В поиске решения IBM опирается на собственные силы

Компания использовала согласовательный подход и при реформировании системы оплаты труда служащих, что принесло ей еще одну награду REACH. "В 1996 году мы объединили вместе расчеты со служащими и управление персоналом, чтобы усовершенствовать эти два взаимосвязанных процесса", - говорит Тони Анжело (Tony Angelo), руководитель проекта международной компании IBM по оплате труда служащих. Часто бывало, поясняет он, что отдел управления персоналом разрабатывал новую политику в области заработной платы, "и мне приходилось придумывать способ ее претворения в жизнь. И поскольку отдел управления персоналом является первым звеном в платежной системе - определяя размеры вознаграждений служащих, темпы роста жалования и т.д. - нам было необходимо наладить более результативное взаимодействие с ним".

Кроме того, Тони Анжело стремился упростить подход к ведению дел. "В 1980-х годах в различных филиалах компании на территории Соединенных Штатов действовало восемь платежных систем", - говорит Анжело. "Некоторым служащим платили еженедельно, некоторым раз в две недели. Все зависело от того, где они числились. Теперь у нас есть одна система (IBM модифицировала программное обеспечение, купленное у компании Tesseract из Сан-Франциско). Наши постоянные служащие получают зарплату два раза в месяц, а временные работники - раз в месяц. Мы экономим деньги, не запуская механизм выдачи зарплаты столь часто. Другими словами, мы минимизируем необходимое в течение года число выплат". Внедрение новой системы, размещенной в комплексе IBM в Саутбери, штат Коннектикут, способствовало сокращению на 95 % затрат на функционирование отдела заработной платы и уменьшило стоимость проведения одной выплаты с 5,75$ до 1,77 $.

Продуманная технология стала союзником и при сокращении командировочных и представительских расходов. В начале 1990-х годов оформление компенсаций таких расходов велось в 25 различных подразделениях корпорации IBM. В 1993 году, по словам Анжело, проведя "автоматизацию своими силами" компания разработала единую централизованную систему (также находящуюся в Саутбери) для обработки такого рода данных. Результат? Затраты на оформление командировочных и представительских расходов упали на 83%, а стоимость обработки одного отчета о совершении подобных расходов снизилась с 23$ до 2.02 $.

Помимо сокращения затрат эта перестройка способствовала росту самостоятельности служащих. "Мы открыли справочный центр, так что теперь, если у служащего появляются вопросы о статусе его расходного счета, существует специализированная база данных, где содержится такая информация", - говорит Анжело. Два года назад IBM модифицировала эту систему, подсоединив к ней автоответчик, а несколько месяцев назад эти данные стали доступны и через интранет компании. "Мы преследуем здесь двоякую цель, - говорит Анжело. - Не только служащие, но и менеджеры пользуются базой данных, чтобы получить представление о величине расходов. В конце каждого месяца мы в состоянии экстраполировать сведения о том, сколько было потрачено на отели, телефонные звонки и аренду автомашин за текущий период. Таким образом администрация может получать информацию, касающуюся будущих контрактов, или устанавливать контрольные цифры расходования средств".

Реинжиниринг системы оплаты труда служащих не исчерпывался, однако, простой стандартизацией времени осуществления выплат или централизацией информационных потоков. Была прекращена практика согласования командировочных расходов. По мнению Тони Анжело, в данной ситуации "преимущество состоит в уменьшении затрат". Часы с печатающим устройством (time clock) и табели учета рабочего времени, используемые, главным образом, для начисления сверхурочной оплаты работникам с часовой ставкой, уступили место автоматизированному инструментарию учета времени. Учет отчислений в пенсионный фонд и других выплат был также автоматизирован. "Система Tesseract предоставляет даже возможности автоматического составления чеков для третьей стороны, например правительства", - говорит Джон Росато (John Rosato), менеджер по реинжинирингу и внедрению систем. Более того, в настоящее время 95% сотрудников IBM, вместо 86% до проведения реинжиниринга, получают оплату посредством электронного перевода средств.

Все эти перемены в сфере расчетов с торговыми партнерами и служащими способствует, по словам помощника главного бухгалтера Мартин, превращению корпорации в "четко и быстро действующую организацию, способную выбраться из любой ситуации".