Деловой офис - прошлое и будущее

По определению, реинжениринг - это радикальная перемена. Этот принцип применим также к виртуальному офису, который полностью отличается от традиционной формы. Виртуальный офис - это продукт кроссфункционального проектирования, где информационная технология позволяет радикально улучшить производительность труда.

Виртуальный офис - это инновационный путь воплощения принципов реинжениринга, предлагающий целый ряд уроков и задач, которые профессионалы по реинженирингу должны всегда учитывать. Вот несколько мыслей.

Не все организации должны быть виртуальными

Виртуальный офис не является базовым решением для всех видов бизнеса, по крайней мере не в ближайшей перспективе. Виртуальный офис требует значительных инвестиций в человеческий и материальный капитал и строгих, долгосрочных обязательств от руководства высшего уровня. Подобная инициатива не должна ограничиваться только соображениями затрат. Стратегические соображения также должны быть взяты в расчет.

Существует несколько других примеров, в которых фирмы из-за природы их бизнеса и встроенных ограничений среды (например, неэффективные телекоммуникационные сети) могут испытывать трудности при реализации виртуального подхода. Все фирмы, тем не менее, должны обдумать, как они ведут свой бизнес и что ценно для их клиентов. Виртуальное решение может не работать сегодня, но сработать завтра. Эта возможность должна быть запланирована как часть долгосрочной конкурентной стратегии фирмы.

Сравнение экономических и стратегических решений

Для того чтобы проанализировать и оценить необходимость "виртуальных преобразований", фирма должна разработать стратегический план, определив последовательность как кратко-, так и долгосрочные шагов. Для получения прочных изменений большинство планов должно пройти через три этапа "созидающего разрушения", перечисленных ниже:

Всеобъемлющее управление качеством: характеризуется удалением лишних стоимостных звеньев, наделение работников полномочиями, статистическими измерениями качества, разделением информации и непрерывным подходом к усовершенствованию снизу вверх.

Реинжениринг бизнес-процесса: характеризуется удалением задач, не создающих добавленной стоимости, стартовой точкой в виде "чистого листа", переопределением бизнес-задач как бизнес-процессов, радикальными усовершенствованиями и усилиями по изменению с использованием подхода "сверху вниз".

Трансформация организации: характеризуется сбалансированными весовыми измерениями, изменениями информационных управляющих систем, инкорпорацией систем для улучшения корпоративного обучения.

Значение новых активов - данные и знания

Традиционный офис рассматривает данные как важный актив организации. Тем не менее, виртуальный офис связывает вместе важность совместного сбора и управления знаниями и данными. Создавая "работников знаний", а также системы для помощи обучению в фирме, компании (при помощи виртуальных офисов) могут динамически изменять свою продуктивность и кривые усовершенствований.

Как упор на знания, так и развитие должно стать интегральной частью фирменной корпоративной стратегией. Сегодня, однако, понимание руководителями путей достижения этих двух целей все еще слаба. Больше обучения, академических исследований и времени должно быть затрачено на выработку упора на знания и развитие. В будущем объектная ориентация сулит многое в этом направлении, однако для того, чтобы получить зрелые и надежные технологии, необходимы ресурсы (в том числе время).

Зависимость от технологии

Виртуальный офис зависит от различных технологий, находящихся на различных функциональных уровнях в Соединенных Штатах и во всем мире. Для того чтобы местные и глобальные фирмы перешли к "виртуальным офисам, функциям и организациям", эти технологии должны быть доступны и работать вместе. Компании должны проанализировать каждый из этих уровней с целью определить, в какое месте необходимо направлять их ресурсы, в каком месте необходимо поощрять правительственную поддержку.

Передаточный уровень: это передаточная инфраструктура, через которую передаются информационные сигналы. Он включает физическую телекоммуникационную сеть (т.е. оптические кабели, спутниковые сети и т.д.).

Распределительный уровень: связан с распространением информации через терминальное оборудование, такое как мультимедиа, сервер VOD, локальные сети и т.д.

Уровень приложений: включает разработку и операции с различными базами данных и знаний, прикладными программами и программным обеспечением.

Уровень использования: это уровень, на котором поощряется включение пользователей в активное использование информационных служб.

Все уровни, описанные выше, взаимозависимы, взаимосвязаны и работают как единое целое. Для достижения "виртуального офиса, функции или организации" каждому уровню необходимо продемонстрировать высокую степень надежности, гибкости и эффективности. Понимая каждый уровень, руководители могут разработать лучшую долгосрочную стратегию и эффективные изменения. Кроме того, руководители лучше отслеживают "слабые звенья" в своей виртуальной стратегии, на которые нужно отреагировать уже сегодня.

Правительственная мощь

В ориентированной на рынок и глобальной экономике правительство играет важную роль в определении структуры и операций бизнеса. Правительства определяют антитрестовское законодательство, доступ к информации и свободу рынков. Правительства также выделяют средства как для исследований, так и на разработку инфраструктуры (телекоммуникации, железные дороги, авиация). Таким образом, для того чтобы виртуальный офис или организация были успешными, руководители должны обратить внимание на продвижение правительства на этих фронтах и часто использовать проактивный подход к институциональным изменениям.

Внутрифирменная культура

Несомненно, виртуальный офис радикально меняет внутрифирменную культуру. Даже когда достигается реальный прогресс, требуется некоторое время для изменения традиционной офисной культуры. Служащие привыкают к частым личным контактам, бумажным запискам, офисам и столам и т.д. Сделать виртуальный офис инициативным, достаточно гибким, проводить непрекращающиеся "приспособления" является по-настоящему сложной задачей. Тем не менее, она может быть решена. Как заявил менеджер Verifone по маркетингу продукции, "Управляемая технологией культура в Verifone живет своей жизнью". Г-н Пейп (Pape), пресс-секретарь компании, соглашается с замечанием и отвечает: "Множество людей смотрят на виртуальный офис и работу вне офиса и думают, как же мне узнать как работают мои подчиненные. Это никогда не было для нас проблемой. Эти технологии способствуют работе; на самом деле, мне трудно бы было работать по-другому".

Культура среди клиентов

В сегодняшнем мире клиенты требуют, чтобы компании поставляли прибавляющие стоимость товары и услуги при самых низких возможных затратах. Кроме того, большинство клиентов не заботит, где расположена компания и даже какой вид организации бизнеса она выбрала. Виртуальный офис встречает эти вопросы во всеоружии и позволяет фирме снизить затраты и лучше реагировать на запросы клиентов.

Тем не менее, одна из проблем состоит в том, что клиенты не всегда действуют так, как они заявляют. Поскольку компании пытаются становиться более виртуальными, они должны также убедиться, что клиент воспримет это изменение. Как мы упомянули выше, офисная и виртуальная стратегия фирмы должна быть привязана к конкурентной среде компании. Для того чтобы убедиться в том, что офисная стратегия создаст существенное конкурентное преимущество, она должна быть увязана со стратегией фирмы.