ERP-континуум

Внедрение ERP влечет за собой большие преобразования, поэтому важно объяснить руководителям, как и зачем проводить реинжиниринг задач и процессов. "Некоторые руководители смотрят на ERP с недоверием, не замечая возможных выгод или своей роли в получении этих выгод, - говорит Давенпорт. - Финансовый директор может помочь им понять эту роль".

Очень важны обучение и подготовка по конкретным аспектам системы ERP. Компания Owens Corning начала обучать персонал поиску и применению данных в ERP-системе. "В течение первых двух лет мы имели проблемы с отчетностью в основном потому, что не было соответствующих инструментов, - говорит Боб Демори (Bob Demory), директор компании по учету. - Когда эти инструменты возникли, мы поняли, к каким феноменальным данным имеем доступ".

Вскоре компания начала готовить отчеты о прибылях и убытках и балансы на уровне оперативного подразделения. Owens Corning получила доступ к такой информации, как доля клиента в общей клиентской базе, платежная история клиента. "В старой системе на получение таких данных ушли бы месяцы", - утверждает Демори.

Как только финансисты и бухгалтеры освоились с новыми данными, Owens Corning обучила руководителей собирать эти данные самостоятельно, не полагаясь на финансовый отдел. "Мы - на пути к самообслуживанию, - говорит Демори. - Хотя отчетность обеспечивается отделом финансов, мы стремимся к тому, чтобы руководители находили информацию самостоятельно. Если менеджеру по продажам нужны сведения о доходности, он может сам выбрать 10 самых прибыльных клиентов или товаров, а не фильтровать целый отчет. Надо только знать, какие данные ищешь".

Чтобы помочь менеджерам понять, какие сведения им нужны, где и как их можно найти, Owens Corning провела серию семинаров. Она добилась того, что высшее руководство поддержало систему и стало ее использовать.

Освоиться с ERP-системой сотрудникам Owens Corning помогают четыре эксперта. Все они - опытные члены бухгалтерской команды. Кроме ответов на вопросы и обработки информационных запросов эта группа поддержки при необходимости предлагает дополнительные тренинги. "Эта команда сыграла важную роль в достижении успеха, - говорит Демори. - Ведь компания всегда движется вперед со скоростью самого слабого своего работника".

Тренинг не должен быть одноразовым мероприятием. Изменения в организации и в самой ERP-системе часто требуют переобучения. Компания Bourns запустила свою систему два года назад, и обычная текучесть кадров практически свела на нет первичную подготовку. "Иногда необученные кадры создают проблемы, которые уже были решены", - говорит Лис.

Компаниям, которые до сих пор не спешили применять свои ERP-системы, не стоит отчаиваться. "Начать никогда не поздно. Некоторые фирмы не используют свои системы по 6-7 лет после установки", - говорит Давенпорт. Под руководством коммерческих подразделений и отдела ИТ организация может сосредоточиться на деловых целях, которых хочет достичь с помощью ERP-системы, а не на ее запуске.

ERP требует постоянного вложения времени и ресурсов, поэтому следует принять меры, чтобы эти усилия не оказались напрасными. Оценивая мероприятия, руководитель должен задать себе массу вопросов: Какова будет окупаемость инвестиций? Скоро ли проявятся преимущества? Каковы практические цели внедрения?

"Важнейший этап в оценке влияния ERP - поставить несколько достижимых целей, - говорит Майкл Херзог (Michael Herzog), старший вице-президент по высокотехнологичным решениям в KPMG Consulting. - В течение нескольких кварталов в компании должны проявиться заметные улучшения: снижение рабочей нагрузки и рост производительности".

Иногда финансовая отдача от ERP очевидна. Компании Dow Chemical ERP-система позволила отказаться от "географической" организационной структуры и сконцентрироваться вокруг международных подразделений. Компания получила доступ к международным данным на базе "business-by-business". Центр взаимных финансовых услуг сократил производственные затраты на 60%, а затраты на финансовые функции в процентах от продаж - с 1,8% до 0,6%.

Внедрив ERP-систему, компания Mountain Coffee уменьшила цикл закрытия счетов с 10 до 7 дней, но собирается улучшить и этот показатель. "Цикл закрытия надо сократить до недели, - говорит Херзог. - Если вы не смогли это сделать, значит, скорее всего, неверно сформулировали цель. Когда все получится, вы решите, нужно ли продолжать сокращение цикла или лучше сосредоточиться на чем-то более важном. На том, что болит".