Об оценке эффективности внедрения и применения систем управления ресурсами предприятия

Рост интереса к системам управления ресурсами (СУР) предприятия, весьма противоречивые сведения о результатах их внедрения, а также августовский кризис, до критической отметки снизивший долларовый эквивалент доходов, существенно увеличили интерес к оценке эффективности использования таких систем, как, казалось бы, основному критерию их полезности. Учитывая высокую стоимость проекта внедрения даже для российских продуктов ( как правило от сотни тысяч долларов до миллиона и более) такой интерес вполне понятен.

Особую пикантность ситуации придает тот факт, что в западной практике этот же вопрос, активно обсуждавшийся 4-5 лет назад, в настоящее время практически "закрыт", будучи сведен к простой формуле, связывающей обороты компании и уровень затрат на создание системы управления ресурсами: (стоимость СУР)=(0.01-0.03)х(годовой оборот компании). К ней мы вернемся в конце статьи.

Из чего складывается стоимость типичного проекта внедрения?

Прежде всего это стоимость самого программного продукта для реализации (ПО СУР), которая рассчитывается обычно как (стоимость лицензии на рабочее место)х(к-во рабочих мест), так же существует вариант "серверной лицензии", в этом случае: (к-во серверов на которых будет работать продукт)х(стоимость лицензии на сервер). Реже, но встречаются и смешанные варианты, а также вариации приведенных базовых схем, например, существуют лицензии на так называемых "конкурентных пользователей", то есть одновременно работающих в сети, а возможны лицензии на "именованных" пользователей, то есть тех, кто введен в базу данных пользователей, в первом случае могут различаться понятия "лицензия" и "рабочее место". Существуют, но являются скорее экзотикой, лицензии и на объем базы данных и на количество юридических лиц, работающих на одном продукте.

Если ПО СУР состоит из нескольких компонент, то принципы лицензирования разных компонент могут отличаться, что-то может лицензироваться на рабочие места, что-то на сервер, а что-то вообще на компанию-клиента. В любом случае нужно точно выяснить у поставщика, какие компоненты входят в заявленную им стоимость ПО и каковы правила расширения поставки, например приобретения дополнительных рабочих мест или лицензий по каждой из компонент.

Второй обязательной компонентой стоимости является цена программного обеспечения СУБД, на базе которой работает система управления. Здесь вариаций очень много, в целом принципы лицензирования аналогичны описанным выше, но допускаются всевозможные варианты: стоимость включается в стоимость лицензий основного ПО, или не включается, имеется специальная цена или фирменные скидки или нет. Если СУР многоплатформенная, то для разных СУБД принципы определения стоимости могут быть разными и более того, какое-то ПО придется покупать отдельно. Если СУБД "входит в поставку" СУР, то нелишне будет выяснить, какие еще компоненты СУБД могут потребоваться в ходе проекта: например, рабочее место программиста-разработчика, серверные компоненты для администрирования, компоненты для русификации или печати русских отчетов. Они могут не входить в стоимость стандартной поставки. Также нужно выяснить сможете ли вы использовать полученные лицензии СУБД для самостоятельно разработанных на ее базе продуктов и кто отвечает за сопровождение и поддержку поставленной СУБД: поставщик СУР или российский представитель фирмы-разработчика СУБД. То, что в любом случае отвечает последний - неверно!. Некоторые программные продукты продаются со встроенными СУБД, в этом случае отдельно лицензии на СУБД вообще не продаются. Однако это должно быть явно указано в контракте.

Заключает первую триаду стоимость поддержки и сопровождения ПО СУР и СУБД. Она обычно составляет 15-20% от их суммарной полной стоимости по контракту, за годичный период сопровождения, и включает в себя такие компоненты как "горячая линия" - поддержка по телефону, бесплатная поставка новых релизов и версий программного обеспечения, ответы на письменные запросы клиента, бесплатное устранение обнаруженных ошибок, и, возможно, ряд других условий. В договоре должны быть четко определены термины и порядок оказания всех перечисленных услуг, иначе потом вряд ли удастся доказать, что вы об этом договаривались. Особенностью российской специфики является частые изменения бухгалтерского и налогового законодательства, которые для своей реализации могут потребовать существенного вмешательства не просто в отчете формы, но и в бизнес-логику продукта. Такого рода изменения могут не попадать под условия стандартного договора о сопровождении даже отечественных производителей.

И, наконец, последняя и нередко самая весомая компонента - стоимость внедрения. Наиболее просто вычисляемым и удобным для покупателя является вариант "внедрения под ключ", но чаще встречается вариант оплаты по часам и по работам, перечень которых определяется по мере необходимости или предварительно, исходя из некоторого типового плана внедрения. Из практики работы на российском рынке можно оценить стоимость внедрения любого ПО СУР не менее чем стоимость всех перечисленных выше компонент ПО (стоимость которого принята за 1), то есть 1:1. Окончательная стоимость обычно бывает больше и достигает уровня 1:3-5. Если вам обещают внедрение менее чем за половину стоимости ПО, то лично у меня это вызвало бы подозрения - либо стоимость ПО сильно завышена, либо ваши собеседники что-то не договаривают о внедрении. Ряд поставщиков под единым термином "поддержка внедрения", включаемым в стоимость контракта, понимают формально рассчитанную стоимость работы своих консультантов исходя из их минимальных трудозатрат на год внедрения. Услуги по внедрению в этом случае будут также предоставляться на почасовой основе.

При более детальном исследовании оказывается, что стоимость внедрения тоже представляет собой триаду: обучение проектной группы, инсталляция ПО, интеграция компонент системы и доведение продуктов до действующей модели. В более сложном случае последний этап, который было бы правильно назвать собственно внедрение, как это ни странно, также представляет собой триаду: подготовка исходных данных, построение модели предприятия с помощью ПО СУР, устранение возникших расхождений модели и реального предприятия. И наконец, обычно для полного внедрения данный процесс часто приходится повторить именно три раза. Из перечисленных выше элементов внедрения процесс инсталляции и интеграции компонент обычно, к счастью, в российской практике включается в стоимость ПО или делается бесплатно, хотя это и не всегда обязательно так.

Наиболее часто попытка сократить стоимость внедрения предпринимается за счет обучения проектной группы. К сожалению, эта заманчивая экономия обычно приводит к серьезным проблемам на последующих этапах. Кстати именно необходимость длительного и дорогостоящего обучения - наиболее часто умалчиваемый поставщиками элемент проекта внедрения ПО, за счет чего и достигаются внешне привлекательные уровни стоимости внедрения. Российская и международная практика однозначно свидетельствует: обучение проектной группы - обязательный этап внедрения, и он не может быть сокращен или устранен без серьезных последствий для конечных результатов. Особенно это верно для нашей страны, где количество специалистов по бизнес-консалтингу и по системам управления ресурсами весьма незначительно.

Таким образом теперь мы знаем как определить стоимость покупки. Как же определить эффективность внедрения системы?