Е-бизнес и бухгалтер
Начало в выпусках: #177, #178, #179, #180, #181, #182
Комитет по ИТ при IFAC
Принципы правильной обработки бухгалтерской информации
В среде электронного бизнеса коммерческая деятельность, осуществляемая через сайт предприятия, автоматически связана через интерфейс со вспомогательными системами (внутренней отчетности, управления ТМЗ, бухучета).
Функционирование электронного бизнеса становится особенно важным для системы бухучета, если бизнес-операции влияют на активы или пассивы, создают расходы и доходы либо вызывают события, требующие отражения в финансовой отчетности и иной документации.
Надежность бухгалтерской информации по отношению ко всему процессу электронного бизнеса выше, если система бухучета удовлетворяет принципам как безопасности этой информации, так и правильной ее обработки.
Принципы правильной обработки бухгалтерской информации соблюдены, если система электронного бизнеса и защита ИТ-системы отвечают общим критериям ввода, обработки, вывода и хранения информации и данных о транзакциях.
Эти критерии таковы:
- полнота;
- точность;
- своевременность;
- подтверждение;
- порядок;
- неизменность (регистрация изменений).
Критерий полноты характеризует степень и объем обработанных транзакций. Получатель должен быть уверен, что все транзакции регистрируются системой электронного бизнеса. Для этого всего транзакции должны поддаваться учету и записываться отдельно, а введенные записи – полностью сохраняться в процессе обработки и в течение всего срока хранения.
Критерий точности требует без искажений представлять обработанную информацию о транзакциях электронного бизнеса. Зарегистрированные транзакции должны отражать реальные события и обстоятельства в соответствии с принятой структурой финансовой отчетности.
В соответствии с критерием своевременности, необходимо регистрировать транзакции электронного бизнеса сразу после их совершения. Если между фактом транзакции и записью о нем проходит некоторое время, могут понадобиться корректирующие меры для подтверждения полноты и точности сделанной записи.
Критерий подтверждения требует, чтобы любая статья и запись в финансовом документе поддавалась проверке. Необходимо, чтобы в регистрах и книгах можно было проследить отдельные проводки и найти исходные документы, стоящие за каждой записью. Соответствие критерию подтверждения также предполагает, что обладающая необходимыми экспертными знаниями третья сторона способна вникнуть в суть транзакции и оценить положение предприятия за разумный период времени.
Бухгалтерские записи следует организовывать в системе учета как хронологически (функция регистра), так и по характеру (тип актива, пассива, доход или расход – функция Главной книги). Необходимо, чтобы транзакции и записи о них могли быть найдены и преобразованы в удобный для чтения формат за приемлемое время.
Согласно критерию неизменности, запрещается менять записи и проводки после ввода, если изменения исходного содержания не сопровождаются регистрацией. Изменение записей или проводок необходимо осуществлять таким образом, чтобы исходное содержание и суть изменения были (или могли быть) видны.
При изменении проводок, выполняемых или управляемых программным способом (автоматизированные или периодические проверки), следует также регистрировать изменения исходных данных, на основе которых совершены и контролируются проводки. Это, в частности, касается изменений в правилах выполнения проводок или параметризации ПО и записи изменений в эталоне.
Прежде чем регистрировать транзакцию, полезно проверить:
- все ли детали транзакции ввел клиент;
- личность клиента;
- наличие заказанных товаров или услуг;
- разумность заказа (возможна необычно большая партия вследствие ошибки ввода или дублирования);
- применяемая ценовая структура, в том числе стоимость доставки (при необходимости);
- метод оплаты или кредитоспособность клиента;
- неоспоримость (чтобы инициатор не мог отрицать свою причастность к транзакции).
В электронном бизнесе часто невозможно получить подтверждение транзакции в виде простой расписки, да это и не нужно. Тем не менее, транзакции неизменно следует должным образом подтверждать документально (функция ввода исходного документа).
Критерии функционирования бухгалтерской системы. Функция ввода исходного документа
Согласно критерию подтверждения, эксперты третьей стороны должны иметь возможность вникнуть в суть транзакций и оценить состояние предприятия за разумное время. Для этого каждую транзакцию надо подтверждать соответствующим документом. Предполагается наличие «аудиторского следа» от документов к финансовой отчетности и наоборот: на предприятии управленческий и финансовый учет опираются на функцию ввода исходных документов.
При автоматических транзакциях функцию ввода исходных документов можно реализовать, демонстрируя, что процесс бухгалтерского учета связывает проводку с конкретной сделкой.
Как правило, используются следующие подтверждения процесса:
- документирование внутренних правил программного выполнения проводок;
- подтверждение, что изменения этих правил проводятся согласованно и регистрируются (защита доступа, контроль применения, процедуры испытания и выпуска);
- подтверждение, что проводки действительно выполнены с соблюдением этих правил.
Конкретная реализация функции ввода исходных документов определяется структурой процесса электронного бизнеса. Минимальная информация, необходимая при регистрации транзакции:
- достаточное описание транзакции (или ключ, представляющий такое описание);
- введенная сумма или цифры количества и стоимости, по которым можно найти сумму;
- дата транзакции (дата подтверждающего документа, отчетный период);
- согласие (авторизация) лица, ответственного за ведение учета.
Время совершения транзакции также определяется лицом, ведущим учетные регистры по правилам предприятия. Как правило, сделка считается заключенной, когда она авторизована и полно, точно и своевременно зарегистрирована согласно заведенному порядку, причем в форме, допускающей обработку. Последнее требует добавления таких данных, как:
- кодировка счетов (обе стороны бухгалтерской проводки);
- критерии порядка (например, номер расписки);
- дата разноски.
Столь же важно определить и документировать авторизацию проводок по транзакциям в электронном бизнесе. Помимо глобальных стандартизованных систем удаленной коммерческой связи (S.W.I.F.T., EDI, and EDIFACT), можно использовать отдельные договорные соглашения между сторонами контракта.
Правила формирования и сверки проводок, как правило, ясно изложены в документации по процессу. Программное обеспечение защищено от несанкционированного и недокументированного изменения. Авторизация сопровождается документацией, в которой расписаны соответствующие процедуры автоматизированной авторизации.