О стилях и классах: Реальность и мифология компьютерных систем управления предприятием

"В нашей стране атеизм никого не удивляет, большинство нашего населения сознательно и давно перестало верить сказкам о Боге"

За несколько лет работы в области информационных технологий и управленческого консалтинга мне приходилось неоднократно сталкиваться с курьезными случаями, основанными на ошибочных суждениях. Некоторые, наиболее распространенные, на мой взгляд, требуют особого внимания. Надеюсь, что среди приведенных "мифов" есть те, с которыми вам приходилось встречаться на выставках и презентациях, и их анализ поможет вам в будущем решать возникающие проблемы.

Миф 𔫝. "Если бы я был космонавтом, или Чем больше, тем лучше". У этого мифа есть несколько модификаций, например: "У меня самое большое предприятие, значит мне нужна самая большая система", или: "Мое предприятие является лидером в отрасли, значит, мне нужна система-лидер", или: "Чем дороже, тем лучше". Цепочку вариантов можно продолжать. Конечно, нет смысла покупать систему, не занимающую лидирующие позиции. Однако система должна быть не просто лидером, а лидером для предприятий вашей отрасли, примерно вашего размера. Кроме того, она должна давать наилучшее соотношение функциональность/стоимость для всего проекта.

Вернемся к аналогии с покупкой автомобиля. Если вы приобретаете автомобиль, то наверняка планируете полностью использовать его возможности. Нет смысла оплачивать полную стоимость машины, если вам нужны только багажник и колеса (5-10% функциональных возможностей).

При выборе системы на первое место должна ставиться экономическая обоснованность инвестиций, требования пользователей и ожидания от внедрения. Даже если ваша фирма является многофункциональным холдингом, чтобы повысить эффективность и отдачу от инвестиций, стоит для каждого предприятия выбрать систему, наиболее подходящую ему по профилю. Консолидацию и получение отчетности можно проводить на уровне холдинга, в рамках специально предназначенной для этих целей системы.

Следование принципу "чем больше, тем лучше" без оценки возврата инвестиций, скорее всего, приведет к тому, что проект отнимет лишнее время и средства.

Миф 𔫞. "Мне необходимо выбрать систему к 11 февраля 2000 года". Если сегодня 1-е февраля, а выбор только начат, наверное, стоит задуматься: а почему в предыдущем году (предыдущие 3, 5 или 10 лет) задачи выбора не стояло, а предприятие работало? Почему нет возможности потратить еще 2-3 месяца, но подобрать наиболее подходящий вариант?

Речь здесь снова идет об экономической эффективности. Цена ошибки в результате принятия неправильного решения слишком велика, ведь суммарные инвестиции могут составить от нескольких десятков тысяч до несколько миллионов долларов.

Миф 𔫟. "Для правильного выбора мне нужно проанализировать все имеющиеся на рынке системы". Это оборотная сторона мифа 𔫞. На российском рынке уже сейчас представлено несколько десятков систем, и их число будет увеличиваться из года в год. Для сравнения, в США существует более 100 систем, поддерживающих концепцию управления MRP-II.

В нашей практике несколько раз встречались компании, которые выбирали систему на протяжении 2-х и более лет. Часто такое затягивание приводило к невозможности принять окончательное решение. Предприятие не могло сориентироваться в море собранной информации, а критериев для выбора было недостаточно. Поистине, в данном случае лучшее - враг хорошего.

Большинство предприятий на Западе хорошо знают основных игроков в том сегменте рынка компьютерных систем, который максимально соответствует деятельности предприятия. Выбор проводится из 2-4-х систем одного или близких классов. Остальные просто не рассматриваются. Такой подход значительно упрощает процедуру выбора, снижает временные и финансовые затраты предприятия, а в конечном итоге - способствует принятию наиболее эффективного решения.

Миф 𔫠. "Система "Ежик и Кролик" работает для всех типов предприятий и производств". Если это так, то она, скорее всего, относится к локальным или финансово-управленческим системам, потому что требования к бухгалтерскому учету или управлению отдельными локальными функциями от предприятия к предприятию различаются незначительно. Для комплексных систем управления, включая управление производством, в мировой практике существует понятие вертикальных (или специализированных) рынков. Такие рынки чаще всего совпадают с отраслями промышленности и/или типами производственного процесса.

Большинство средних и крупных интегрированных систем имеют в своем арсенале несколько выделенных вертикальных рынков, для которых они исходно создавались. Та же специализация существует и для некоторых финансово-управленческих систем. Если поставщик придерживается открытой маркетинговой политики, то при демонстрации системы вам будет сказано, на какое производство в первую очередь она ориентирована и какие модули были переведены и локализованы для России.

Тезис мифа 𔫠 может быть верным, если вы рассматриваете программу-конструктор.

Миф 𔫡. "В системе "Ежик и Кролик" бухгалтерия занимает только 3%". При подобном утверждении сразу возникает два вопроса: "Как считали?" и "Чем заполнено все остальное?". В интегрированных системах бухгалтерия неразрывно связана с другими функциональными возможностями, так как большинство операций (приходы, выбытия, передачи, регистрация производства и пр.) требуют бухгалтерских проводок. В таких системах бухгалтерию невозможно выделить как отдельный модуль.

Локальные и финансово-управленческие системы чаще всего создаются вокруг бухгалтерии, и, со всеми своими хитросплетениями, бухгалтерия в них занимает более половины всех функциональных возможностей.

Миф 𔫢. "Хорошая система решит все мои проблемы". К сожалению, ни одна система всех проблем не решит. Это всего лишь большой калькулятор, который работает на основе заложенных человеком алгоритмов. Система может помогать собирать данные, превращать их в информацию и организовывать информацию для принятия управленческих решений. Даже после внедрения комплексной интегрированной системы принятие решений и анализ полученной информации полностью остается за руководителями предприятия.

