Внедрение систем бухгалтерского учета. Проблемы и решения

Список проблем, возникающих в ходе проекта по внедрению системы и после начала ее эксплуатации, не ограничивается описанными выше. У всех проектов по внедрению управленческих информационных систем имеются общие элементы, которые, на наш взгляд, так же нуждаются в кратком анализе.

Во-первых, хотя внедрение системы и выглядит как задача чисто технического характера, крайне опасно недооценивать значимость человеческого фактора. Воздействие изменений, негативное отношение людей к изменениям и конфликтующие интересы различных групп следует учитывать и оценивать на наиболее ранней стадии с тем, чтобы обеспечить разработку стратегии, которая позволяет преодолеть любые ситуации, препятствующие успешному осуществлению проекта.

Обеспечение достаточно высокой степени участия сотрудников компании-клиента всегда представляет проблему в ходе подобного рода проектов. Какой бы высокой ни была квалификация консультантов, участие ключевых сотрудников самой компании является обязательным. Одна из задач менеджера проекта - контроль за сроками окончания отдельных этапов и организация процесса таким образом, чтобы предотвратить постоянные переносы сроков завершения проекта в связи с окончанием месяца, отчетного года, отпусками, больничными листами, прочими реальными и мнимыми предлогами.

Организация и управление проектом представляет собой сложную задачу, для выполнения которой необходим разносторонний опыт работы не только в технической области, но и в сфере управления персоналом. Принять решение о том, какую стратегию использовать, совсем не просто, учитывая то, что консультанты зачастую оказываются в ситуации, когда им приходится оказывать определенное давление на сотрудников фирмы-клиента, хотя статус им этого не позволяет.

Еще одной важной задачей является определение реальных потребностей предприятия. Очень часто пользователи предъявляют завышенные требования, стремясь автоматизировать и формализовать каждый шаг в новой системе. Если бы проектная группа пошла по данному пути, ей пришлось бы создавать слишком сложную систему, настройка, управление и эксплуатация которой были бы весьма трудной задачей. Поэтому здесь всегда нужен определенный компромисс, который невозможен без глубокого понимания основ функционирования предприятия. Кроме того, до внедрения системы зачастую бывает необходимо провести диагностику предприятия и оптимизацию ключевых бизнес-процессов.

Впоследствии в ходе проекта следует предусмотреть процедуры управления изменениями, которые обеспечили бы своевременный анализ целесообразности и оценку стоимости каждого изменения в дизайне системы, осуществляемого по запросу пользователей. Часто такие запросы возникают в связи с изменением нормативных требований, пересмотром российских или международных стандартов финансовой отчетности. Иногда в систему приходится вносить массу корректировок даже при незначительном изменении стандартов. Тем не менее, современные управленческие информационные системы обычно отличаются достаточной гибкостью и способны отражать изменения внешних условий.

То же самое относится к установке новых версий системы. Обычно это делается в целях расширения функциональных возможностей системы и корректировки недостатков более ранних версий программного обеспечения. Однако при каждом последующем обновлении проектная группа рискует столкнуться с необходимостью повторной настройки и тестирования параметров системы.

Обучение пользователей является еще одним важным фактором успешной реализации всего проекта. Следует разработать соответствующую стратегию с учетом объема работ и затрат на их проведение. Проектной группе необходимо решить, как организовать весь процесс обучения: для всех сотрудников или только для ключевых пользователей, которые затем обменяются полученными знаниями с остальным персоналом.