Внедрение систем бухгалтерского учета. Проблемы и решения

Перенос данных из старой системы в новую - важная задача, имеющая большое значение для успешного осуществления всего проекта. Обычно к моменту внедрения новой системы у предприятия уже накоплены данные о хозяйственных операциях за длительный промежуток времени, которые следует загрузить в новые базы данных. При выполнении данной задачи необходимо найти компромисс между стремлением осуществить как можно более плавный переход на новую систему, которая содержала бы все имеющиеся данные, и обеспечить минимум затрат на ввод такого рода информации. Таким образом, важно определить реальные потребности в отношении начальных данных (их вид, степень детализации, охватываемый период, возможность ограничиться только вводом входящих сальдо).

Кроме того, следует рассмотреть вопрос достоверности данных и их верификации, особенно если раньше в компании не использовалась качественная интегрированная система. В частности, различные отделы могли работать с разными программными продуктами, при этом одни из них являлись стандартными и относительно простыми, а другие могли быть разработаны на самом предприятии. Такая организация работы обычно влечет за собой увеличение объемов документации и необходимость повторного ввода одних и тех же данных в различные системы, что в свою очередь приводит к росту числа ошибок. Кроме того, при переносе данных может потребоваться сбор дополнительной информации, так как новая система способна обеспечить поддержку большего количества системных параметров и главных файлов (например, дополнительные уровни классификации покупателей и поставщиков, несколько пунктов назначения, различные центры калькулирования затрат и т.п.).

После определения требований и объемов работы следует изучить различные подходы к вводу данных. Существуют следующие варианты:

• ввод данных вручную;
  основные недостатки: более высокая вероятность появления опечаток и более длительный период ввода информации; данный вариант следует использовать в случае незначительного объема информации, когда дешевле ввести ее вручную, чем изменять конфигурацию системы в целях автоматического ввода данных;
• использование функциональных возможностей или специального инструментария обеих систем в области экспортирования/импортирования данных (для старой системы требуется экспортирование, для новой - импортирование); основные проблемы - требуется наличие вышеупомянутых функциональных возможностей и совместимость форматов;
• разработка адаптированных программ, которые обеспечивают загрузку информации либо непосредственно в файлы базы данных (что может быть чрезвычайно рискованным и почти не используется на практике), либо через имитацию ввода информации с клавиатуры.

Какой бы ни был выбран вариант, для его осуществления потребуется координация работы всей проектной группы.

После завершения настройки и тестирования системы, а также после обучения всех пользователей остаются еще две задачи - организовать запуск новой системы и обеспечить наличие соответствующих средств поддержки ее функционирования после ухода консультантов.

Существуют два варианта запуска системы: либо параллельная работа вместе со старой системой, либо полный запуск новой системы после того, как "все мосты сожжены", т.е. когда старая система полностью прекращает работу. В первом случае сбой новой системы менее опасен для всего предприятия, однако, будет гораздо труднее приступить к ее полномасштабному использованию. Кроме того, дополнительному давлению подвергаются конечные пользователи, так как им приходится проделывать двойную работу в обеих системах.

Второй вариант может оказаться более рискованным, если не была обеспечена высокая степень надежности работы новой системы. В случае неудачи, если компании придется вернуться к старой системе, вряд ли в скором будущем у нее появится еще одна возможность запуска новой системы. Чувство общего разочарования и неудовлетворенности окажут гораздо более негативное воздействие, чем любые технические проблемы. Для предотвращения подобной ситуации следует провести тестирование системы до начала ее эксплуатации.

И последняя, но отнюдь не менее важная задача заключается в обеспечении поддержки системы после ухода консультантов. Наш опыт показывает, что в самой компании должен быть человек, отвечающий за поддержку и дальнейшее развитие системы. Им может стать новый, специально нанятый специалист, однако в идеале этот человек должен принимать участие в работе проектной группы с самых ранних этапов проекта. Это наиболее оптимальный подход, так как клиенту в будущем не придется целиком и полностью зависеть от консультантов.