Мировой опыт показывает, что при правильном выборе система охватывает до 80% потребностей предприятия. На большинстве западных предприятий одновременно работает несколько интегрированных друг с другом систем, решающих различные специализированные задачи.

В силу сложности и многообразия управленческих методик и подходов один поставщик не может быть в состоянии устранить все проблемы организации. Обычно в этом и нет необходимости. Цель любой автоматизации - решить ключевые задачи, а возможность построения электронных интерфейсов между системами упрощает обмен данными. Таким образом, необходимо понимать важность поэтапного создания взаимодополняющей архитектуры информационных систем на предприятии.

Миф 𔫣. "Раз это компьютерная система, пусть с ней разбирается отдел АСУ". Роль отдела АСУ очень велика как при выборе, так и при внедрении интегрированной системы. Однако заказчиками всегда являются функциональные подразделения, и они должны занимать лидирующие позиции во всех процессах. Отделы АСУ надо задействовать в качестве технических экспертов, а функциональные требования должны исходить от самих подразделений, в которых система будет установлена - отделов закупки и сбыта, бухгалтерии, производственного отдела и пр.

Необходимо иметь в виду, что:

• часто сотрудники АСУ не заинтересованы в покупке новой системы, так как занимаются собственными разработками;
• интегрированная компьютерная система управления значительно сложнее и предназначена для других целей, чем приложения для автоматизации работы офиса (MS Word, MS Access, Paradox или MS Excel). То есть внедрение такой системы должен проводить не отдел АСУ, а специально создаваемая группа из представителей основных подразделений - заказчиков системы.

Миф 𔫤. "Новая система "Ежик и Кролик" заменяет систему SAP R/3 (варианты: JD Edwards, SyteLine, BPCS и пр.)". Это самый знаменитый миф последних нескольких месяцев, хотя подобные заголовки можно было найти и несколько лет назад. Я уверен, что большинство читателей не воспринимают такие утверждения всерьез. Нисколько не умаляя заслуг разработчиков новых систем, приходится констатировать, что чудеса случаются не так часто. Если подсчитать количество человеко-лет, потраченных на разработку комплекса SAP, обороты, а также количество внедренных проектов и число сотрудников в каждой из компаний, сравнение теряет всякий смысл.

На одной из последних выставок представитель ведущей российской фирмы по разработке программного обеспечения сказал мне, что написание системы стандарта MRP-II займет у его компании около 5 лет. На мой взгляд, несколько завышенная, но реалистичная оценка.

Миф 𔫥. "Новая интегрированная система "Ежик и Кролик" полностью отвечает стандартам MRP, MRP-II, ERP и CSRP, а также всем прочим существующим и будущим стандартам". MRP (Materials Requirements Planning) и MRP-II (Manufacturing Resource Planning) являются не стандартами, а, скорее, сводом концепций построения компьютерных систем управления, которые подробно описаны в ряде специализированных изданий, рекомендованных американской организацией APICS для всех разработчиков подобных систем.

Любовь западных теоретиков к аббревиатурам породила еще ряд подобных понятий. ERP (Enterprise Resource Planning), так же как и CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), EAM (Enterprise Asset Management), MES (Manufacturing Execution System), PDM (Product Data Management), и многие другие - это тоже не стандарты, а своды рекомендаций или концепции, описывающие определенные направления деятельности предприятия и в разной степени воплощенные в компьютерных системах.

Термин ERP часто используется в качестве собирательного для описания комплексного подхода к управлению предприятием. В этом смысле можно считать, например, систему БЭСТ системой ERP для торговой фирмы, так как БЭСТ может полностью покрывать потребности компании и обеспечивать управление ее ресурсами. Однако у торговой фирмы нет производственных мощностей, а значит нет необходимости использовать системы MRP или MRP-II. С этой точки зрения ERP - намного более "размытая" концепция, чем MRP или MRP-II.

Концепция CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) также не является стандартом. Она была разработана и применяется в качестве стратегии развития американской компанией SYMIX Inc. для серии программных продуктов SyteLine. Подобные концепции есть и у большинства других крупных поставщиков: mySAP.com - концепция и реализация взаимодействия с помощью Интернет, разработанная компанией SAP; MRP-III - концепция ERP системы, интегрированной с системами прогнозирования и т.п.

В связи с высокой степенью специализации поставщики программного обеспечения на Западе обычно работают в одной или нескольких взаимосвязанных нишах рынка. Чаще всего прослеживается последовательность MRP - MRP-II (- ERP). Поставщики систем для решения задач SCM, CRM, EAM, MES, PDM и т. д. в большинстве случаев предлагают отдельные программные продукты.

Миф 󎲢. "В системе "Ежик и Кролик" заложена полная концепция бюджетирования (варианты: корпоративного планирования, учета затрат, прогнозирования рынков, управленческой отчетности, международных стандартов GAAP, IAS и пр.)".

Как уже отмечалось, любая компьютерная система - это средство для управления и достижения целей предприятия. Любое предприятие является уникальным и, в силу этой уникальности, требует уникального подхода к построению методик управления. Для того, чтобы система могла помочь, например, в бюджетировании, с ее помощью должна быть построена концепция и процедуры бюджетного процесса: сбор информации о затратах и доходах, составление бюджетов, их обоснование (защита), определение отклонений, коррекция результатов и пр. В этом процессе компьютерная система будет являться не более чем справочником и консолидирующим звеном.

Реализация бухгалтерских стандартов GAAP, IAS и других также уникальна для каждого предприятия. Компьютерная система должна обладать необходимыми функциональными возможностями, например двумя планами счетов и возможностью построения связей между ними. Остальное является делом сотрудников предприятия.