Модель управленческо-аналитического учета в организации "Виртуальные склады и балансы"

Теперь рассмотрим на простом примере как можно реализовать все вышесказанное в рамках предлагаемой модели управленческо-аналитического учета. Далее по тексту вместо слов "Виртуальный Склад" будем использовать сокращение ВС, а вместо Виртуальный Баланс - сокращение ВБ.

Рис.2. Графическое представление примера (5 складов и 8 балансов)

Прямоугольники, нарисованные сплошной линией, обозначают виртуальные склады, а прерывистой - балансы. Сплошная стрелка обозначает направление движения товарного ресурса, прерывистая стрелка - направление движения финансового ресурса.

В рассматриваемом примере отработаем следующий сценарий:

Клиент формирует Запрос 𔫝 (по телефону или по факсу) на предоставление определенного количества товарного ресурса. Этот Запрос 𔫝 принимается Менеджером по продажам.

Менеджер по продажам формирует в рамках информационной системы Запрос 𔫞 к ВС𔫟 "Центральный" на выделение товарного ресурса в количестве, заявленном Клиентом.

Программа-Робот, являющаяся "владельцем" ВС𔫟 "Центральный" обрабатывает Запрос 𔫞 и, предположим, обнаруживает отсутствие на ВС𔫟 "Центральный" запрашиваемой товарной позиции.

Программа-Робот формирует Запрос 𔫟 на ВС 𔫞 (Менеджер по Закупкам) на выделение с ВС 𔫞 "Менеджер по закупкам" определенного количества товарного ресурса.

Для Менеджера по Закупкам появление Запроса 𔫟 от ВС𔫟 "Центральный" и отсутствие на ВС𔫞 "Менеджер по закупкам" запрашиваемой товарной позиции означает начало процедуры закупки товара у Поставщика. Это приводит к генерации Запроса 𔫠 от Менеджера по закупкам к Поставщику.

В случае подтверждении от Поставщика о готовности продать товар, ВС𔫞 "Менеджер по Закупкам" формирует Запрос 𔫡 к ВС𔫟 "Центральный" на выделение денежного ресурса, необходимого для закупки указанной товарной позиции.

ВС𔫟 "Центральный", получив от ВС𔫞 Запрос 𔫡 на выделение денежного ресурса, перечисляет необходимое количество денежного ресурса с ВС 𔫟 на ВС𔫞. При этом изменяются состояния ВБ 𔫞-3 (в отрицательную сторону) и ВБ𔫟-2 (в положительную сторону) на одну и ту же величину (с разными знаками).

Менеджер по закупкам предположим идет к кассиру и получает наличные. Затем отдает наличность Поставщику и отражает эту операцию у себя. (меняются состояния ВБ𔫞-1 и ВБ𔫝-2).

Через некоторое время реальный товар поступает на реальный склад. В информационной системе осуществляется перемещение товара с ВС𔫝 "Поставщик" на ВС𔫞 "Менеджер по закупкам". При этом опять меняется состояние балансов ВБ𔫝-2 и ВБ𔫞-1 (предположим становится равно нулю).

При появлении товарной позиции на ВС𔫞 "Менеджер по закупкам" эта товарная позиция автоматически перемещается на ВС𔫟 "Центральный", так как в очереди находится неудовлетворенный Запрос 𔫟 (от ВС𔫟 "Центральный"). В этом случае обнуляются балансы ВБ𔫞-3 и ВБ𔫟-2 в данном конкретном примере.

При появлении товарной позиции на ВС𔫟 "Центральный" эта товарная позиция автоматически перемещается на ВС𔫠 "Менеджер по продажам" (так как в очереди находится неудовлетворенный Запрос 𔫞 (от ВС 𔫠 "Менеджер по продажам"). В этом случае изменяются состояния балансов ВБ𔫟-4 и ВБ𔫠-3.

Появление товарной позиции на ВС𔫠 "Менеджер по продажам" автоматически резервирует товар и Менеджер по продажам далее уведомляет Клиента о наличии товара

Клиент производит передачу (пусть наличных) денежных ресурсов в реальную кассу. Поступившие от Клиента денежные ресурсы зачисляются на ВС𔫠 "Менеджер по продажам", соответственно происходит изменение балансов ВБ𔫠-5 и ВБ𔫡-4.

Менеджер по продажам производит операцию по перемещению денежных ресурсов с ВС𔫠 на ВС𔫟. Состояние балансов ВБ𔫟-4 и ВБ𔫠-3 например обнуляется.

Менеджер по продажам снабжает Клиента необходимыми документами, которые позволяют Клиенту получить реальный товар с реального склада.

В момент отпуска с реального склада кладовщик производит операцию по перемещению товарного ресурса с ВС𔫠 на ВС𔫡. Состояние балансов ВБ𔫠-5 и ВБ𔫡-4 также обнуляется. На этом рассмотренная операция заканчивается.

Рассмотрим вариации:

Предположим, что Менеджер по Закупкам заказал у фирмы-поставщика товар. И этот товар доставлен на реальный склад компании. Приходование товара в рамках рассматриваемого примера происходит на ВС𔫞 "Менеджера по Закупкам". В некоторых случаях это удобно и необходимо для того, чтобы товар был временно недоступен для Менеджера по Продажам. Такая временная недоступность товара для Менеджера по Продажам может быть необходима для компании по ряду причин. Например для проверки комплектности товара, наличия бракованных изделий в полученной от поставщика партии товара, а также наличия ряда других операций, которые необходимо проделать компании до того, как товар будет готов для продажи. Наличие таких процедур в компании обычно называется "предпродажная подготовка товара". Заметим, что товар в процессе предпродажной подготовки и по ее окончании может находиться на одном и том же реальном складе.

Появление товара на ВС𔫠 (у Менеджера по Продажам) позволяет Менеджеру по Продажам начинать распоряжаться товаром, то есть собственно продавать товар. Это означает, что Менеджер по Продажам получает право выписывать накладные клиентам, на основании которых клиент может получить реальный товар с реального склада. Кладовщику остается только проверить правомерность выписки Менеджером по Продажам расходной накладной (имеются в виду случаи подделки документов) и выдать выписанный товар клиенту. Заметим, что Менеджер по Продажам может выписать Клиенту только тот товар, который находится на ВС𔫠 (ВС Менеджера по Продажам).

Введение ВС𔫡 "Клиент" оправдано в тех случаях, когда клиент оплатил товар или получил товар в качестве кредита, но не может его забрать в течение какого-то срока. В этом случае товар перемещается с ВС𔫠 (Менеджера по Продажам) на ВС𔫡 (Клиента). Тем самым закрепляется право на товар за Клиентом. Это страхует компанию от недоразумений, когда товар, предназначенный для Клиента, продается сотрудниками компании, которые не различают принадлежность товара в обычных условиях и считают доступным для продажи весь товар, который имеется на реальном складе компании.