Деловой офис - прошлое и будущее

Опишем "традиционный офис" и его устои.

Кирпичи и цементный раствор

У традиционного офиса есть физическое расположение. Обычно он находится в одно- или многоэтажном здании. Компании со стажем обычно имеют свои собственные здания, так как руководители и собственники чувствуют "престижность" подобного владения.

Руководители и собственники считают, что владение зданием создает "солидный и прочный" имидж в глазах служащих, поставщиков, клиентов и общества.

Некоторые компании арендуют офисные помещения на основе долгосрочных контрактов. Такие долгосрочные контракты ограничивают гибкость компании (т.е. возможность перемещения, способность к росту или изменению планировки офиса) и создает фиксированные, а не переменные издержки.

Местоположение

Корпоративные штаб-квартиры, особенно штаб-квартиры больших компаний, находятся в деловых центрах городов. Деловые центры выбираются из-за соображений "престижа", а также из-за близости к транспортным, юридическим, государственным, финансовым и сервисным предприятиям. Региональные офисы расположены поблизости от основных поставщиков и клиентов.

Планировка офиса, основанная на иерархической организационной модели

Все уровни руководства имеют свои собственные офисы. Местоположение и размер офиса, качество мебели указывают на статус его владельца в организации. В результате высшие менеджеры имеют угловые офисы, солидные вишневые столы и прекрасный вид на город, океан и т.д. Напротив, у новых менеджеров маленькие офисы. Тем не менее, эти менеджеры стремятся в один прекрасный день получить собственный угловой офис.

Функциональные группы расположены вместе с рядовыми сотрудниками, технический персонал часто располагается за перегородками. Эти группы помогают поддерживать и обучать друг друга своим специфическим навыкам и складываются в команду с той же самой целью. Функциональная группировка также позволяет менеджеру лучше контролировать подчиненных и руководить ими. Другим популярным видом планировки является "открытая зона". Эта планировка используется с заявленной целью создания атмосферы товарищества и открытости среди работников.

Коммуникации

Большая часть взаимодействия в офисе происходит путем обмена докладными записками. Высшие менеджеры диктуют своим секретарям, и те печатают записки. Менеджеры низшего ранга печатают свои записки сами. Часто менеджеры судят о своей производительности с точки зрения количества записок, которое они создают.

Такая бумажная коммуникационная система предполагает внутреннюю почтовую комнату и систему доставки; бумажные записки приводят к коммуникационным задержкам, последующей сортировке и документированию при получении. Эта бумажная система требует хранилищ документов и выделения пространства, отнимая дорогостоящее место в офисе.

Связь между сотрудниками офиса через внутреннюю АТС представляет собой игру "застал - не застал", на посторонние разговоры по телефону уходит бездна времени.

Традиционная офисная культура предполагает бесчисленные встречи и рабочие совещания. Чаще всего такие встречи и совещания проводятся в офисе, что удобно руководству. Сотрудники, чья работа проходит вне офиса вынуждены тратить ценное время, добираясь до места встречи, а менеджеры требуют присутствия каждого назначенного участника.

Правительственное и налоговое регулирование

Исходя из налоговых стимулов (особенно в связи с амортизацией) менеджеры предпочитают, чтобы компания владела офисным зданием, а не арендовала его. Недавно налоговая служба США позволила увеличить срок амортизации зданий. Эта поправка помогала компаниям, владеющим собственными зданиями, создавать офисы в соответствии со своими потребностями. (С тех пор произошли изменения. По Закону о налоговой реформе 1986 года сроки амортизации для зданий были сокращены.)

Законы о компенсации и охране труда работников.

Исходя из законов о компенсации и охране труда работников, компания обязана предоставлять каждому сотруднику оборудованное рабочее место. Так руководство компании может лучше проводить мероприятия по охране труда, а также наблюдать за своими служащим. Сегодняшняя норма - "управление вприглядку".

Обучение

Обучение служащих в традиционном офисе проводится на месте. Каждый курс разрабатывается и преподается внутри фирмы преподавателями, линейными супервизорами или менеджерами. Работодатель тратит много времени и средств на обучение, так как оно проводится в рабочие часы и отвлекает служащего от непосредственно приносящей прибыль деятельности. Обучение скорее рассчитано на группу, чем на отдельно взятого человека. Отдельно взятые люди не получают достаточную обратную связь и часто относятся к обучению как ко дню отдыха.

Гибкость работников

От сотрудников часто требуется работать как минимум с восьми утра до пяти вечера. Продолжительность рабочей недели варьируется от 50 до 60 часов в неделю. При таком расписании работники с трудом могут обустраивать свою личную жизнь, заботиться о детях, родителям и т.д. Обычно руководство не особенно идет навстречу сотрудникам в вопросах большей гибкости распределения времени.

Компьютерные системы

Большие компании, использующие мэйнфреймы, обеспечивают большинство сотрудников в офисах терминалами. Но нередко компьютерные системы до сих пор не интегрированы, что приводит к дублировании отчетности и данных. Кроме того, во многих больших компаниях запросы к базе данных выполняются специальным персоналом. Эти запросы выполняются по принципу "первый пришел, первого обслужили" и не в реальном времени.

Многие компании внедрили компьютерные сети. Применение сетей позволяет компании не только централизовано управлять данными и программами, но и широко распространять их в соответствии с нуждами офисных работников, проверки безопасности и т.д. Обновление сетевого программного обеспечения легче и не столь дорого, как для системы на мэйнфрейме. Сетевые системы, тем не менее, более подвержены сбоям, чем мэйнфреймы, что приводит к потерям времени работников. Кроме того, сетевые системы не всегда приводят к снижению общих затрат. Скорее подобные новые системы заставляют руководство перераспределять ресурсы на обучение сотрудников и консультирование по работе системы.

Внешние коммуникации

Большинство компаний все еще осуществляют бизнес по телефону, почте или персонально. Для некоторых видов деятельности в настоящее время используется электронная почта. Некоторые компании установили интранет или систему типа Lotus Notes для организации групповой работы. Эти системы обеспечивают некоторые преимущества, достигнутые в Интернете, такие, как единство интерфейса для всех аппаратных конфигураций. Система интранет служит также в качестве защиты информационной системы компании от хакеров.

Ведение дел с внешними организациями

Традиционный офис отправляет накладные и оплачивает счета корпоративными чеками. Некоторые фирмы, особенно розничные торговцы и производители, сегодня используют электронный обмен данными (ЭОД). ЭОД позволяет перемещать между компаниями ограниченный объем данных, избавляя компании от бумажных накладных и повышая качество информации. Очень малый объем товарооборота происходит через Интернет, так как вопросы единства стандартов и обеспечения безопасности до сих пор не решены.

Офисное время

Традиционный офис открыт, как правило, с восьми до пяти.