Деловой офис - прошлое и будущее

Этот раздел статьи описывает наш взгляд на виртуальный офис будущего. Мы применили "абстрактное мышление" и последовали совету Майкла Хаммера начинать продумывание новых подходов "с чистого листа". В процессе мозгового штурма идеи виртуального офиса будущего мы искали новые процессы, которые помогут нам найти упомянутые десятикратные улучшения. Кроме того, для того чтобы помочь описать нашу концепцию виртуального офиса, мы определили, что такое виртуальный офис, а затем обсудили его различные характеристики.

Определение

Виртуальный офис - это среда, в которой сотрудники фирмы используют множество виртуальных устройств (Информационную Супермагистраль) и, выходя за пределы временных и пространственных ограничений, достигают высокопроизводительного обмена знаниями и данными.

Работа дома, вне офиса - это первая версия виртуального офиса, очень распространенная в наши дни. Служащие выполняют свои рабочие обязанности у себя дома (или в другом удаленном от центрального офиса месте). Идя на это, фирмы экономят ресурсы, которые были бы затрачены на оплату энергии, офисных зданий, парковок и т.д. Общество также экономит, инвестируя меньше в инфраструктуру, снижая энергозатраты, сохраняя окружающую среду. Как сообщает профессор Жак Нейринек (Jacques Neirynek), "самое большое препятствие - это не служащие, а руководящие работники. Они лихорадочно год за годом вырабатывают символы корпоративного статуса и неохотно расстаются с этими привилегиями. Их настоящая цель - не интерес к работе или деньги как следствие успеха, а общественное признание".

Характеристики

Виртуальный офис обладает следующими общими характеристиками :

а. Человеческий капитал:

а.1. Пользователи

Профессионалы, являющиеся пользователями информационной системы (ИС), обладают средним уровнем знаний о виртуальной среде. В любом случае, они не являются экспертами в области компьютерных наук. ИС разрабатывается дружественной по отношению к пользователю, и пользователи свободно ее используют. Новички и неопытные пользователи имеют определенный уровень доступа в соответствии с их нуждами и возможностями. При этом пользователи не имеют доступа к изменению программного обеспечения, им не позволяется модифицировать параметры системы.

а.2. Разработчики

Эти профессионалы обладают наивысшими знаниями об ИС. Их работа позволяет им проектировать и конфигурировать систему, испытывать и реализовывать новые системы. Они отлично разбираются в компьютерных и телекоммуникационных системах. Тем не менее, ИС достаточно разумна не только для того, чтобы выполнять рутинные операции и функции поддержки работоспособности, но и также выполнять обязанности, которые часто возлагаются на самих опытных разработчиков. Эта работа выполняется в режиме реального времени и уведомляет другие компоненты системы и/или людей об ошибках и возникновении нестандартных ситуаций.

а.3. Обучение

Все профессионалы в виртуальном офисе проходят через постоянный процесс обучения. Большая часть подобного обучения обеспечивается ИС, которая отслеживает уровни и потребности каждого служащего. Этот процесс использует интерактивные, дружественные пользователю, ориентированные на мультимедиа средства. Когда обучение проводится человеком, студентам не нужно присутствовать в месте проведения обучения. Виртуальный офис позволяет инструктору и студентам взаимодействовать в режиме реального времени. Множество устройств помогают такому взаимодействию, например: системы автоматического перевода, графика, мультимедиа, интерактивные коммуникации, и т.д.

а.4. "Командная" среда

Виртуальный офис основан на полной кооперации всех пользователей системы, действующих как динамичная и гибкая команда. От каждого отдельного пользователя требуется поддерживать минимальный уровень взаимодействия. Если такое взаимодействие не будет происходить, в системе возникнут "пробки" что может отразиться на глобальном выполнении компанией своих функций.

а.5. Роль руководства

Для достижения успеха в установлении среды виртуального офиса руководству необходимо полностью осознать саму идею. Им необходимо наделить необходимыми полномочиями служащих и действовать в роли равноправных участников системы. Им также необходимо создать и поддерживать корпоративную культуру. Руководство должно действовать как лидер в становлении корпоративных ценностей и целей у каждого служащего (в реальном времени с использованием мультимедиа-технологий).

б. Технология

б.1. Передовые направления

Виртуальный офис должен использовать для достижения своих целей передовые технологии всех видов. Руководство и ИС (информационная система) будут постоянно исследовать и испытывать новое программное и аппаратное обеспечение, а также инновационные идеи.

б.2. Упрощенное решение

Даже если виртуальный офис применяет передовые направления технологии, он может использовать простую конфигурацию, которая не обязательно следует самым последним достижениям технологии. Существует множество простых решений (например, электронная почта), которые не требуют высокого уровня оснащенности и используют простое оборудование для своего выполнения.

б.3. Программные инструменты и разработка программ

Виртуальный офис использует различные классы программного обеспечения, главной характеристикой коих является полная интеграция между собой. В качестве подобных видов программного обеспечения могут быть упомянуты:

• Базы данных и знаний с эффективной обработкой большого числа записей. Например, механизмы поиска, использующие многопоточные и многозадачные алгоритмы, что гарантирует быстрый и надежный поиск.
• Базы данных и знаний, являющиеся полностью распределенными, которые обеспечивают одновременный доступ из различных узлов.
• Географические информационные системы, обеспечивающий визуальное представление географически связанных данных.
• Мультимедиа.
• Интеллектуальные локальные и глобальные сети.

