План внедрения: новое и забытое старое

Техническое задание

Техническое задание - набор документов и спецификаций, определяющих требования к информационной системе и ее функциональности. В него входят:

• требования к автоматизированным рабочим местам, их составу и структуре;
• разработка требований к программным средствам;
• разработка топологии, состава и структуры локальной вычислительной сети;
• требования к секретности и защите информации.

Процессы системы делятся на:

• ручные (регламентируются, но не автоматизируются);
• пакетные (как правило, сбор статистических данных, получение отчетности за период, пересчеты глобальных регистров);
• диалоговые (подавляющее большинство процессов в современных АСУП);
• процессы реального времени.

Для автоматизированных процессов конкретизируются требования к виду и форме документов.

В составлении ТЗ принимают участие ИТ-специалисты, в частности разработчики, обладающие необходимым опытом и владеющие терминологией. Результат - подробный официальный документ, в котором отражены перечисленные выше требования или их допустимое подмножество. После составления технического задания можно реально оценить сроки и стоимость реализации проекта.

Формально составление технического задания - работа заказчика, однако в большинстве случаев этим занимается фирма, проводящая внедрение.

Технико-экономическое обоснование

Анализ "затраты-эффект" позволяет принимать обоснованные решения и подтверждает финансовую необходимость изменений.

Для систем MRP/ERP козырная карта ТЭО - управление запасами и логистика. В результате внедрения существенно уменьшаются запасы на складах, сокращается цикл производства, исчезает дефицит товаров и комплектующих и т. д. Все эти преимущества имеют строгое количественное выражение (стоимость аренды складских помещений, затраты на перевозки и др.). В результате расчет экономического эффекта становится делом техники и ТЭО выглядит вполне убедительно.

В то же время определение и количественная оценка некоторых статей расходов до сих пор вызывает трудности даже за рубежом. Отчасти задача решается методом аналогий.

Менее благополучно дело обстоит с внедрением бухгалтерских модулей.

Какую экономическую выгоду получит предприятие, если заменит "плохую" бухгалтерскую систему на "хорошую"? Например, повышение качества учета. Адекватная бухгалтерская система "организует" работающего в ней бухгалтера.

Знакомясь с учетом клиента, нередко обнаруживаешь сотни фантастических субсчетов (заменяющих аналитику), диковинные отчеты, созданные под мудрым руководством, какой-нибудь Марьи Ивановны. Все это согласовано с представителем налоговой инспекции и гордо именуется "официальной учетной политикой предприятия".

Установка на таком предприятии хотя бы "1С" ведет к уничтожению существующей бухгалтерской "матрицы" и вносит некоторый учетный порядок. Однако единственный аргумент в пользу внедрения - необходимость полностью перестраивать учет в случае ухода "концептуального главбуха".

Понятно, что консультант, указавший такие причины, автоматически оказывается в конфронтации с главным бухгалтером. А это, мягко говоря, не полезно.

На первый взгляд, значительно проще обстоит дело с взаиморасчетами (поставщики, покупатели, авансы, дебиторы, кредиторы и т. д.). Три основных аргумента в пользу автоматизации:

• уменьшается вероятности ошибки (особенно если расчеты многовалютные);
• руководство в любой момент имеет доступ к исчерпывающей информации о положении дел;
• существует возможность в режиме реального времени отслеживать должников и своевременно принимать меры.

Однако и тут не все гладко. Чтобы количественно оценить потери от ошибок, надо заранее получить полную информацию по клиенту и его финансовой истории. До подписания договора это нереально. Ущерб от несвоевременных действий вследствие недостатка информации (как и прибыль - в обратном случае) расчету практически не поддается.

Многие так называемые "точные данные" приводятся ИТ-компаниями в основном для психологического эффекта. Общие слова и цифры, результаты статистики вряд ли могут произвести на руководство заказчика сильное впечатление.