Letyshops

Как выбраться из бумажного тупика

Карен Шварц
Новое направление - сканирование и автоматизация документооборота
Часть 1 | Часть 2 | Часть 3 | Часть 4

Сложнее всего сделать так, чтобы все компоненты, необходимые для работы с цифровыми изображениями, надежно дополняли друг друга. По словам Джима Томаса, "такие компоненты могут включать сканер, запоминающие устройства, а также текстовую и реляционную базы данных". Компании, которые оказывают весь спектр услуг в области обработки изображений и автоматизации документооборота, предоставляют технические решения, которые позволяют в полной мере преодолеть проблемы несовместимости. Наиболее известными в этой области являются компании Wang Laboratories, IBM, BancTec, ViewStar и FileNet. Следующий уровень составляют такие поставщики, как Intelus из Роквилла, штат Мериленд, Optimas из Эдмондса, штат Вашингтон и Micro Dynamics из Сильвер Спринг, штат Мериленд. Среди компаний, выпускающих сложные и дорогие аппаратные средства, можно назвать Eastman Kodak, Data General, а также Bell и Howell.

Зачастую компании приступают к изучению своих бизнес-процессов с единственным намерением - задействовать приложения для формирования изображений, а в итоге начинают использовать также и инструментальные средства для автоматизации документооборота. "Большинство компаний, предпринимающих в настоящее время подобные попытки реинжиниринга, скорее всего, будут применять обе технологии", - говорит Конни Мур (Connie Moore), директор по документообороту и управлению документами из Giga Information Group.

Тем не менее, использование цифровых изображений документов и/или автоматизация документооборота стоит достаточно дорого. В зависимости от инструментария и числа рабочих мест, это может потребовать затрат в размере от 500 долл. до нескольких тысяч. В среднем цена за рабочее место составляет от 2 до 3 тыс. долл., однако стоимость резко снижается, если компании покупают лицензии на несколько тысяч мест одновременно. С другой стороны, если вы решили использовать технологию получения цифровых изображений без автоматизации документооборота, то цены могут быть меньше - от нескольких сотен долларов за простую систему до десятков тысяч долларов за самое сложное приложение.

Необходимо, однако, не только сосчитать, сколько долларов уйдет из бюджета компании, но и принять во внимание еще одно обстоятельство. "Нам известны примеры того, что потеря одного документа может стоить столько же, сколько и система за миллион долларов, - говорит Кей Фейрвезер. - Все зависит от того, какой документ был потерян. Если в бумаге описывались некоторые условия контракта, которые затем были оспорены другой стороной, то ее находка могла бы оправдать весьма значительные расходы".

Когда решение об использовании цифровых изображений и/или автоматизации документооборота в ходе реинжиниринга бизнес-процессов уже принято, возможны два варианта стратегии их внедрения. Некоторые компании поступают по всем правилам, заказывают специальное исследование, чтобы определить, каким же образом лучше подойти к решению данной проблемы. Другие компании полагаются скорее на собственную интуицию и решают проблемы по мере их возникновения.

Случай с одним из британских клиентов Конни Мур наглядно демонстрирует значение исследований бизнес-процессов, предваряющих приобретение программных средств. Клиент, а это был банк, выполнил масштабную программу по реструктуризации. Тщательному изучению подвергся каждый бизнес-процесс. Руководители банка знали о том, что технологии для получения цифровых изображений и автоматизация документооборота способны сыграть важную роль в повышении конкурентоспособности и эффективности управления. Однако смысл их политики заключался в том, чтобы не обращаться к указанным технологиям до тех пор, пока команды специалистов по реинжинирингу полностью не изучат сами процессы. По словам Конни Мур, подход банка оправдан, так как, в отличие от многих компаний, банк в данном случае поставил телегу позади лошади.

Крайне важно выяснить, действительно ли внедрение цифровых изображений в ходе реинжиниринга столь уж необходимо для модернизации управления на вашем предприятии. "Я работала над проектами, связанными с внедрением цифровых изображений. Мы сканировали информацию, создававшуюся в результате деятельности компании. Однако эти данные были не доступны в электронном виде, так как отделы компании не могли наладить совместную работу, - говорит Конни Мур. - Это совсем другая проблема, требующая иных методов решения. Нам следовало использовать технологию, связанную с интеграцией данных, а не с цифровыми изображениями".

"Очень важно заранее знать, чего вы хотите достичь", - говорит Эд МакНирни (Ed McNiernie), директор по стратегии выпуска продукции компании Wang Laboratories. - В этой области существует масса возможностей выбросить деньги на ветер из-за непонимания того, что же собственно требуется сделать".

Не ждите, что внедрение цифровых изображений автоматически решит все ваши проблемы, советует Конни Мур. Она подчеркивает, что в случае необоснованного применения данной технологии, да и по естественным причинам, это может стать дорогостоящим занятием, которое к тому же займет много времени. "Компаниям необходимо ответить на вопрос: возможен ли иной способ представления информации, поступающей к ним извне".

<<предыдущая [1][2][3][4] следующая>>
[вид для печати]
© Enterprise Reengineering

 

 

Реклама: