Автоматизация контроля за составлением отчетов о командировочных расходах

Экономия в денежном выражении, являющаяся следствием автоматизации, - это только начало. Нельзя не учитывать человеческий фактор. Каждый, кто ездит в командировки, знаком с такой ситуацией. Вы сидите воскресным вечером после недели, проведенной в пути, ищите и сортируете все ваши квитанции, просматриваете коды счетов различных отделов, сверяетесь с правилами компании в отношении суточных в Сан-Франциско или расхода средств на ужин с клиентами, вручную вносите все это в отчет о расходах, копируете каждый документ для своего архива, раскладываете все по отдельным конвертам. На следующее утро вы ждете, когда наконец откроется почта, чтобы взвесить эти конверты на случай, если не хватит марки за 32 цента, и отсылаете одну копию вашему менеджеру и еще одну в бухгалтерию. Как это надоедает! Хуже того, возмещения расходов приходится ждать неделями, если только в вашей компании не практикуется либеральная политика выдачи денежных авансов.

Программное обеспечение для автоматизации командировочных и представительских расходов позволяет вам сидеть, положив перед собой лэптоп, в номере отеля,  и, не отрываясь от телевизора, проверять электронную почту, получать информацию о расходах по кредитным картам, вводить сведения об остальных тратах. При этом все данные будут автоматически кодироваться и попадут в нужные отделы после того, как вы подключитесь к сети вашей компании и отправите подготовленную информацию. Более того, вы можете проделать тоже самое на борту самолета по пути домой, если вам так удобнее. Ваш отчет автоматически утверждается, если не найдено никаких расхождений с правилами, установленными в компании.

По словам Сьюзан Локкер (Susan Lokker), президента Coda Enterprises, до внедрения компанией программного обеспечения для автоматизации учета командировочных и представительских расходов на обработку одного такого отчета уходило от двух до трех недель. Теперь на это требуется два или три дня. Карен Сильва (Karen Silva), главный бухгалтер EG&G, еще одной компании, автоматизировавшей учет командировочных и представительских расходов, говорит, что командированным нравится простота и удобство подачи отчетов. Никому не приходится проверять вычисления, утверждение происходит автоматически, а суммы, связанные с возмещением расходов переводится непосредственно на банковские счета командированных.