руководящего совета. "По сумме баллов, на основе расставленных приоритетов, но без учета стоимости внедрения, система Access Accounts заняла первое место. Единственной областью, где данная система получила низкую оценку, оказалось финансовое положение компании Access Accounting, так как это предприятие, по стандартам Управления, была создана относительно недавно", - сказал Дэрил Кокмен.

После консультаций и дискуссий в октябре было выдано разрешение на продолжение работы с системой Access Accounts. Эксплуатация должна была начаться 1 апреля 1996 года, поэтому в распоряжении группы оказалось меньше шести месяцев. Благодаря заранее предусмотренному выборочному тестированию удалось избежать перерывов в процессе внедрения. Основной проблемой явилась нехватка времени у руководящего состава, обусловленная жесткими сроками и желанием начать эксплуатацию именно 1 апреля.