Развитие предприятия

Гончарук В.А

Начало в выпусках: #149, #150, #151, #152, #153, #154, #155, #156, #157, #158, #159, #160, #161, #162, #163, #164, #166, #167, #168, #169, #170, #171, #172, #173, #174, #175, #176, #177, #178, #179, #180, #181, #182, #183, #184, #185, #186, #187, #188, #189, #190, #191, #192

Построение автоматизированной системы управления (АСУ)

Поскольку информация является основой управления и полностью определяет внешние и внутренние взаимодействия предприятия, вопрос ее системной организации становится ключевым уже на стадии семейного бизнеса. Не теряет он актуальности и потом. В недалеком прошлом возможности данной области ограничивались бюрократическими процедурами движения документов и запечатлелись в сознании людей именно в этом качестве.

Появление компьютеров на рабочих местах открыло новые горизонты (у нас лет на 20 позже, чем на Западе), но опыт применения интегрированных систем, очевидно, придется нарабатывать еще долго. Мы рассмотрим некоторые фрагменты данного опыта (преимущественно торговых организаций), трудные места разработки и внедрения АСУ, попытаемся выстроить логику ее создания.

В нормальных условиях недавно созданное предприятие начинает автоматизацию с регламентированного законом бухгалтерского учета. Здесь еще не существует серьезных проблем: благо, в недорогом программном обеспечении для малого бизнеса недостатка нет. Рыночная и управленческая информация довольно долго циркулирует в семейной структуре бессистемно, первые попытки формализации потоков осуществляются через тетрадки сбытовых менеджеров и введение правил документооборота.

Следующим этапом часто становится использование стандартных, относительно маломощных приложений Windows и покупка опять же стандартных, недорогих торговых программ. Они вписываются в развивающийся бизнес лишь частично и, поскольку не имеют возможностей подстройки, подготавливают переход к полностью интегрированной настраиваемой системе реальной АСУ.

Посмотрим, с чем же подходит предприятие к этому построению.

Во-первых, существуют некие технологии информационного обмена, успевшие войти в традицию. Например, ведется база клиентов в Access и управленческий финансовый учет в Excel. Что-то дублируется в бухгалтерскую программу, в основном параллельным вводом, что-то хранится лишь в форме бумажных документов.

Устоявшиеся привычки самая проблемная область изменений, в которой всегда приходится ожидать ожесточенного сопротивления. Против коррекции существующего порядка будут выдвинуты десятки обоснованных аргументов: от соображений безопасности и конфидециальности до экономичности и технологичности уже применяемых методов. (Часть, заслуживающая более серьезного внимания, это преемственность рыночной информации. Но она обычно не озвучивается: структурированной рыночной информации на предприятии без АСУ нет.)

Во-вторых, существует баланс влияния, построенный на приоритетах предыдущей деятельности. Если главенствующим подразделением до сих пор была бухгалтерия (есть фирмы, где хороший баланс даже заявляется главной целью), высока вероятность создания однобокой системы, решающей локальные, далеко не основные задачи. Даже сбытовая ориентация, расширяя диапазон используемой информации, не обеспечивает его полное перекрытие, оставляя за кадром маркетинговую или финансовую часть.

В-третьих, возможности предприятия в построении АСУ ограничиваются финансами и сроками. Необходимость в интегрированной системе осознается руководителем на уровне нужна вчера , а какие-то мощные финансовые вливания для ее разработки или покупки обычно нереальны. (Исключение составляют крупные постсоветские организации, перешедшие в руки частных владельцев, в них эволюция идет собственным путем.)

В абсолютных цифрах стоимость приличной покупной системы варьируется от десятков до сотен тысяч долларов, а квалифицированная собственная разработка выполняется за 6 12 месяцев.

Итак: покупать или разрабатывать?

В первом случае мы тратим в основном деньги, а не время, и получаем продукт заранее определенного качества. Эту оценку легко получить, если не ограничиваться уверениями поставщика, а проверить систему в действии на предприятиях, купивших ее ранее. Как минимум отзыв пользователи дадут всегда.