Искусственный интеллект (ИИ) был бы крайне важным для виртуального офиса будущего. ИИ, особенно его разновидности, связанные с распознаванием образов и машинным обучением, обеспечивал бы бесценную поддержку системе. ИИ также сделал бы машины достаточно умными не только для общения с людьми (и другими машинами), но также для "рассуждения" и выдачи осмысленных ответов, напоминающие человеческий ход рассуждения. ИИ мог бы также обучать людей, используя знания механизмов логического вывода, заимствованного от экспертов.

Если необходимо компьютерное программирование, программное обеспечение должно создаваться с использованием подходящего языка, следуя индустриальным и фирменным стандартам. Новое программное обеспечение должно соответствовать принципу полной интеграции, избегая при этом избыточности и проблем совместимости. Для переработки программного обеспечения может использоваться перепрограммирование существующих задач.

б.4. Аппаратное обеспечение

Виртуальный офис использует аппаратное обеспечение, обладающее высокой степенью совместимости и взаимодействия, включая компьютерные и телекоммуникационные устройства.

Серверы - это "менеджеры" системы. Они делают возможным все виды транзакций. Их надежность должна достигаться посредством зекрализации (особенно в случае систем реального времени) и высоким уровнем резервирования (например, устройством сохранения энергопитания - UPS). Клиентские устройства также обладают характеристиками серверов, но на более низком уровне.

Сеть соединяет вместе все части аппаратного и программного обеспечения и заставляет их работать как единое целое. Она использует различные уровни телекоммуникационных устройств (проводные и беспроводные механизмы) и достаточно разумна для использования всех временных и пространственных возможностей системы.

б.5. Стандарты

Даже если программное и аппаратное обеспечение предполагает высокий уровень совместимости, виртуальный офис следует некоторым основным стандартам, что позволяет ему наилучшим образом использовать выгоды стандартов фирмы или отрасли. Стандарты, тем не менее, гибко изменяются с течением времени.

б.6. Технологические исследования и разработки

Виртуальный офис будет постоянно находиться в процессе технологических исследований и разработок. Каждую ночь система виртуального офиса ищет в Интернете, в академических исследованиях, в программных и аппаратных библиотеках лучшие (более быстрые, надежные, менее дорогие и т.д.) решения для нужд клиента и виртуального офиса.

в. Телекоммуникации

Телекоммуникации являются ключевым компонентом ИС и всего остального круга компонентов вокруг нее. Виртуальный офис полагается на две среды :

в.1. Внутренняя среда

Внутренняя телекоммуникационная среда виртуального офиса - это компьютерная сеть компании. Если вдруг организация имеет фиксированное месторасположение, то сеть использует высокоскоростную телекоммуникационную среду (например, оптоволокно). Если служащие работают в удаленных местах, коммуникации поддерживаются при помощи различных механизмов квази-реального времени (спутник, микроволновая связь, оптоволоконный кабель и т.д.). Система обладает необходимым механизмом защиты (брандмауэр), позволяющим использовать ее только людям, наделенным правом доступа.

в.2. Внешняя среда

Внешняя телекоммуникационная среда виртуального офиса среда - это связи компании со внешним миром. Информационная система оснащена системой безопасности, которая проверяет не только нежелательных пользователей, но и зараженное вирусами программное обеспечение.

г. Регулирование и правительственное вмешательство

Характер культуры виртуального офиса таков, что для того, чтобы гарантировать свободу слова, честную конкуренцию и распределение вычислительных ресурсов и свободных рынков, правительство должно действовать быстро. Правительству придется применить свою силу, чтобы привести к порядку отдельных людей и фирмы, нарушающие закон (например, антитрестовское регулирование).

Последним случаем, привлекшим внимание всех пользователей Интернета, стало судебное дело против Microsoft. Это дело доказало правительству и обществу в целом, что Информационная Супермагистраль является очень важным приобретением, которое должно принадлежать каждому. Правительство должно вести активные действия, чтобы гарантировать обществу свободный доступ к этому общему благу. Правительству необходимо также защищать права собственности и запатентованные материалы от пиратской деятельности.

Правительству необходимо поддерживать инициативу исследований и разработки, обеспечивая предпосылки для улучшения коммуникационных механизмов.

д. Новая культура

Виртуальный офис радикально меняет культуру организаций. Впервые знания и данные рассматриваются как реальные активы компании. ИС обладает некоторым "разумом" и оптимизирует использование человеческого капитала и всех остальных физических и виртуальных активов. Уровень автоматизации очень высок, но ключевую роль выполняют люди.

В виртуальном офисе большая часть делового взаимодействия выполняется машинами при отсутствии или очень небольшом вмешательстве человека. Временным и пространственным ограничениям постоянно бросается вызов. Пользователям ИС не нужно всегда находиться в определенном месте. Работа вне офиса является обычной практикой, а выполнение обязанностей проверяется либо человеком, либо машиной. Доступ к информационной супермагистали обязателен и часто используется.

Также изменяется и организационная архитектура компании. Она становится гораздо проще по сравнению с традиционной, иерархической. В будущем компьютеры будут контролировать другие компьютеры и даже людей, отслеживая и оценивая их производительность труда на основе тестовых оценок и других критериев. Компьютер будет помогать работникам повышать производительность труда, создавая учебные руководства, основанные на реальном опыте. Система виртуального офиса будет отвечать за награждение и порицание сотрудников компании.