Сущность системы внутреннего контроля

Чтобы системы контроля были эффективными, в компании на всех уровнях должны понимать, что они в большой степени способствуют достижению корпоративных целей. Они не должны восприниматься как системы, которые существуют для того, чтобы ограничивать сотрудников или вводить бюрократические регламентации.

Задание

Перечислите пять основных признаков эффективной системы внутреннего контроля.

Эффективная система внутреннего контроля имеет ряд характеристик. Она должна быть:

• простой и понятной;
• интегрирована с планированием;
• эффективна по затратам;
• гибкой;
• поддающейся учету;
• полной;
• точной;
• предоставляющей информацию как можно чаще;
• динамичной;
• предоставляющей объективную информацию;
• включающей систему для работы с чувствительной информацией;
• обеспечивающей самоконтроль и раннее предупреждение.

Почему важны эти характеристики? Давайте рассмотрим каждую поочередно.

Простая и понятная: Эффективный контроль должен состоять из простых, легко понимаемых процедур, которые могут проводиться всем персоналом, отвечающим за него. Должно существовать ясное понимание причин контроля, какие функции он призван выполнять и каким образом он способствует успешному достижению корпоративной стратегии. Если механизмы контроля сложны, возникает тенденция к их игнорированию, они становятся объектом сокращений, их не понимают.

Интегрирование с планированием: Эффективный контроль связан с планированием. Чем яснее и точнее связь, тем более эффективной будет система контроля. Лучшим путем соединения планирования и контроля является учет для контроля в процессе составления планов. Это значит, что по мере установления целей в процессе планирования разрабатываются стандарты, которые будут отражать, насколько хорошо реализуются планы.

Эффективность по затратам: Системы контроля необходимо постоянно проверять и оценивать, чтобы определить общие затраты на их содержание. Результат сравнивают с ценностью активов или преимуществами, которые дает система контроля.

Гибкость: Система контроля должна быть достаточно гибкой, чтобы реагировать на изменения. У организации должна быть возможность с ее помощью эффективно проводить несанкционированные или необычные операции. Системы контроля должны обеспечивать контрольный доступ, который не следует использовать в других целях, т.е. для решения прикладных задач. Постоянное использование контрольного доступа свидетельствует о том, что система негибкая.

Подотчетность: Контроль должен быть поручен сотруднику или организации, которые отвечают за его осуществление. Эти сотрудники должны понимать всю меру своей ответственности и то, каким образом эта ответственность распределяется между другими сотрудниками, осуществляющими контроль.

Полнота: Механизмы контроля должны быть разработаны таким образом, чтобы отражать следующее: сложность организации, разнообразие операций, размах операций, различные используемые методы, типы контролируемых процедур. Многие системы контроля терпят крах по причинам, связанным с узостью их задач и недостаточным пониманием необычных операций.

Точность: Решения, принимаемые на основе неточной информации, - неудачные решения. Однако на практике многие управляющие принимают важные решения, основанные на неточной информации. Результатом неточной информации являются несоответствующие действия управления и потери ресурсов.

Своевременность: Своевременность относится к способности системы контроля регулярно выдавать информацию. Чем выше уровень неопределенности и нестабильности в обстановке, тем больше потребность в регулярной информации и частых измерениях.

Динамичность: Контрольные системы должны быть в значительной степени динамичны, чтобы приспосабливаться к частым изменениям в технологии, процессах, смене процедур в компании, условиям рынка или другим организационным факторам, которые могут требовать их постоянного обновления. Некоторые системы могут оставаться неизменными на протяжении всего времени, в то время как другие могут требовать регулярных и значительных изменений.

Объективность: Системы контроля должны предоставлять как можно более объективную информацию. Объективная информация более полезна, чем субъективная, и позволяет управляющим принимать более удачные решения.

Проблемы управления: Системы внутреннего контроля часто выходят из строя или дают сбои. Это может происходить из-за изменений в технологии, процессах, процедурах, персонале или преднамеренных попыток обойти систему внутреннего контроля. Системы внутреннего контроля должны обеспечивать каналы связи для всех служащих на всех уровнях компании, чтобы использовать их для доклада в тех случаях, когда другие системы используются ненадлежащим образом.

Самоконтроль/заблаговременное предупреждение: Системы внутреннего контроля должны осуществлять самоконтроль. Некоторые системы осуществляют самоконтроль автоматически, другие требуют периодической проверки. Подобный процесс проверки важен для компании в том случае, если ей необходимо поддерживать и модифицировать свою систему. Чем больше необходимость в системе внутреннего контроля, тем более важно внедрить такие методы работы, которые выявляют проблему на раннем этапе. Если это возможно, системы контроля должны устанавливаться для того, чтобы обеспечить автоматическое предупреждение, а не зависеть от проверки или аудита.