Случай из практики поставщика

Создание структуры плана счетов стало самым трудным процессом в рамках данного проекта. На это потребовалось два месяца, главном образом непосредственно в Уитеме. Разработка плана номинальных счетов началась с фиксации установленных законом требований к ведению бухгалтерского учета и определения соответствующих рубрик. Затем Управление проделало ту же самую работу в отношении управленческой отчетности. Необходимо было добиться достаточной гибкости с тем, чтобы абсолютно все отчеты можно было легко получить. Найденное решение потребовало поддержания не менее 12 различных уровней в нумерации рубрик. Компания Access Accounts модифицировала свою систему, чтобы расширить поле категорий счета в книге номинальных счетов до 25 символов, внеся в последующем это изменение и в стандартную версию.

Общая стоимость системы в течение первого года эксплуатации составила 45 тыс. ф. стерлингов, включая стоимость программного обеспечения, обучения, консультаций и сопровождения. Затраты времени работников руководящего звена на внедрение были оценены в 18 тыс. ф. Хотя объем капиталовложений за первый год превысил уровень годовых расходов на поддержание в работоспособном состоянии системы на основе миникомпьютера, в работе Управления был достигнут требуемый уровень автономности, соответствующий произведенным организационным переменам. Все ответственные за принятие решений, начиная с членов руководящего совета, положительно оценили полученный результат. Дерил Кокмен заявил: "Мы в нашем финансовом отделе хотим помочь процессу обслуживания пациентов. Мы поможем улучшить медицинское обслуживание в этом регионе, если будем быстрее предоставлять более качественную информацию работникам Управления, которую они смогут использовать при заключении договоров и контроле за их исполнением".

Внедрение системы Access Accounts позволило менеджерам финансового отдела воспользоваться преимуществами технологии построения открытых систем и интегрировать финансовые и нефинансовые данные. Как следствие, составление различных видов отчетности на разных уровнях Управления стало занимать меньше времени, а надежность результатов повысилась. Это позволило Управлению добиться полной автономности своей финансовой системы, причем все затраты окупились через два года после инсталляции.

Если бы переход от системы на основе миникомпьютера на новую систему не состоялся, то передача ответственности за ведение финансов на местный уровень затянулась бы на неопределенное время.

Благодаря графическому интерфейсу и простоте получения отчетов в новой системе улучшились условия работы компьютерных операторов, отвечающих за ввод данных.

Вердикт Дерила Кокмена очевиден: "В результате внедрения новой системы мы получили более удобный доступ к нашим коммерческим данным. Кроме того, наши сотрудники теперь шире применяют Microsoft Access в процессе генерации отчетов".

Chartech News (The jorunal of the Faculty of Information Technology of the Institute of Chartered Accountants in England and Wales)