Промежуточный отчет - друг или враг?

С учетом того, что одна из основных целей отчета - "выбить" дальнейшее финансирование, имеет смысл помнить о следующем:

• пишите интересно, ведь кому-то придется это читать;
• излагайте мысли четко и кратко;
• избегайте жаргона и домыслов;
• подавайте факты как часть целого: вы хорошо подготовились, не упустите шанс это показать;
• дайте читателю картину или описание конечного состояния;
• покажите, какую пользу проект принесет клиентам, балансу компании.

Когда ваша команда закончит работу над отчетом, устройте вечеринку по этому поводу. Все участники должны чувствовать радость свершения, ведь промежуточный отчет подытожит большую работу и покажет важность предстоящих мероприятий.

Сама команда в результате составления промежуточного отчета получит многое, как то:

• организацию мыслей, мероприятий и знаний;
• объективный взгляд на идеи и факты проекта;
• способность выявить изъяны, неувязки или слабые места мероприятия;
• умение изложить цель реинжиниринга;
• финансовое обоснование мероприятий;
• удовлетворение от выполненной работы.

Для составления отчета найдите следующую информацию: проблемы, ставшие причиной преобразований; концепции и цели, которые пытаетесь претворить в жизнь; составные элементы ваших решений.

Попробуйте выполнить простое упражнение. Разделите лист бумаги на две колонки. В первой запишите вопросы и задачи преобразований. Во второй перечислите элементы решений, выработанных вашей командой. Теперь соедините линией каждый вопрос или задачу с элементом решения, целиком или частично отвечающим на данный вопрос. Остались ли неохваченные вопросы? Есть ли элементы решений, не адресованные конкретным вопросам или задачам?

Вам удалось сделать это упражнение, не используя документы? В хорошем промежуточном отчете кратко описываются проблемы, задачи и решения, четко показана их взаимосвязь. Подав такой отчет, вы должны уметь изложить то же самое быстро и без бумажки.

Об авторе: Nancy Maluso консультирует предприятия и группы реинжиниринга. Ее компетенция - помощь предприятиям в составлении планов по маркетингу и производству, бизнес-планов. На многих проектах по BPR она помогла составить промежуточный отчет, позволивший ее клиентам получить необходимые ресурсы для этих проектов.