Е-бизнес и бухгалтер
Начало в выпусках: #177, #178, #179, #180, #181, #182, #183
Комитет по ИТ при IFAC
Функция регистра
Функция регистра обеспечивает полную и понятную запись всех зарегистрированных транзакций в хронологическом порядке, сразу после их совершения (обычно в регистре). Цель функции ввода исходного документа показать существование транзакции и авторизации для ее обработки. Функция регистра показывает, что транзакции действительно обработаны, причем в разумные сроки.
Проводки функция регистра хранит в анализируемой форме (постатейно), передавая их в обобщенном виде в приложения для е-бизнеса, на верхний уровень бухгалтерской системы. Кроме процедурной документации можно с помощью системы контроля и согласования доказать, что хранимые в небухгалтерских приложениях записи идентичны проводкам в главной и вспомогательных книгах.
Хранимые в функции регистра записи защищены от изменения или уничтожения. Документы нередко вводятся в промежуточные файлы, с тем чтобы после сверки можно было сделать их корректировку. В таких случаях списки, сформированные из них, классифицируются как книги ввода данных, а не как регистры, поскольку транзакции еще не авторизованы.
Регистр содержит подтверждение транзакций и информацию для функции подтверждающего документа, в том числе, при необходимости, ссылки на дальнейшую информацию.
Регистры хранятся в течение предусмотренного законом срока в виде распечатки или в машинном формате. Для первого случая полноту печатного списка можно подтвердить, например, последовательной нумерацией страниц или промежуточными суммами. Во втором случае важно, чтобы в течение срока хранения базовый процесс позволял преобразовать регистр в читаемый формат.
Функция главной книги
Функция главной книги помогает организовать записи транзакций, хранимые в регистрах в хронологическом порядке по типам: актив, пассив, доход или расход. В системах бухучета функции регистра и главной книги обычно совмещены. В интегрированном ПО они могут поддерживаться автоматическими процессами разноски по счетам.
Функция главной книги представляет транзакции главной и вспомогательных книг отдельно, обычно со следующей информацией:
- название счета;
- код записи;
- суммы и остатки дебета и кредита;
- дата проводки;
- дата на подтверждающем документе;
- счет, представляющий другую сторону бухгалтерской проводки;
- ссылка на подтверждающий документ;
- описание или код проводки.
Кроме того, в функцию главной книги полезно внести дополнительную информацию:
- номер подтверждения кредитной карты;
- комплексная информация, доказывающая, что были получены переводы и т. д.;
- данные о цифровой подписи, которой заверен контракт.
Документация
Непременное условие прозрачности е-бизнеса и системы ИТ – адекватная процедурная документация с описанием всех системных элементов, нужных для понимания процесса ведения дел электронным способом. Только информация, дополняющая данные ввода и результаты обработки, поможет третьей стороне оценить правильность сложных процедур. Если документация ведется аккуратно и объясняет ход процесса е-бизнеса, это позволяет оценить правильность обработки бухгалтерской информации.
Процедурная документация состоит из двух частей: пользовательской и системной технической. Первая включает в себя информацию, нужную для правильного использования всех приложений ИТ. Она не только содержит общее описание задач и отношений между различными модулями приложения, но и объясняет суть и цель полей ввода, внутренние процедуры обработки (особенно автоматизированной) в программе и процедуры формирования отчетов.
В случае типового ПО производитель дополняет упомянутую часть описанием всех настроек в приложении и документами по системе внутреннего пользовательского контроля (например, параметризации и использованию полей ввода или системы кодирования).
Цель системной технической документации – обеспечить надежную и правильную эксплуатацию ИТ. Также она помогает программисту обслуживать приложения ИТ. Характер и объем этой части зависит от сложности ИТ-приложения. Ее методологию и формальную структуру выбирает программист.
При большом числе языков программирования простой ссылки на исходный код программы недостаточно для прозрачности системы е-бизнеса и бухучета. Документация позволяет специалистам третьей стороны за разумное время понять суть программной обработки (особенно ее функции и процедуры), не зная языка программирования.
Например, системная техническая документация содержит такую информацию:
- назначение программных модулей и их связь с другими модулями;
- организация и структура данных (записей данных или таблиц БД);
- изменяемые элементы таблиц, применяемые для формирования проводок;
- запрограммированные процедуры обработки, в том числе контроль ввода и обработки;
- запрограммированные процедуры обработки ошибок;
- ключи;
- интерфейсы к другим системам и конкретным данным для обмена;
- процедуры редактирования, а также инициированные действия (например, приостановление операции, создание сообщения об ошибке и т.д.)
К системной технической документации обычно прилагаются инструкции по правильному применению самой системы, в том числе:
- резервное копирование;
- обеспечение деятельности предприятия, в том числе в плане провайдеров интернет-услуг;
- верификация обработки (журналы обработки и согласования);
- описание процедур для выпуска новых и измененных программ;
- перечень существующих программ с подтверждением их версий.