Покупная система будет играть роль стабилизатора. С одной стороны, она исправит слишком явные управленческие перекосы покупателя (приобрести стандартную систему, закрепляющую приоритет бухгалтерской отчетности в бизнесе, не удастся при всем желании). С другой снизит эффективность уникальных успешных технологий, ограничив их применение встроенными алгоритмами.

Например, в части сопровождения бартерных операций стандартно успешных решений на рынке нет. Говорить об индивидуальной настройке системы можно, но надо иметь в виду, что ее стоимость возрастет в несколько раз.

Таким образом, покупка готовой системы влечет за собой встречную перестройку бизнес-технологий по определенному образцу. С точки зрения стратегий такая ситуация неперспективна, так как даже в случае эффекта от оптимизации, полученного при добросовестном внедрении сегодня, завтрашнее развитие потребует коррекции или смены системы. Мировая практика предлагает здесь абонентское обслуживание, но реально это полезно только крупным организациям, проводящим последовательную политику и обладающим значительными средствами.

Добавим еще, что покупка суперхорошей и сверхпроизводительной системы должна совершаться опытным пользователем, испытавшим программу предыдущей ступени и вышедшим за рамки ее возможностей. В противном случае получится, что будет приобретена просто дорогая игрушка, которую невозможно применить с пользой. Типичным примером здесь может послужить одно российское пароходство, купившее АСУ за 2 млн. долларов, затратившее еще 500 тыс. Долларов на обучение персонала работе с ней, а теперь рассматривающее вопрос о разработке системы своими силами.

Если разрабатывать, то как?

Прежде всего оговоримся, что заявленные проблемы, связанные с недостаточной оптимальностью технологий, никуда не уходят. Их все равно придется решать, причем без «правильного» образца. Возможным изменениям в приоритетах и философии бизнеса мы посвятили значительную часть книги, поэтому здесь просто изложим без аргументации логику взаимодействий:

Основа – информация о рыночной среде и предприятии. Далее по иерархии: цели > стратегии > структура и технологии.

АСУ является стратегическим инструментом управления и обладает приоритетом перед существующими технологиями, но подчиняется основным стратегиям предприятия. С этой точки зрения до разработки следует определиться со стратегическо-целевым комплексом.

Может возникнуть искушение решить разработкой АСУ сразу две задачи: приобрести систему себе и получить продукт для продажи на программном рынке. Эти задачи конфликтны: программа «для себя» призвана обслуживать уникальные технологии данного конкретного предприятия, а программа «для других» должна быть стандартизована ради расширения круга возможных покупателей (при этом она теряет уникальность, не решает внутренних задач фирмы и ничем не выделяется на рынке). Попытка «убить двух зайцев» одной разработкой обычно заканчивается изготовлением программного полуфабриката.

Но и «правильная» ориентация на единственную цель сама по себе не обеспечит нужного качества. Один из наиболее проблемных вопросов в создании АСУ касается координатора проекта. Традиционно эта роль отводится руководителю группы программистов. Предполагается, что именно он лучше всего способен увязать «простые и понятные» бизнес-процессы с алхимией компьютерных программ. Программисту в любом случае открыта вся информация, закладываемая в систему, назначение его координатором не расширяет круг «слишком осведомленных» людей.

Чтобы оценить эффективность традиционного решения, следует рассмотреть логику построения АСУ под руководством программиста. Здесь типичны две альтернативы:

• программист получает от пользователей технические задания по отдельным блокам и бизнес-процессам (более или менее квалифицированное описание существующей практики, пожелания к форме таблиц и отчетности) и затем строит единую концепцию системы;
• программист реализует собственные идеи и наработки, подгоняя под них внутрифирменные технологии.

Оба варианта имеют существенные недостатки. В первом случае будут узаконены все перекосы оргструктуры и управления, создан продукт, отвечающий формальным требованиям, но непригодный к использованию. (Например, в одной фирме менеджер сбыта должен был выполнить 131 операцию «мышкой», чтобы выписать покупателю счет из 5 позиций. При этом программа отвечала формальным требованиям ТЗ.) Во втором случае будут воспроизведены технологические решения из прежнего опыта программиста, которые не обязательно будут эффективны для данного предприятия.

Продолжение в выпусках: #194, #195, #196, #197, #198, #199, #200, #202, #204, #205, #206, #207, #208, #209, #210, #211, #213, #214