В поиске решения IBM опирается на собственные силы

Бумажные счета-фактуры от поставщиков не были единственной проблемой, с которой столкнулась IBM при расчетах со своими торговыми партнерами. Для решения самых разнообразных задач - от организации внутренних столовых до закупки программного обеспечения - ее служащие использовали также и бумажные бланки заказов. Для работы с такого рода торговыми партнерами существовало 12 отдельных схем расчетов, что приводило, по словам Хьюза, к "полному непониманию" между отделом закупок и отделом счетов к оплате.

"Если кому-нибудь был нужен стул для офиса, этот человек отправлялся в отдел закупок и говорил: "Вот мой запрос", - объясняет Хьюз. - Отдел закупок затем обращался к нашим поставщикам, выбирал стул, заполнял бумажный бланк заказа, после чего осуществлялась доставка стула. Затем бумажный счет-фактура от поставщика поступал в отдел счетов к оплате. К сожалению, этот счет иногда не соответствовал сделанному заказу. Подчас он был неверно закодирован или приходил слишком поздно". Поэтому только 66% подобного рода счетов оплачивалось при первом получении, по другим счетам-фактурам требовалась дополнительная информация. Разочарованные результатами служащие зачастую вообще не обращались в отдел закупок, чтобы достать комплектующие.

Процесс реструктуризации с самого начала потребовал от отделов закупок и счетов к оплате найти другие подходы к работе и наладить взаимодействие. "В начале 1997 года мы сформировали группу из проверенных людей, представляющих оба указанных подразделения", - говорит Рон Кюне (Ron Kuehne), менеджер IBM по всемирным расчетам с кредиторами. "Мы пригласили некоторых поставщиков и служащих, составлявших заказы, и объединили их в команду. Затем мы задали им вопрос: "Что мы можем сделать, чтобы облегчить вашу работу и повысить эффективность ваших действий?"

В конечном итоге, 12 расчетных схем отделов закупок и счетов к оплате были интегрированы в одну систему. Бумажный процесс составления заявок был заменен электронной системой, работающей в режиме on-line, которая помогла сократить количество ошибок и улучшить временные показатели выполнения заказов. Кроме того, были упразнены этапы одобрения закупок со стороны корпорации и увеличен размер суммы, которую можно тратить по собственному усмотрению, что привело к дополнительному улучшению временных показателей. Наконец, была создана специальная база данных о заказах и их оплате.

В целом эти системные усовершенствования помогли отделу закупок сэкономить для IBM 1 млрд. долл. В настоящее время 91% счетов-фактур оплачивается с первого раза, а стоимость обработки одного счета упала с $1,50 до $1,02. "Теперь у нас есть очень эффективная система обработки счетов, основанная на элементарных действиях. Ее внедрение позволило нам привести в соответствие поступающую информацию о совершении закупок с самими закупочными операциями", - говорит Джозеф Мартин, помощник главного бухгалтера компании.

Одним из побочных результатов реструктуризации стало то обстоятельство, что IBM может теперь закупать больше. Дело в том, что еще на первом этапе своей деятельности команда, отвечающая за преобразования, решила вывести из обращения бумажные бланки заказов. Теперь многочисленные закупочные операции небольшой стоимости (до 200 долл.) начали совершаться при помощи карточек заказов служащих. Карточки используются для совершения заказов в системе каталогов, доступных в режиме on-line. Такой заказ не требует дополнительного согласования.

Сегодня автоматизированное совершение покупок составляет 80% от всех хозяйственных операций IBM, связанных с закупкой. В отношении оставшихся 20 % заказов, которые имеют высокую стоимость, в IBM была разработана специальная форма контракта, требующая предварительного согласования и соблюдения стандартных условий. Это сократило время определения условий контракта с девяти месяцев до одного. Ожидается, что внедрение к 2000 году электронной системы закупок сократит стоимость обработки заказа на 80 %. "По нашим оценкам, 1 доллар экономии при совершении закупок приносит 7 долларов дохода, - говорит Хьюз. - Мы создали наиболее экономичный процесс прохождения заказа от стадии заявки до момента оплаты. Заказчикам стало гораздо легче совершать закупки товаров и услуг, а торговым партнерам присылать нам электронные счета-фактуры и получать оплату".