Учите ли Вы своих служащих воровать?
Гери Зин
CPA
Скупой платит дважды
Приведем типичную ситуацию. Специалист находится в длительной командировке. Вернувшись после ужина в гостиничный номер, он включает телевизор и, выбрав один из каналов, смотрит фильм. Утром гостиница выставляет счет - 5 долларов. За что? Платный просмотр.
В конце недели сотрудник подает отчет о расходах: проживание в гостинице - 500 долларов. Что делает бухгалтер? Вычеркивает 5 долларов и выдает 495. Почему? Потому что оплата ТВ - это личные расходы, которые, по правилам фирмы, компенсации не подлежат.
Как специалист поступит со следующим отчетом? Верно: допишет туда затраты, по статьям, не требующим квитанции (такси, чаевые и пр.). И не на 5 долларов, а на 15, 20 или больше (чтобы отомстить). Что он при этом думает?
"Я тут вкалываю по 10-12 часов в день, приношу компании втрое больше моих годовых 65 тысяч долларов. Не попадаю на игру к детям и на родительские собрания. А какой-то бухгалтер, стоящий 12 долларов в час, наказывает меня на пятерку? Он-то сейчас дома, обнимает детей и желает им спокойной ночи".
Что получилось в итоге? Человек убедился, что свои деньги он может вернуть только обманным путем - приписками. Отчет о расходах в дальнейшем будет составлен по правилам, но эти правила навязывают работникам поведение, которое невыгодно фирме.
Специалисту не просто обидно - он хуже работает, так как обдумывает способ вернуть свои деньги. Результат: вы потеряли гораздо больше 5 долларов, но даже не знаете об этом.
Нужен ли отчет о расходах?
Хотели бы вы избавиться от процесса, который занимает много времени, не дает ни копейки и заставляет работников считать вас крохоборами?
Вопрос: Что такое отчет о расходах?
Ответ: Пустая трата времени.
Поясню на личном примере. У меня есть лекционное бюро (speakers bureau) "The Pros & The Cons", где работают бывшие осужденные из числа "белых воротничков". Эти люди участвовали в махинациях на суммы до 350 млн. долларов.
Наша деятельность требует постоянных разъездов, и чтобы облегчить жизнь сотрудникам, я оплачиваю им перелет, проживание и налоги своей карточкой American Express (зарабатывая себе "frequent flyer").
Сначала я возмещал и другие командировочные расходы. Поступающие отчеты сверялись с квитанциями, все пересчитывалось, подводились итоги и через две-три недели выписывался чек.
Затраты времени были огромными, прибыль - нулевой. Я решил, что проверка отчетов - дело пустое и от нее лучше отказаться.
Проанализировав процесс, я определил, что на прочие командировочные расходы (питание, чаевые, такси и т. д.) уходит в день 75-80 долларов. Я сообщил сотрудникам, что буду выдавать им по 100 долларов ежедневно. Что получилось?
Раньше, когда я возмещал все расходы, мои работники ездили из аэропорта в гостиницу на такси за 30 долларов и обедали в ресторане за 45. Теперь они добираются до отеля на автобусе за 12 долларов. Угадайте, где они обедают? В McDonald's.
Это устраивает меня, так как я больше не беспокоюсь о том, на чем мои командированные ездят и где едят. Им это тоже нравится, так как расходы компенсируются сразу и нет необходимости писать отчеты и ждать три недели чек. Экономя на питании и проезде, они кладут "лишние" деньги в свой карман, не увеличивая моих расходов.
В некоторых случаях могут возникнуть проблемы с налогами, но их можно решить, обратившись к налоговому консультанту.
Цена злоупотреблений
Из-за мошенничеств и хищений американская экономика теряет 400 млрд. долларов ежегодно. Это составляет 6% прибыли или 9 долларов в день на одного работника (Report to the Nation on Fraud and Abuse, Association of Certified Fraud Examiners, 1995).
Малые компании рискуют больше. Почему? У них нет таких сложных систем внутреннего контроля, как у крупных предприятий.
Association of Certified Fraud Examiners провела опрос, который дал такие результаты:
- 67% респондентов считают, что ситуация с мошенничествами сегодня хуже, чем пять лет назад;
- 70% полагают, что выявление махинаций совершенствуется (это обнадеживает);
- 75% убеждены, что для борьбы с нарушениями не хватает ресурсов;
- 82% всех случаев приходятся на хищение активов.
Пример. Громкий заголовок: "Доверенное лицо похищает миллион долларов" (The Columbus (Ohio) Dispatch, April 11, 2000, p. A1).
Беверли Кункель (Beverly Kunkel) была не только доверенным секретарем и бухгалтером в компании Kendrick Mollenauer Painting, но и женой ближайшего друга президента. "Когда Форд женился на Беверли, мы приняли ее как члена семьи".
Кункель проработала в компании 13 лет, и 11 из них - воровала. Когда она говорила, что клиенты задерживают оплату, хозяева снимали средства с депозитов, чтобы погасить обязательства. За год Кункель похищала денег больше, чем оба собственника фирмы вместе зарабатывали. В качестве возмещения ущерба компания получила около 135 000 долларов.
Продолжение в следующем выпуске.
