Методология: составление диаграмм согласно ISO9000
Федор Петренко
Данная методология составлена на основе стандартов серии ISO9000 и доказала свою эффективность, позволяя получать четкое и легкое для восприятия изображение бизнес-процессов. Методология рекомендована к использованию для Технических заданий и Конфигурации комплексных информационных систем.
1. Отражение бизнес-процессов
Диаграмма отображает процесс в привязке к организационной структуре.
- Подразделения показываются в левой части диаграммы.
- Все действия фиксируются слева направо в порядке их осуществления.
- Подразделения должны быть упорядочены таким образом, чтобы максимально облегчить понимание их взаимодействия. Например, если процесс начинается в отделе А, потом переходит в отдел Б (путем передачи некоторого бумажного документа), а затем в отдел В (путем телефонного звонка), то следует расположить отдел А наверху диаграммы, под ним - отдел Б и в самом низу - отдел В.
- Количество блоков на диаграмме не должно превышать 30.
- Перечень используемых символов:
| 1. |
| Начало процесса. |
| 2. |
| Конец процесса. |
| 3. |  | Ручной процесс. |
| 4. |  | Автоматизированный процесс. Блок этого типа должен обязательно иметь связь с блоком типа 7 с указанием соответствующей подсистемы и т. д. |
| 5. |  | Бумажный документ. В каждом блоке этого типа, помимо названия, должен быть обязательно указан код печатного документа. В отдельной таблице, прилагаемой к диаграмме, по коду должны восстанавливаться шаблон и процедуры заполнения печатной формы. При правильном документообороте все бумажные документы в том или ином виде архивируются. |
| 6. |  | Ручной (с клавиатуры, сканера) ввод данных в автоматизированную систему. Блок этого типа должен обязательно иметь связь с блоком типа 7 с указанием соответствующей подсистемы и т. д. |
| 7. |  | Автоматизированная система, электронное хранилище данных. В тексте блока такого типа обязательно должно быть указано название Модуля, Подсистемы, Системы и т. д. |
| 8. |  | Решение (выбор). Текст в этом блоке должен предполагать ответы "Да" или "Нет". Отступление допускается, если при этом вопрос и варианты ответов становятся более понятными (например, возможен вопрос: "Как клиент оплачивает заказ?" - и варианты ответа: "Наличными", "Через банк"). |
| 9. |  | Архив. Значок размещается в том подразделении, где ведется архив. |
| 10. |  | Соединитель страниц. Если символ находится в конце страницы, он должен содержать номер следующей страницы. Если значок расположен в начале - указывается номер предыдущей страницы. |
| 11. |  | Соединитель с другим процессом. Должен содержать код процесса (указывается в заголовке диаграммы перед именем процесса). |
- Каждый раз, когда процесс переходит из одного подразделения в другое, должен указываться способ передачи и носитель информации, инициирующей продолжение процесса в следующем подразделении. Передаваемая информация может быть бумажной (символ 5), электронной (символ 7), устной и др. Если информация устная, специальный символ не используется, но обязательно делается соответствующая запись над стрелкой.
- Передаваемая информация всегда изображается в том подразделении, куда она передается.
- Каждый процесс должен иметь начало и конец (или несколько начал и концов).
- Рекомендуется избегать использования блоков выбора (символ 8). Если в результате выбора процесс распадается на два частично или полностью независимых подпроцесса, рекомендуется изображать их как два отдельных процесса.
- Ветвь процесса, рассматриваемая как основная или предпочтительная, должна быть выделена более толстой линией, чем остальные ветви.
- Стрелка, обозначающая продолжение процесса, должна исходить из стороны символа, противоположной входящей стрелке. Для основной ветви входящая стрелка может располагаться только с левой стороны символа.
2. Название и реквизиты
Заголовок диаграммы размещается в верхней части диаграммы, посередине, и формируется согласно следующей структуре:
<XYY>. <Функция - Область - Метод - >.
- XYY - буквенно-цифровой код процесса, X - буква, YY - двузначное число.
- Функция - базовая бизнес-функция, например: Продажа, Администрация, Производство, Закупка и т. д.
- Область - товарное направление, бизнес-область, канал распространения и т. д.
- Метод - способ доставки, оплаты и т. д.
- - необходимые уровни Подметодов.
Образец заголовка: S12. Sales - gases - centralized delivery - depots.
Диаграмма должна иметь следующие реквизиты:
- имя компании-клиента (указывается в левом верхнем углу);
- имя компании-автора (в правом верхнем углу);
- имя файла (в левом нижнем углу);
- дата (в правом нижнем углу).
3. Программное обеспечение
Рекомендуемое ПО: Optima! Express 2.0 или Visio 2000.
4. Примеры диаграмм
Нижеследующея диаграмма не является диаграммой реального процесса на работающем предприятии, но позволяет лучше понять описанные выше методы и приемы.
5. Комментарии
Описанная методика составления диаграмм позволяет легко контролировать правильность отражения процессов. Например:
Известно, что при оптовой продаже товаров выписывается накладная и счет-фактура клиенту. Для проверки, на любой диаграмме, отражающей продажу товаров оптом, достаточно найти печатные формы, расположенные в подразделении "Клиент". Если там нет накладной и счета-фактуры, значит где-то в описании процесса допущена ошибка.
Федор Петренко - заместитель начальника отдела системного анализа группы компаний НЭКС, автор проекта по комплексной автоматизации российских предприятий шведского газового концерна АГА, ведет активную практику в области управленческого консультирования и внедрения КИС, e-mail: fpetrenko@rbcmail.ru.
