Роль информационной технологии

Все в большей степени решение проблемы, какую компьютерную систему купить, зависит от имеющегося программного обеспечения для машины. Во многих случаях программное обеспечение пишется специально для пользователя, но сейчас имеется большое количество готовых пакетов программного обеспечения, продаваемых и распространяемых среди пользователей, что может превратить специально создаваемые пакеты программного обеспечение в бесполезные расходы. Проблемы могут возникнуть, когда выбран обобщенный и неподходящий пакет программного обеспечения, который не может адекватно справиться с проблемами, стоящими перед компанией. Однако покупка готового к применению пакета программного обеспечения может иметь значительные преимущества при условии, что:

• он полностью отлажен;
• имеет установленную базу пользователя;
• получены надежные отзывы от существующих пользователей;
• он имеет базу обеспечения в стране пользователя.

Большинство пакетов программного обеспечения предназначены для решения определенной задачи и производят финансовую информацию в качестве побочного продукта. Какие имеющиеся пакеты программ могут быть полезны финансовому директору?

Имеется очень много полезных пакетов программного обеспечения, наиболее распространенными являются:

• база данных;
• бухгалтерский учет;
• электронная таблица;
• обработка текстов.

База данных: База данных определяется как файл данных, структурированный таким образом, что он может обслуживать ряд направлений без структурной адаптации ни под одно из них. Идея заключается в том, что программы пишутся вокруг базы данных, а не база данных структурно подстраивается под потребности определенных программ. Это позволяет:

• компании иметь источник данных, которым могут пользоваться все пользователи;
• не дублировать память;
• избегать конфликтов, которые в противном случае возникали бы из-за использования людьми некорректных данных.

Хранение и обработка данных составляют ядро большинства прикладных пакетов программного обеспечения и обеспечивает основу для системы управленческой информации.

Бухгалтерский учет: Управление финансами сильно зависит от целостности записей финансового учета. Поэтому важно иметь надежное бухгалтерское программное обеспечение. С точки зрения планирования, составления кассовых смет и контроля за оборотным капиталом, ключевыми сферами отчетности являются:

• книга заказов и анализ продаж;
• дебиторская задолженность, включая классификацию по срокам оплаты и структуры наличных платежей и скидок;
• сроки хранения и наличие запасов;
• кредиторская задолженность, включая классификацию по срокам оплаты;
• денежные средства в банке и на руках, включая графики поступлений денежных средств;
• управление свободными средствами и портфелем ценных бумаг;
• контроль за колебаниями курсов иностранных валют;
• составление смет и контроль за их выполнением.

В интересах повышения прибыльности финансовый директор должен постоянно следить за информацией в области развития таких производственных систем, как:

• Методы своевременных (JIT) закупок и контроля запасов;
• Планирование технических требований к материалам (MRP);
• Комплексное автоматизированное производство (CIM);
• Автоматизированное проектирование (CAD).

Электронная таблица: Пакет программного обеспечения электронной таблицы представляет собой компьютеризированную рабочую таблицу, используемую финансовым директором для многочисленных задач с привлечением цифровых данных, повторяющихся и отнимающих много времени вычислений, требующих логической структуры.

Перечислите некоторые задачи, для которых Вы могли бы использовать электронные таблицы.

К таким задачам могут относиться:

• анализ и планирование доли рынка;
• прогнозы продаж;
• прогнозы прибыли;
• анализ и прогнозирование потока денежных средств;
• планирование и контроль проектов;
• стратегическое финансовое планирование и контроль;
• регрессионный анализ и другие статистические методы;
• анализ чувствительности.

Обработка текстов: Эффективность финансового директора в большой степени зависит от его умения излагать свои идеи. Большая часть формального обмена информацией в компании осуществляется в письменной форме. Поэтому финансовый директор должен иметь у себя удобный пакет программного обеспечения по обработке текстов для составления отчетов.