Бюджет - это очень просто!

Еще один аспект "текущих" бюджетов департамента ИТ - это некоторые "общие" статьи расходов компании, например коммуникационные расходы (линии и каналы связи, Интернет, а иногда телефон, телетайп и т. п.). Бюджеты по ним составляются так же, как и бюджеты других "средних" расходов, распределяемых по периодам. Особенность состоит в том, что такие расходы необходимо "распределять" по другим департаментам.

Рис. 8

Данные о "распределенных" расходах обязательно должны быть доведены (по электронной почте или на специальных бланках) до руководителей соответствующих подразделений, под расписку. При этом правила "доведения" во многом зависят от уровня ответственности руководителей за выполнение данной статьи затрат. Эта статья может являться существенной частью "общефирменных" расходов, поэтому в некоторых компаниях за ней устанавливается весьма жесткий контроль.

Информацию о фактических расходах необходимо собирать по периодам и в случае существенного их превышения - принимать меры. По результатам выполнения бюджетов периода необходимо готовить "итоговый" документ - аналитическую справку, в которой анализировать как "перерасход", так и "недовыполнение" отдельных статей.

При возникновении вопросов со стороны руководства такой документ подтвердит уровень вашего профессионализма и поможет избежать лишних претензий, так как вы сможете убедительно показать, что вашем департаменте "все под контролем". К тому же отчет позволит не допустить неприятных ситуаций, когда выясняется, что "недорасход" вызван нерасторопностью ваших подчиненных, просто забывших произвести обслуживание техники.

В заключение можно сказать, что бюджет, если его разрисовать по картинкам, - это действительно очень просто!