Промежуточный отчет - друг или враг?

Только не это! Опять промежуточный отчет! Зачем?! Большинство новичков и ветеранов реинжиниринга бизнес-процессов (BPR) считают его неизбежным злом, гораздо большим, чем налоги. В этой статье мы объясним роль промежуточного отчета в процессе реинжиниринга и поможем взглянуть на отчет по-другому, увидеть в нем еще один важный этап BPR, в котором нет ничего ужасного.

Самая очевидная цель составления промежуточного отчета - оправдать затраты. Но промежуточный отчет - это не только финансовый документ, хотя и включает финансовое обоснование. В промежуточном отчете все факты описаны и соединены в связный рассказ. Это повествование о том, "что, когда, где, как и почему" делается в процессе реинжиниринга.

• Зачем нужны мероприятия по реинжинирингу (проблемы и возможности)?
• Как они решают проблемы и реализуют возможности организации?
• Какое решение предложено?
• Как это решение соотносится с проблемами или возможностями (выгодой)?
• Что будет с предприятием, если BPR не проводить (нулевой сценарий)?
• Когда будут осуществляться эти решения?
• Сколько денег, кадров, времени требуется, чтобы реализовать решения и получить выгоды?

Написание промежуточного отчета заставляет команду BPR откинуться на спинку стула и подумать о работе, которую они столь усердно выполняли. Куда проще тянуть лямку до конечного результата, не отражая в документах пройденные этапы! Промежуточный отчет - сигнал к побудке, он заставляет команду описать, как будет работать предприятие с BPR или без него.

Промежуточный отчет позволяет удостовериться, что реализуемое решение полезно предприятию и отвечает его потребностям. Отчет дает команде повод сделать шаг назад и объективно оценить свои выводы и догадки, а также - документально зафиксировать, что будет с предприятием, если реинжиниринг не проводить. Составление общего промежуточного отчета упрощает создание финансового обоснования и, как правило, выявляет изъяны в решениях.

Еще одна важная функция промежуточного отчета - ознакомить с полной информацией различные аудитории. Вид на проект "с высоты птичьего полета" позволяет держать в курсе событий всех, чьи интересы затрагивает мероприятие (клиентов, руководство, производственный, исследовательский и проектный отделы, вспомогательные службы, сбыт, бухгалтерию, финансистов и др.).