Портал знаний предприятия

Поскольку цель EKP - объединение ряда возможностей, создать его как монолитную систему, наверное, не удастся. Портал должен охватывать все уникальные аспекты и компоненты предприятия, позволяя отказаться от отдельных, специализированных и несовместимых порталов. Архитектура порталов знаний должна совмещать возможности различных приложений и источников информации и служить единственной точкой доступа, обеспечивая (providing) общие мета-данные (meta data) и уровни безопасности. Для реализации этого следует обратиться к объектно-ориентированным методам. Способность вместить и содержимое, и правила, создать специализацию посредством подклассов делает объекты безальтернативным средством представления источников, отношений и взаимодействий, содержащихся внутри EKP (см. рис 1).

Рис. 1: Архитектура портала знаний

EKP позволяет взаимодействовать с объектами, определять модель или сеть корпоративного или личного знания. Портал способен создавать новые объекты, организовывать и группировать их в модели, находить объекты и следовать моделям, чтобы создавать и использовать знания. С применением EKP растет сеть объектов, а одновременно и их ценность, так как пользователи непрерывно превращают информацию в знание.

Тенденции будущего модульного ПО и расширяемого языка XML также связаны с объектным подходом. Пока поставщики EKP и другие независимые разработчики ведут дискуссии о будущем модульном доступе к своей функциональности, EKP уже можно использовать для размещения и связывания модульных объектов. Вырастая в комплекс общепринятых стандартов, XML становится открытым методом действительной передачи объектов в источники EKP и из них.

Первоначальные реализации EKP-решений дали хороший результат в сфере управления системами сбыта, отношениями с потребителями и управления интеллектуальной собственностью.

Управление системами сбыта. Универсальные отделы снабжения транснациональных компаний в целом работают вполне эффективно. Автономность этих групп позволяет им наилучшим образом оказывать услуги отдельным подразделениям, однако она же мешает им пользоваться коллективными знаниями.

EKP применяется для объединения всех отделов снабжения на основе общих элементов их работы (поставщики, товары, местонахождение). Любой сотрудник может быстро получить доступ к знаниям всех остальных о контрактах, расходах, к наблюдениям и выводам. EKP объединяет людей с общими навыками и ролями, помогает создать коллективное знание и совместно пользоваться им. Поскольку каждый имеет оперативный и легкий доступ ко всем составляющим снабженческого опыта (будь то цифра из базы данных или пометка о недобросовестном поставщике), компания может получить экономию на снабжении в миллионы долларов.

Управление отношениями с потребителями. Допустим, торговая организация хочет усовершенствовать учет в филиалах и вести его как учет единой фирмы, когда каждый продавец имеет одни и те же знания о каждом потребителе. EKP позволяет продавцам в различных офисах участвовать в создании базы знаний по клиентам. Все предложения, наблюдения, новости и особенности товара классифицируются по клиентам, отраслям и видам продукции. Шквал телефонных звонков, факсов и электронных сообщений теперь эффективно управляется посредством Web-браузера, который позволяет быстро реагировать на запросы покупателей, использовать прошлые находки для увеличения выручки от продаж.

Интеллектуальный капитал. Рассмотрим как пример проектную компанию с представительствами по всей стране, которая хочет более эффективно использовать свои предыдущие разработки. EKP предоставляет сотрудникам виртуальный проектный центр для хранения информации о проектах, разработках и взаимодействии рабочих групп. Повторно используя коллективное знание по ряду важных факторов, фирма может создать более качественные проекты за меньшее время.

Реализация EKP - это не просто отбрасывание старого панциря, из которого фирма "выросла". В первую очередь, следует выработать стратегию КМ (Knowledge management - управление знанием) в области культуры, процессов и единиц измерения любого внедряемого ПО. Такая стратегия затрагивает ряд аспектов.

Инвентаризация систем и информации для EKP. Создайте схему существующих приложений и хранилищ, содержащих ценную информацию. Отметьте, какая часто запрашиваемая информация не автоматизирована. Решите, нужно ли создавать дополнительные хранилища данных для ступенчатой организации информации или хватит прямого взаимодействия с источниками данных.

Взаимодействие с EKP различных подразделений, функциональных участков, клиентов и поставщиков. Определитесь в отношении абонентов портала. Что вас больше заботит: общение между сотрудниками, партнерами, клиентами - а может быть, все сразу?

Обзор бизнес-процессов и мероприятий, которые могут вступить в противоречие с культурой совместного пользования знаниями. Каждая организация создает свою "экономику" знаний - способы, которыми люди передают и потребляют знания. Если организация уделяет основное внимание развитию открытого обмена информацией, идеями и личными знаниями, она уже на пути к получению значительных преимуществ от автоматизированных процессов. Однако если сотрудники фирмы считают, что лучший способ сохранить рабочее место - утаивать информацию, зачахнет любой проект внедрения EKP.

Стимулирование использования EKP. Предлагая сотрудникам коллективно работать через автоматизированный портал, вы, скорее всего, меняете поведение людей. Пока новые методы совместной работы не стали обычным делом, можно поощрять сотрудников за вклад в базу знаний. Портал знаний должен определять род и объем такого вклада.

Выбирая портал знаний предприятия для решения своих задач, исходите из структуры портала. Как его адаптировать к вашему предприятию, как расширять его возможности? EKP, который вы выберете, должен быть открыт для настройки, способен работать с различными типами данных, загружать приложения и обеспечивать защиту при доступе к содержимому и функциям.

Устанавливая портал знаний, используйте поочередное добавление сообществ (communities), вместо того чтобы стремиться сразу "взорвать" все предприятие. Каждое сообщество (отдел кадров, отдел снабжения и т. д.) потребует внимания и специализации, и одновременное внедрение может превратиться в кошмар. Ищите портал достаточно гибкий, чтобы приспособить его к потребностям всей организации. Для следования общим целям и обеспечения преемственности всегда руководствуйтесь стратегическим планом.

Порталы знаний предприятия развиваются параллельно с непрерывным развитием управления знанием. Попробуйте формализовать в своей организации роль KM и управление процессами, попробуйте управлять повторным использованием знаний на постоянной основе. Хотя организация управления знанием и установка эффективного портала знаний требуют определенных усилий, они, в конечном итоге, могут поднять автоматизацию и корпоративную эффективность на уровень, недоступный при применении традиционных информационных технологий.

Джефф Граммер - соучредитель и главный технический директор IntegrationWare Inc. (www.integrationware.com), где он руководит технической стратегией и созданием IntraBlocks, Web-решения на зарождающемся рынке порталов знаний предприятия. Опыт Граммера лежит в сфере объектно-ориентированных технологий, проектов распределенной обработки и организационного обучения.