Автоматизация контроля за составлением отчетов о командировочных расходах

Руководителям крупных компаний хорошо знакома следующая ситуация. Сотрудники бухгалтерии неделю за неделей занимаются тем, что старательно вводят данные отчетов о расходах, просматривают коды счетов различных подразделений и учетных отделов, сверяются с соответствующими правилами компании, перепроверяют вычисления и проводят перекрестную проверку квитанций. Все это постоянно прерывается телефонными звонками от торговых агентов и других командированных, запрашивающих информацию о своих расходных чеках, возмещении расходов и перечислении денег на счета кредитных карт. Все это отнимает уйму времени, приводит к многочисленным ошибкам и в целом крайне неэффективно.

Кроме того, вы инстинктивно чувствуете, что все больше сотрудников компании, отправляясь в командировку, выбирают отели и агентства по аренде автомобилей по собственному усмотрению, а не обращаются к тем поставщикам услуг, которые предоставляют вашей компании специальные корпоративные тарифы. Однако из-за недостатка времени на проверку каждого отчета о расходах и фиксацию обнаруженных фактов у вас нет возможности все это доказать. Вы считаете, что есть лучший способ, и подумываете об автоматизации.

Вы уже читали об автоматизации командировочных расходов в прессе. Вы знаете о предложениях со стороны различных поставщиков. Вы внимательно выслушали мнение своих коллег. На уровне интуиции вы понимаете, что это имеет смысл. Однако вам нужны реальные факты. Если вы собираетесь инвестировать значительные средства в автоматизацию процесса обработки отчетов о командировочных и представительских расходах, какие выгоды и преимущества принесет вам этот шаг?